Btw-aangifte doen als ondernemer

Wat is btw-aangifte?

Btw-aangifte is de periodieke opgave die je als ondernemer doet bij de Belastingdienst. Daarin geef je aan hoeveel btw je bij klanten in rekening hebt gebracht en hoeveel btw je zelf hebt betaald over zakelijke kosten. Het verschil tussen die twee bedragen draag je af aan de Belastingdienst, of je krijgt het terug.

Btw staat voor belasting over de toegevoegde waarde. Je ziet de btw-aangifte ook wel aangeduid als aangifte omzetbelasting. Dat is precies hetzelfde: btw-aangifte en omzetbelasting aangifte zijn twee termen voor dezelfde verplichting.

Vrijwel elke ondernemer die btw in rekening brengt, moet btw-aangifte doen. Dat geldt voor zzp'ers, eenmanszaken, vof's, maatschappen en bv's. Zodra je je inschrijft bij de Kamer van Koophandel, geeft KVK je gegevens door aan de Belastingdienst. Die beoordeelt of je ondernemer bent voor de btw en stuurt je een brief met je btw-identificatienummer en omzetbelastingnummer.

Wanneer moet je btw-aangifte doen?

De meeste ondernemers doen per kwartaal btw-aangifte. Dat betekent vier keer per jaar. De Belastingdienst kan ook bepalen dat je per maand of per jaar aangifte doet. In je aangiftebrief staat welk tijdvak voor jou geldt.

De btw-aangifte en de betaling moeten allebei binnen zijn op de laatste dag van de maand na het kwartaal. Hieronder vind je de exacte deadlines voor 2026.

Doe je maandaangifte? Dan geldt telkens de laatste dag van de volgende maand als deadline. Doe je jaaraangifte? Dan moet je aangifte over 2026 uiterlijk 31 maart 2027 indienen en betalen.

Wil je weten wanneer maand-, kwartaal- of jaaraangifte voor jou het beste past? Lees dan het artikel over btw-aangifte per maand, kwartaal of jaar.

Inloggen bij de Belastingdienst: DigiD of eHerkenning

Je doet btw-aangifte digitaal via Mijn Belastingdienst Zakelijk. Hoe je inlogt, hangt af van je rechtsvorm.

• Heb je een eenmanszaak? Dan log je in met DigiD of eHerkenning.
• Onderneem je met een vof, maatschap of bv? Dan heb je eHerkenning nodig. eHerkenning is een soort DigiD voor organisaties. Vraag eHerkenning op tijd aan, want zonder kun je geen aangifte doen.
• Heb je een boekhoudpakket bij Informer? Dan heb je geen eHerkenning nodig als je de btw-aangifte gaat versturen!

Lees meer over btw-aangifte doen zonder eHerkenning.

Btw-aangifte doen: stap voor stap

Een goede administratie is de basis van elke btw-aangifte. Als je inkomsten en uitgaven gedurende het kwartaal bijhoudt, kost de aangifte zelf weinig tijd. Hieronder vind je het stappenplan.

Stap 1: verzamel je facturen en bonnen

Zorg dat alle verkoopfacturen en inkoopfacturen van het afgelopen kwartaal in je administratie staan. Voor de btw-aangifte telt de factuurdatum, niet de betaaldatum. Een factuur die je op 28 maart hebt verstuurd maar pas op 10 april betaald krijgt, hoort dus bij het eerste kwartaal.

Stap 2: bereken de btw

Tel alle btw op die je aan klanten hebt gefactureerd. Dat is de btw die je moet afdragen. Tel vervolgens alle btw op die je zelf hebt betaald over zakelijke kosten en investeringen. Dat is je voorbelasting. Trek de voorbelasting af van de af te dragen btw. Het resultaat is het bedrag dat je betaalt aan de Belastingdienst, of dat je terugkrijgt.

Stap 3: vul de aangifte in

Log in op Mijn Belastingdienst Zakelijk en open de btw-aangifte voor het juiste tijdvak. Vul de omzet en bijbehorende btw in per tarief. In Nederland gelden drie btw-tarieven: 21% (standaard), 9% (verlaagd, onder meer voor voedingsmiddelen en boeken) en 0% (onder meer bij leveringen binnen de EU). Vul ook je voorbelasting in.

Stap 4: controleer en verstuur

Controleer alle bedragen voordat je de aangifte verstuurt. Na het versturen ontvang je een digitale ontvangstbevestiging in Mijn Belastingdienst Zakelijk.

Stap 5: betaal het verschuldigde bedrag

Na het indienen kun je direct via iDEAL betalen vanuit de aangifte. Je kunt het bedrag ook zelf overmaken naar de Belastingdienst met het betalingskenmerk uit je aangiftebrief. De uiterste betaaldatum is gelijk aan de uiterste aangiftedatum.

Gebruik je een boekhoudprogramma? Dan worden je facturen en bonnen automatisch klaargezet voor de btw-aangifte. Je controleert het overzicht, verstuurt de aangifte rechtstreeks vanuit de software en betaalt het bedrag. Dat scheelt rekenwerk en voorkomt fouten.

Voorbeeld btw-aangifte

Stel, je hebt in het eerste kwartaal van 2026 een totale omzet van €10.000 exclusief btw. Je factureert 21% btw, dus je ontvangt €2.100 aan btw van je klanten. In hetzelfde kwartaal heb je €2.000 aan zakelijke kosten gemaakt, waarover je €420 btw hebt betaald (je voorbelasting).

Je draagt in dit voorbeeld €1.680 af aan de Belastingdienst. Stel dat je voorbelasting hoger is dan de btw die je hebt ontvangen, dan krijg je het verschil terug. Lees meer over btw terugvragen.

Veelgemaakte fouten bij de btw-aangifte

Fouten in de btw-aangifte komen vaker voor dan je denkt. Ze kunnen leiden tot een naheffing of boete. Hieronder staan de meest voorkomende valkuilen en hoe je ze voorkomt.

Heb je een fout ontdekt na het indienen? Dan kun je die herstellen via een suppletie omzetbelasting. Bij correcties boven €1.000 ben je verplicht om binnen acht weken een suppletie in te dienen. Doe je dat niet, dan riskeer je een boete. Lees meer over veelvoorkomende fouten in het artikel meest gemaakte fouten bij de btw-aangifte.

Nihilaangifte: ook zonder omzet doe je aangifte

Heb je in een kwartaal geen omzet gehad? Dan moet je alsnog btw-aangifte doen. Dat heet een nihilaangifte (of 0-aangifte). Je vult dan overal €0 in en verstuurt de aangifte. Ook een nihilaangifte moet voor de deadline binnen zijn. Doe je geen aangifte, dan kan de Belastingdienst een naheffingsaanslag opleggen op basis van een geschat bedrag.

Dit geldt ook als je je bedrijf net hebt gestart en nog geen facturen hebt verstuurd. Zolang je btw-plichtig bent, moet je aangifte doen over elk tijdvak.

Je eerste btw-aangifte als starter

Als je je bedrijf inschrijft bij de Kamer van Koophandel, ontvang je van de Belastingdienst een brief met je btw-nummers en het tijdvak waarover je aangifte doet. Soms moet je je eerste btw-aangifte op papier doen. Dat gebeurt als er al een of meer kwartalen voorbij zijn op het moment dat je je inschrijft. De Belastingdienst stuurt je dan eenmalig een papieren formulier. Alle volgende aangiften doe je digitaal.

Heb je al voor de start van je onderneming zakelijke kosten gemaakt? Denk aan de aanschaf van een laptop of het inrichten van je werkplek. De btw over die aanloopkosten mag je terugvragen in je eerste btw-aangifte. Bewaar de facturen goed. Meer tips vind je in het artikel eerste btw-aangifte als startende zzp'er.

Btw verlegd en internationale handel

Doe je zaken met ondernemers in andere EU-landen? Dan krijg je te maken met btw verleggen. Bij de verleggingsregeling breng je geen btw in rekening op je factuur. In plaats daarvan vermeld je "btw verlegd" en het btw-identificatienummer van je afnemer. De btw wordt dan aangegeven door de afnemer in het land van ontvangst.

Lever je goederen aan ondernemers in een ander EU-land? Dan is sprake van een intracommunautaire levering met het 0%-tarief. Je geeft deze leveringen apart op in je btw-aangifte en dient ook een opgaaf intracommunautaire prestaties (ICP) in. Handel je buiten de EU? Lees dan meer over btw bij handel buiten de EU.

Kleineondernemersregeling (KOR)

Verwacht je minder dan €20.000 omzet per kalenderjaar? Dan kun je je aanmelden voor de kleineondernemersregeling (KOR). Met de KOR breng je geen btw in rekening bij je klanten en hoef je (op een paar uitzonderingen na) geen btw-aangifte meer te doen.

Daar staat tegenover dat je de btw over zakelijke kosten en investeringen niet kunt aftrekken als voorbelasting. De KOR is daarom niet voor iedereen voordelig. Heb je veel zakelijke kosten, dan is de btw die je misloopt op je voorbelasting soms hoger dan het voordeel van geen btw factureren. Maak vooraf een berekening om te bepalen of de KOR bij jouw situatie past.

Btw-aangifte bewaren: hoe lang?

Je bent wettelijk verplicht om je btw-administratie minimaal zeven jaar te bewaren. Dat geldt voor je aangiften, facturen, bonnen en bankafschriften. Voor onroerende zaken is de bewaarplicht tien jaar. Bewaar je administratie digitaal, dan zijn je documenten altijd terug te vinden en voorkom je problemen bij een eventuele controle door de Belastingdienst.

Zeker van je zaak: de volgende stap

Met een goede administratie en de juiste tools hoeft btw-aangifte doen geen tijdrovende klus te zijn. Informer helpt je om grip te houden op je btw, je facturen en je volledige boekhouding.

• Doe je btw-aangifte binnen 2 minuten met Informer
• Verwerk bonnetjes en inkoopfacturen automatisch
• Bekijk de boekhoudoplossing voor zzp'ers
• Ontdek het boekhoudprogramma voor het mkb
• Bekijk alle functies van Informer

‍