-min.jpg)
Als je als ondernemer zakelijke aankopen doet, betaal je daar btw over. Die btw kun je in de meeste gevallen terugvragen via je btw-aangifte. Of je nu als zzp'er werkt of een eenmanszaak runt: het werkt altijd via hetzelfde principe. Op deze pagina lees je wanneer je btw kunt terugvragen, hoe je dat doet en wanneer het geld op je rekening staat.
Hoe werkt btw terugvragen?
Als btw-plichtig ondernemer reken je btw aan je klanten over je omzet. Tegelijkertijd betaal je btw aan leveranciers over je eigen inkopen en kosten. De btw die je betaalt op zakelijke aankopen heet voorbelasting. Aan het einde van elk aangiftetijdvak bereken je het saldo: de ontvangen btw min de betaalde voorbelasting. Is je voorbelasting hoger dan de ontvangen btw? Dan is het resultaat negatief en krijg je dat bedrag terug van de Belastingdienst. Dit is wat ondernemers btw terugvragen of btw-teruggave noemen.
Wanneer mag je btw terugvragen?
Je mag de btw op een aankoop terugvragen als je aan drie voorwaarden voldoet:
- Je gebruikt de aankoop voor je onderneming (zakelijk gebruik)
- Je hebt daadwerkelijk btw betaald over de aankoop
- Je beschikt over een correcte btw-factuur die aan de wettelijke eisen voldoet
Een geldige btw-factuur bevat minimaal de naam, het adres en het btw-nummer van de leverancier, de factuurdatum en een uniek factuurnummer, een omschrijving van het product of de dienst, het bedrag exclusief btw, het btw-tarief en het btw-bedrag, en jouw bedrijfsnaam en adres. Bewaar al je facturen en bonnetjes gestructureerd. Zonder geldige factuur kun je de btw niet terugvragen. Als je zelf facturen verstuurt, zorg er dan voor dat die altijd aan de wettelijke vereisten voldoen.
Btw terugvragen: zo doe je het stap voor stap
Je vraagt btw terug via je reguliere btw-aangifte bij de Belastingdienst. De meeste ondernemers doen dit elk kwartaal. Zo werkt het proces:
Met een boekhoudprogramma voor btw-aangifte vul je de aangifte automatisch in op basis van je verwerkte facturen. Houd je inkoopfacturen en bonnetjes overzichtelijk bij met digitale verwerking van inkoopfacturen.
Welke kosten kun je btw over terugvragen?
Alle zakelijke aankopen komen in aanmerking, zolang de leverancier btw heeft berekend en je een geldige factuur hebt. Bekijk de meest voorkomende categorieën. Voor een volledig overzicht zie aftrekbare kosten voor ondernemers.
Wil je een compleet overzicht? Bekijk dan alle aftrekbare kosten op een rij.
Zakelijk en privé: hoe deel je de btw op?
Gebruik je een aankoop zowel voor je bedrijf als privé? Dan mag je alleen de btw over het zakelijke deel terugvragen. Je bepaalt het zakelijke percentage op basis van feitelijk gebruik. Met de btw-calculator bereken je snel hoeveel btw je kunt terugvragen.
Bij een auto die je ook privé gebruikt, is het zakelijke percentage het deel van de kilometers dat je aantoonbaar zakelijk rijdt. Houd een nauwkeurige rittenregistratie bij om dit te onderbouwen bij de Belastingdienst.
Wanneer krijg je je btw terug?
Na het indienen van je btw-aangifte verwerkt de Belastingdienst je verzoek automatisch. Je hoeft hier niets extra's voor te doen.
In de praktijk verloopt de teruggave vaak sneller dan de maximale termijn. Heb je een eerder teruggaafverzoek openstaan? Dan kun je de Belastingdienst vragen om dat bedrag te verrekenen met een lopende belastingschuld in een volgend tijdvak.
Wanneer kun je geen btw terugvragen?
Niet elke aankoop of situatie geeft recht op btw-teruggave. Dit zijn de meest voorkomende gevallen:
- Eten en drinken met klanten: de btw op zakelijke lunches en diners is niet aftrekbaar
- Privéaankopen: kosten zonder zakelijk doel geven geen recht op teruggave
- Facturen zonder btw-specificatie: een kassabon zonder btw-bedrag geldt niet als geldige btw-factuur
- Btw-vrijgestelde leveranciers: als je leverancier geen btw rekent, is er niets terug te vragen
- Btw-vrijgestelde ondernemers: lever jij zelf btw-vrijgestelde diensten? Dan mag je in die activiteit ook geen voorbelasting aftrekken
Bij complexe situaties, zoals een combinatie van btw-belaste en btw-vrijgestelde activiteiten of een thuiskantoor, is overleg met een accountant aan te raden om te bepalen welk deel van de btw je kunt terugvragen.
Veelgemaakte fouten bij btw terugvragen
Wie de regels goed toepast, haalt meer terug. Dit zijn de fouten die ondernemers het vaakst maken.
Zeker van je zaak: de volgende stap
Btw terugvragen begint met een overzichtelijke boekhouding. Als je facturen goed bijhoudt, zakelijk en privé netjes scheidt en je aangifte op tijd indient, haal je eruit wat erin zit.
Na het indienen van je btw-aangifte stuurt de Belastingdienst binnen 8 weken een brief als je recht hebt op teruggave. Het geld staat vervolgens binnen 1 week na die brief op je rekening. In de praktijk gaat het dikwijls sneller dan de maximale termijn.
Als zzp'er vraag je btw terug via je reguliere btw-aangifte omzetbelasting, die je indient via Mijn Belastingdienst Zakelijk. De meeste zzp'ers doen dit elk kwartaal. Je telt de btw op die je van klanten ontving, trekt daar de btw op je zakelijke inkopen (voorbelasting) van af en dient de aangifte in. Heb je meer betaald dan ontvangen? Dan schrijft de Belastingdienst het verschil automatisch aan je over.
Nee. Als je de kleineondernemersregeling (KOR) gebruikt, doe je geen btw-aangifte en reken je geen btw aan je klanten. Daarom kun je ook de btw op je zakelijke inkopen niet terugvragen. De KOR is voordelig als je weinig inkoopkosten hebt, maar bij hoge inkopen kost de regeling je netto geld.
De Belastingdienst stuurt een brief binnen 8 weken na ontvangst van je aangifte. Na die brief staat het geld binnen 1 week op je rekening. De totale doorlooptijd is dus maximaal ongeveer 9 weken, maar in veel gevallen gaat het sneller.
Ja, maar alleen over het zakelijke deel. Als je een laptop voor 70% zakelijk gebruikt, mag je 70% van de betaalde btw terugvragen. Houd het zakelijke en privégebruik bij op het moment van aanschaf, zodat je het percentage kunt onderbouwen als de Belastingdienst daarom vraagt.
