-min.jpg)
Wat is een Inkoopverklaring?
Een inkoopverklaring moet je opstellen als je voor meer dan €500 aan goederen inkoopt bij één leverancier. Dat is een verplichting van de Belastingdienst, zodat je later kunt aantonen dat je de producten zonder btw of voorbelasting hebt gekocht.
Wat staat er op een inkoopverklaring?
Na het opstellen van de verklaring moet je deze aan de leverancier geven. Jouw leverancier moet namelijk een handtekening zetten, pas dan kan het goedgekeurd worden door de Belastingdienst. De volgende gegevens moeten vermeld worden:
- Naam en adresgegevens van jouw onderneming;
- Naam en adresgegevens van jouw leverancier;
- Leverdatum van de goederen;
- Een goede omschrijving van de goederen;
- Het aantal producten;
- Bedrag van de factuur;
- Een officiële verklaring dat de leverancier geen btw heeft verrekend over de ingekochte producten;
- In geval van voortuigen, het kenteken.
Als jouw leverancier de kleineondernemersregeling toepast, dan moet hij dat aangeven op de inkoopverklaring in plaats van het feit dat hij geen btw rekent.
Inkoopfactuur in plaats inkoopverklaring?
In principe is een inkoopfactuur niet hetzelfde als de inkoopverklaring. De verklaring is doorgaans complementair aan de factuur. Bij uitzondering kan de factuur wel dienen als de verklaring, namelijk als alle bovenstaande informatie ook toevallig daar al op vermeld is. Maar omdat niet alle hiervoor genoemde gegevens onderdeel zijn van de factuureisen, komt dat niet vaak voor.
Eenvoudig facturen verwerken in je boekhouding
Heb jij net goederen ingekocht bij je leverancier? Check dan eerst even of je de inkoopverklaring al geregeld hebt. Daarna is het tijd om je inkoopfactuur te verwerken in de boekhouding. In het boekhoudprogramma Informer gaat dat erg gemakkelijk. Er zijn verschillende snelle manieren om facturen te uploaden en te verwerken. Bijvoorbeeld door ze te scannen in de mobiele app, of door ze direct naar je administratie te laten mailen. Vaak wordt de factuur vervolgens automatisch verwerkt!
Test nu 30 dagen gratis hoeveel tijd je kunt besparen met Informer!
Als je geen inkoopverklaring hebt wanneer dit wel vereist is, kan de Belastingdienst vragen stellen over de btw-aftrek of voorbelasting die je hebt geclaimd. Het kan leiden tot correcties en mogelijk boetes.
Ja, je moet de inkoopverklaring bewaren als onderdeel van je administratie. De bewaarplicht is over het algemeen 7 jaar, net als andere boekhoudkundige documenten.
De verplichting voor een inkoopverklaring geldt primair voor de inkoop van goederen. Voor diensten is het minder gebruikelijk, maar als er sprake is van een aanzienlijk bedrag en geen btw-verrekening, kan het verstandig zijn om een soortgelijke verklaring te overwegen.
Probeer eerst te achterhalen waarom de leverancier weigert. Misschien is er een misverstand over de btw-status. Als de leverancier terecht geen btw rekent (bijvoorbeeld vanwege de kleineondernemersregeling), leg dit dan uit. Als de leverancier blijft weigeren, documenteer dan de situatie zorgvuldig en overleg eventueel met een belastingadviseur.
Ja, een digitale handtekening is geldig, mits deze voldoet aan de eisen van betrouwbaarheid en authenticiteit zoals gesteld door de Belastingdienst. Zorg ervoor dat de digitale handtekening gekoppeld is aan een betrouwbaar certificaat.