Aanloopkosten aftrekken in 2026: zo werkt het voor ZZP en MKB

Je bent nog niet officieel ingeschreven bij de KVK, maar je maakt al kosten voor je toekomstige bedrijf. Denk aan:

• het laten bouwen van een website,
• advies van een accountant of,
• de aanschaf van een laptop.

Die kosten heten aanloopkosten. Ze zijn aftrekbaar, maar er zitten regels aan. In dit artikel lees je precies welke aanloopkosten je mag aftrekken, hoe je btw terugvraagt en wat je bijhoudt.

Wat zijn aanloopkosten?

Aanloopkosten zijn alle kosten die je maakt vóór de officiële start van je onderneming, dus voordat je je inschrijft bij de KVK en de Belastingdienst je erkent als ondernemer. De Belastingdienst accepteert deze kosten als zakelijk aftrekbaar, mits je ze maakt met de duidelijke bedoeling een onderneming op te richten. Privéaankopen vallen buiten de boot.

Je mag aanloopkosten terugkijken tot maximaal vijf jaar vóór de start van je onderneming. Een cursus die je drie jaar geleden volgde als voorbereiding op je bedrijf kan dus nog steeds aftrekbaar zijn, mits je de zakelijke aanleiding kunt aantonen en de factuur hebt bewaard.

Stel jezelf altijd de toets: zou je deze kosten ook hebben gemaakt als je géén bedrijf was gaan starten? Is het antwoord nee, dan is de kost vrijwel zeker aftrekbaar.

Welke aanloopkosten mag je aftrekken?

De meest voorkomende aftrekbare aanloopkosten vallen in een aantal duidelijke categorieën. Hieronder vind je een overzicht per type.

De KVK-inschrijving zelf is ook een aanloopkost, maar let op: over de inschrijfvergoeding betaal je geen btw, dus die kun je ook niet terugvragen.

Twijfel je of een bepaalde kost aftrekbaar is? Lees hoe studiekosten aftrekken werkt als je cursussen hebt gevolgd vóór je start, of bekijk het volledige overzicht van aftrekbare kosten als ondernemer.

Mag je btw terugvragen over aanloopkosten?

Ja, als je btw-ondernemer bent, kun je de btw die je hebt betaald over aanloopkosten terugvragen. Er zijn twee fiscale voordelen die naast elkaar kunnen bestaan:

Aftrekken of afschrijven: de €450-grens

Niet alle aanloopkosten trek je in één keer af. De Belastingdienst hanteert een grens van €450 exclusief btw:

Rekenvoorbeeld: je koopt een laptop voor €1.200 exclusief btw en gebruikt hem vijf jaar. Je schrijft €1.200 / 5 = €240 per jaar af. Je trekt dus elk jaar €240 af, niet het volledige bedrag in één keer.

Welke aanloopkosten mag je niet aftrekken?

Sommige kosten in de aanloopfase zijn altijd uitgesloten, ook als ze gemaakt zijn in de aanloop naar je bedrijf. De grens zit bij kosten die de Belastingdienst als overwegend privé beschouwt.

Uren bijhouden in de aanloopfase

De uren die je besteedt aan de voorbereiding van je onderneming tellen mee voor het urencriterium. Dat is de drempel van 1.225 uur per jaar die je nodig hebt om in aanmerking te komen voor de zelfstandigenaftrek en startersaftrek. Door ook de voorbereidingsuren te registreren, vergroot je de kans dat je al in je eerste jaar aan die eis voldoet.

Houd bij hoeveel uur je besteedt aan acquisitie, marktonderzoek, de bouw van je website en andere voorbereidende taken. Noteer dit per dag in een logboek of gebruik een urenregistratie in Informer.

Aanloopkosten bijhouden: zo doe je het goed

Je bent wettelijk verplicht alle facturen en bonnetjes van zakelijke kosten zeven jaar te bewaren, ook als het aanloopkosten betreft. Zorg dat elke factuur minimaal de volgende gegevens bevat:

Hoe verwerk je aanloopkosten in je boekhouding?

Na je inschrijving bij de KVK verwerk je alle aanloopkosten retroactief in je eerste boekhouding. In Informer doe je dat in vier stappen:

Houd ook al je inkoopfacturen en bonnetjes digitaal bij, zodat je ze bij een belastingcontrole direct kunt tonen. Twijfel je over de aftrekbaarheid van specifieke kosten of over de juiste rechtsvorm voor je bedrijf? Schakel dan een accountant of belastingadviseur in voordat je je eerste aangifte indient.

Zeker van je zaak: de volgende stap

Aanloopkosten verwerken hoeft geen gedoe te zijn. Als je bonnetjes en facturen goed bewaart en weet welke termijnen gelden, pluk je er bij je eerste belastingaangifte de vruchten van. De stap van aanloopkosten naar een goed lopende boekhouding is kleiner dan je denkt.