Hoe lang moet je de administratie bewaren?

Een veelvoorkomende vraag bij ondernemers, is “hoe lang moet je je administratie bewaren?”. Op internet spreekt de één over minimaal 7 jaar en de ander over minimaal 10 jaar. Dus hoe zit dat nou precies? Hoe lang moet de (digitale) administratie volgens de belastingdienst bewaard blijven voordat je deze mag verwijderen of mag weggooien/vernietigen?

Hoe verrassend, het antwoord is inderdaad minimaal 7 en 10 jaar, maar er bestaat zelfs ook nog de mogelijk om voor kortere termijnen afspraken te maken met de belastingdienst. Kortom, geen eenduidig antwoord. De vraag is dus nog niet helemaal beantwoord, maar dat volgt. Wat we eigenlijk moeten weten, is waar de onderscheid in wordt gemaakt. Welk deel van je administratie moet je hoelang bewaren?

7 jaar bewaarplicht

De belastingdienst hanteert een bewaarplicht van minimaal 7 jaar voor alle basisgegevens van je administratie. Hieronder verstaan zij o.a.:

• de debiteuren- en crediteurenadministratie;
• de voorraadadministratie;
• de in- en verkoopadministratie;
• het grootboek;
• de loonadministratie.

Wanneer je vragen hebt over wat nou precies onder de basisgegevens van jouw bedrijf wordt verstaan, zou je hiervoor het best contact kunnen opnemen met de BelastingTelefoon of met je administratiekantoor.

10 jaar bewaarplicht

Alles van de administratie wat betrekking heeft op onroerende zaken, heeft een bewaarplicht van minimaal 10 jaar. Dit in verband met de herzieningstermijn m.b.t. de aftrek voorbelasting voor onroerende zaken.

Kortere bewaarplicht

Voor alles wat losstaat van de basisgegevens van de administratie en onroerende zaken, kan met de belastingdienst een afspraak worden gemaakt voor een eventuele kortere bewaarplicht. Echter, let op! De eventueel kortere bewaarplicht die je afspreekt met de belastingdienst, heeft alleen betrekking op hen. Andere instanties zouden je wel nog kunnen houden aan de 7 jaar bewaarplicht. Denk er dus goed over na en zoek het uit voordat je zo’n afspraak met de belastingdienst maakt en vervolgens delen van je administratie verwijdert. Waarom zou je eigenlijk een kortere bewaarplicht willen afdingen?

Boekhoudsoftware

De bewaarplicht van je administratie is niet alleen van toepassing op de papieren administratie, maar ook wanneer je gebruikmaakt van boekhoudsoftware of bestanden waarin je de informatie opslaat. Voor papier heb je niks anders dan je ogen nodig om het in te kunnen zien, maar voor alles wat je digitaal bewaart, moet je wel zorgen dat zonder al te veel moeite de gegevens zijn in te zien. Het bewaren van een database of bestand alleen is dus niet altijd voldoende. Ook toegang hebben tot een programma waarmee de gegevens zijn in te lezen, is van belang.

Conclusie

Het is eigenlijk dus wel begrijpelijk waarom de één spreekt over een bewaartermijn van 7 jaar en de ander van 10 jaar. Er bestaat nog wel wat onduidelijkheid en daarbij is niet alles voor iedereen van toepassing. Als je met jouw bedrijf niks met onroerende zaken te maken hebt, hoef jij je administratie dus niet langer dan 7 jaar te bewaren. Voor het gemak is uiteraard te concluderen, dat als jij je administratie 10 jaar bewaart, je altijd goed zit. Dan weet je in ieder geval zeker dat jij door de belastingdienst daarvoor nooit op je vingers kan worden getikt.

Bovendien, nu veel van de administratie reeds digitaal wordt opgeslagen en in de toekomst steeds vaker zal gebeuren, hoef je niet meer voor opslag te zorgen voor al je ordners met papieren. Alle gegevens worden veel makkelijker bewaard. Helemaal wanneer je ook nog eens gebruikmaakt van een online boekhoudprogramma waarbij je niet eens na hoeft te denken over het maken van een back-up. Zo’n ramp is het dus ook weer niet om je administratie te archiveren. Wil je zonder problemen je administratie bewaren? Dan zou ik adviseren om je gewoon aan die 10 jaar te houden.