Jaarafsluiting! Waar moet ik op letten?

Momenteel zijn veel ondernemers, accountants en boekhouders druk bezig om het afgesloten jaar 2015 ook boekhoudkundig af te sluiten. Maar waar moet je nou allemaal op letten bij de jaarafsluiting? Want naast de traditionele boekhoudkundige acties zijn er nog wel meer dingen waar je als ondernemer op zou moeten letten!

1. Voorraad tellen

Als je als ondernemer goederen of andere spullen in voorraad hebt, moeten deze ook op de eindbalans komen. Het is daarom nodig om de voorraad bij de jaarafsluiting van 2015 te tellen, zodat deze verwerkt kan worden in de financiële administratie. Allereerst is de waarde van de voorraad belangrijk, want door het jaar heen kan de waarde van de goederen best eens veranderd zijn. Bovendien zouden voorraadgoederen verdwenen kunnen zijn (diefstal of verkeerd geteld). Maar misschien wel het meest belangrijke voordeel van het tellen van de voorraad is dat het jou als ondernemer enorm veel informatie oplevert. Ontbreken er bepaalde producten of componenten, hebben we van bepaalde artikelen een veel te grote voorraad en worden ze nauwelijks verkocht. Een perfect evaluatiemomentje dus dat je helpt om betere beslissingen te kunnen maken voor het nieuwe jaar.

2. Check je banksaldo

In het jaar 2015 zijn er waarschijnlijk zowel afschrijvingen als bijschrijvingen op de bankrekening geweest. Deze mutaties moeten natuurlijk ook verwerkt worden in de administratie. Bij de jaarafsluiting gaat het saldo van de bankrekeningen ook weer mee naar de eindbalans. Maar als er bepaalde inkomsten of uitgaven vergeten worden te boeken of als er fouten worden gemaakt bij het invoeren, kan het voorkomen dat het eindsaldo van de bank in de administratie afwijkt van het werkelijke banksaldo per 31 december 2015. Zorg er daarom voor dat het bankboek volledig bijgewerkt is, zodat er geen verschil is tussen het saldo in de boekhouding en het saldo op de afschriften.

3. Werk je kasboek netjes bij

In het kasboek noteer je alle inkomende en uitgaande facturen die per kas betaald zijn. Bij het betalen of ontvangen van geld van een factuur noteer je netjes de betaaldatum en als je dit het hele jaar braaf volhoudt, heb je aan het eind van het boekjaar het eindsaldo van de kas. Dit saldo wordt netjes overgenomen op de eindbalans en het jaar kan keurig worden afgesloten. Dit klinkt heel makkelijk en de praktijk bewijst dan ook dat er best eens iets fout kan gaan met de kas. Een klassiek voorbeeld van een onjuiste administratie van de kas is het negatieve kassaldo. Je zult misschien wel begrijpen dat een negatief kassaldo simpelweg niet mogelijk is, je kunt immers niets per kas betalen als er geen brief- of muntgeld aanwezig is.

Een negatief kassaldo kan verschillende dingen betekenen en het zal hoe dan ook de aandacht van de Belastingdienst trekken. Zo zou het kunnen duiden op het niet noteren van alle inkomsten of een slordige administratie. Al met al zou je gedurende het hele jaar netjes de kasadministratie bij moeten werken, zodat je aan het eind van het jaar keurig je kasboek in orde hebt.

4. Jaaropgaaf en vakantiedagen

Heb je werknemers in dienst, dan hebben zij voor hun eigen belastingaangifte een Jaaropgaaf over 2015 nodig. Deze Jaaropgaaf moet jij als ondernemer in principe verstrekken. Vergeet hierbij ook niet de werknemers die in 2015 zijn vertrokken of ZZP’ers die gedurende het jaar bij jou in loondienst hebben gewerkt. Ook is het begin van het nieuwe jaar misschien wel het moment om jouw personeelsleden te laten weten hoeveel vakantiedagen ze in het jaar 2015 niet hebben gebruikt. Zij moeten deze vakantiedagen namelijk opmaken voor 1 juli 2016. Door hier vroegtijdig afspraken over te maken voorkomt het misschien wel problemen in de zomerperiode.

5. Nieuwe loontarieven en belastingregels

Per 1 januari 2016 is de hoogte van het minimumloon veranderd, wellicht is ook dit van toepassing op jouw personeelsleden en moet je een aantal zaken in je salarisadministratie aanpassen. Niet alleen het minimumloon, ook diverse belastingregels zijn per 1 januari 2016 veranderd. Het is zaak om hier als ondernemer rekening mee te houden, check dus alvast welke regelingen zijn veranderd en wat dit voor jouw situatie precies betekent.

6. BTW aangifte glad trekken

Voor 1 februari 2016 moet de BTW aangifte over het vierde kwartaal van 2015 binnen zijn bij de Belastingdienst. Let er op dat 31 januari 2016 op een zondag valt, waardoor een eventuele betaling eigenlijk al op vrijdagmiddag 29 januari binnen zou moeten zijn op de rekening van de Belastingdienst. Bovendien kun je na de jaarafsluiting van het jaar 2015 nu ook kijken of de eerdere BTW aangiftes kloppen, of dat wellicht een Suppletie-aangifte nodig is.

Na de jaarafsluiting fris het nieuwe jaar in

Was de boekhouding in 2015 niet altijd even goed bijgewerkt, of waren er andere problemen? Het voordeel van de jaarafsluiting is dat je na een goede afsluiting weer fris en fruitig met het nieuwe jaar kunt beginnen. Een nieuwe kans om je crediteuren- en debiteurenadministratie goed bij te houden en je BTW aangifte tot in de puntjes te regelen. Nog een voordeel is dat je met de start van een nieuw boekjaar ook weer een rijtje mappen met administratie weg zou mogen doen. De bewaarplicht van zeven jaar (in sommige gevallen tien jaar) zorgt er namelijk voor dat je nu weer een jaar administratie niet meer hoeft te bewaren. Pas voordat je de administratie in de shredder gooit wel even op of je 100% zeker bent dat je niks hoeft te bewaren, of sla alles voor de zekerheid nog even digitaal op.