Voorbelasting

Laatst gewijzigd

28/9/2025

Voorbelasting in 2025: Complete gids voor Nederlandse ondernemers

Voorbelasting speelt een cruciale rol in je btw-administratie als ondernemer. Door de btw-wijzigingen per 1 januari 2025 moet je extra alert zijn op wat je mag aftrekken. Het Belastingplan 2025 heeft voor bepaalde sectoren zoals de agrarische industrie het btw-tarief verhoogd van 9% naar 21%. Dit betekent dat je voorbelasting op bijvoorbeeld granen en veevoeders nu hoger uitvalt dan voorheen.

Wat is voorbelasting precies?

Voorbelasting is de btw die je als ondernemer betaalt over zakelijke aankopen en investeringen. Dit bedrag mag je aftrekken van de btw die je aan klanten hebt berekend tijdens de btw-aangifte. Het verschil bepaalt wat je moet afdragen aan of terugkrijgt van de Belastingdienst.

Elk kwartaal geef je in rubriek 5B van je btw-aangifte het totaalbedrag aan voorbelasting op. Dit bedrag trek je af van de verschuldigde btw in rubriek 5A. Het resultaat is je te betalen of terug te ontvangen bedrag.

Wanneer mag je btw aftrekken als voorbelasting?

Je mag alleen btw aftrekken over kosten die direct verband houden met je belaste ondernemingsactiviteiten. De belangrijkste voorwaarde is dat je de goederen of diensten gebruikt voor prestaties waarover je zelf btw moet berekenen.

Zakelijke aankopen die wel aftrekbaar zijn:

Kantoorartikelen en computers voor zakelijk gebruik
Productiematerialen en grondstoffen
Marketingkosten en reclame-uitgaven
Huur van bedrijfsruimten
Telefoon- en internetkosten voor zakelijk gebruik
Bedrijfskleding die niet als normale kleding gedragen kan worden
Autokosten (met specifieke beperkingen)
Gereedschappen en machines voor je bedrijf
Administratie- en accountantskosten

Belangrijke uitzonderingen die NIET aftrekbaar zijn:

Vrijgestelde omzet: Gebruik je goederen voor btw-vrijgestelde prestaties zoals medische zorg of onderwijs, dan mag je geen voorbelasting aftrekken.

Privé-uitgaven: Ook als je een factuur op bedrijfsnaam hebt, mag je btw over privé-aankopen niet aftrekken. Let hier vooral op bij gemengd gebruik.

Eten en drinken: Alleen aftrekbaar als je het doorberekent aan klanten mét btw op de factuur. Personeelslunches en kantinevoeding zijn uitgesloten, behalve als het gaat om verstrekkingen onder €227 per persoon per jaar.

Relatiegeschenken boven €227: Bij geschenken en attenties met een waarde boven €227 per persoon per jaar vervalt het aftrekrecht volledig. Dit bedrag is inclusief btw en geldt als totaal voor alle geschenken aan één persoon gedurende het jaar.

Personeelsvoorzieningen: Personeelsfeesten, bedrijfsuitjes en kerstpakketten zijn beperkt aftrekbaar. De grens ligt ook hier op €227 per persoon per jaar.

Horecaverstrekkingen: Btw op restaurant- en cafébezoeken is niet aftrekbaar, tenzij je deze kosten doorberekent aan klanten inclusief btw.

Stap-voor-stap: Voorbelasting in je btw-aangifte (rubriek 5B)

Het correct invullen van rubriek 5B in je btw-aangifte verloopt als volgt:

Verzamel alle inkoopfacturen van het kwartaal met Nederlandse btw
Controleer of elke factuur voldoet aan de factuureisen
Scheid zakelijke van privé-uitgaven
Tel alle aftrekbare btw-bedragen op
Vul het totaalbedrag in bij rubriek 5B
Het systeem berekent automatisch het saldo (5A minus 5B)

Bij een negatief saldo krijg je btw terug van de Belastingdienst. Dit komt vaak voor bij startende ondernemers met hoge investeringen.

Gemengd gebruik: de pro-rata regeling

Gebruik je zakelijke aankopen zowel voor belaste als vrijgestelde prestaties? Dan mag je de btw gedeeltelijk aftrekken volgens de pro-rata regeling. Je berekent het aftrekbare percentage door je belaste omzet te delen door je totale omzet.

Rekenvoorbeeld pro-rata: Je hebt een praktijkruimte die je voor 60% gebruikt voor belaste coaching (btw-plichtig) en 40% voor medische consulten (btw-vrijgesteld). De huur bedraagt €1.000 plus €210 btw. Je mag dan 60% van €210 = €126 als voorbelasting aftrekken.

Voor een thuiskantoor geldt een vergelijkbare berekening. Meet de vierkante meters van je werkkamer en deel dit door het totale woonoppervlak voor het zakelijke percentage.

Sector-specifieke voorbelasting regels

Bepaalde sectoren kennen bijzondere regels voor voorbelasting:

Bouwsector en onderaanneming

In de bouw, scheepsbouw, schoonmaak en hovenierssector geldt vaak de verleggingsregeling. Als onderaannemer verleg je de btw naar de hoofdaannemer. Je rekent dan geen btw op je factuur maar vermeldt "btw verlegd". De hoofdaannemer geeft deze btw op in zijn aangifte en trekt het direct weer af als voorbelasting.

Horeca en catering

Horecaondernemers mogen btw op inkoop van voedsel en drank volledig aftrekken, maar btw op personeelsmaaltijden niet. Voor gemengde inkopen (voor verkoop én personeel) moet je een redelijke verdeling maken.

Transport en logistiek

Brandstof voor bedrijfsauto's is volledig aftrekbaar als voorbelasting, mits je een sluitende kilometeradministratie bijhoudt. Bij privégebruik moet je een correctie toepassen.

Voorbelasting bij aanloopkosten

Startende ondernemers kunnen btw terugvragen over investeringen die ze tot vijf jaar vóór de KvK-inschrijving hebben gedaan. Bewaar alle bonnen en facturen uit deze periode goed. Je moet kunnen aantonen dat deze uitgaven direct hebben bijgedragen aan je onderneming.

Belangrijke voorwaarden voor aanloopkosten:

De uitgaven moeten zakelijk van aard zijn
Je moet originele facturen kunnen overleggen
De goederen/diensten moeten nog in gebruik zijn
Maximum termijn is 5 jaar vóór KvK-inschrijving

Let op: je moet al je uren bijhouden vanaf het moment dat je aan je onderneming begint te werken. Deze uren tellen mee voor het urencriterium van 1.225 uur per jaar.

Btw terugvragen bij internationale handel

Doe je zaken met het buitenland? De regels voor voorbelasting verschillen per situatie:

Binnen de EU:

Bij aankopen van een EU-ondernemer wordt de btw naar jou verlegd. Je berekent zelf de Nederlandse btw en geeft dit aan in je aangifte. Als je deze goederen voor belaste omzet gebruikt, trek je dit bedrag direct weer af als voorbelasting. Dit voorkomt cashflowproblemen.

Vul de verlegde btw in bij rubriek 4A (leveringen) of 4B (diensten) van je aangifte. Dezelfde bedragen komen terug in rubriek 5B als voorbelasting.

Buiten de EU:

Bij invoer uit landen buiten de EU betaal je invoer-btw aan de douane. Deze kun je als voorbelasting aftrekken als je de goederen voor belaste prestaties gebruikt. Gebruik hiervoor het douanedocument als factuur.

Btw betaald in het buitenland:

Btw betaald in een ander EU-land kun je niet in je Nederlandse aangifte aftrekken. Je moet dit terugvragen via een apart verzoek bij de Nederlandse Belastingdienst, die het doorstuurt naar het betreffende land. Gebruik hiervoor het formulier "Verzoek om teruggaaf buitenlandse btw".

Praktische voorbeelden voorbelasting 2025

Voorbeeld 1: Webshop eigenaar

Je runt een webshop en hebt dit kwartaal €5.000 aan btw ontvangen van klanten. Je betaalde €2.100 btw over inkoopfacturen, €420 btw over marketingkosten en €210 btw over verzendmaterialen. Je voorbelasting is €2.730. Je moet €5.000 - €2.730 = €2.270 afdragen.

Voorbeeld 2: ZZP consultant met gemengde kosten

Als consultant factureerde je €12.000 exclusief btw, dus €2.520 btw ontvangen. Je betaalde €315 btw voor een nieuwe laptop (100% zakelijk), €105 btw voor vakbladen, en €63 btw voor een restaurantbezoek met een klant (doorberekend). Met €483 voorbelasting moet je €2.037 afdragen.

Voorbeeld 3: Startende ondernemer met verlies

In je eerste kwartaal factureerde je €2.000 exclusief btw (€420 btw). Je investeerde in apparatuur voor €5.000 (€1.050 btw) en kantoormeubels voor €2.000 (€420 btw). Voorbelasting: €1.470. Je krijgt €1.470 - €420 = €1.050 terug van de Belastingdienst.

Veelgemaakte fouten bij voorbelasting (en hoe je ze voorkomt)

Ondernemers maken vaak dezelfde fouten bij het aftrekken van voorbelasting. Voorkom deze kostbare valkuilen:

Verkeerde btw-code in de boekhouding: Gebruik altijd de juiste btw-code in je boekhoudsoftware. Code "IB" voor inkopen belast, niet "VB" (voor verkopen).

Ontbrekende of onjuiste facturen: Zonder geldige factuur met alle verplichte gegevens mag je geen btw aftrekken. Vraag altijd om een correcte factuur met btw-specificatie.

Betalingsverschillen niet verwerkt: Bij een betalingsverschil moet je de voorbelasting corrigeren. Betaal je €1.210 voor een factuur van €1.200? Dan mag je alleen btw over €1.200 aftrekken.

Privégebruik niet gecorrigeerd: Bij gemengd gebruik moet je het privédeel uitsluiten. Gebruik je bedrijfstelefoon voor 30% privé? Trek dan maar 70% van de btw af.

Te late correcties via suppletie: Fouten kun je tot 5 jaar terug herstellen via een suppletie-aangifte. Doe dit zo snel mogelijk om boetes te voorkomen.

Dubbele aftrek bij creditnota's: Ontvang je een creditnota? Corrigeer dan je oorspronkelijke voorbelasting. Anders trek je twee keer btw af over hetzelfde bedrag.

Digitale hulpmiddelen voor voorbelasting

Met moderne boekhoudsoftware zoals Informer wordt voorbelasting automatisch verwerkt. Het systeem:

Plaatst btw-bedragen direct in de juiste rubrieken van je aangifte
Signaleert betalingsverschillen die je aangifte kunnen beïnvloeden
Houdt rekening met verschillende btw-percentages en uitzonderingen
Genereert automatisch je ICP-opgave bij EU-handel
Waarschuwt bij ontbrekende factuurgegevens
Berekent automatisch pro-rata percentages bij gemengd gebruik

Wijzigingen voorbelasting per 2025

Het Belastingplan 2025 brengt belangrijke veranderingen voor de voorbelasting:

Agrarische producten zoals granen en veevoeders vallen nu onder het 21%-tarief in plaats van 9%
De EU-kleineondernemersregeling (EU-KOR) biedt nieuwe mogelijkheden voor btw-vrijstelling bij grensoverschrijdende handel tot €100.000
Digitale diensten worden vanaf 2025 belast in het land van de afnemer via het OSS-systeem
De drempel voor relatiegeschenken blijft €227 per persoon per jaar
Elektrische bedrijfsauto's behouden volledig aftrekrecht voor voorbelasting

Controlelijst: Check je recht op voorbelasting

Gebruik deze checklist bij elke inkoopfactuur:

☐ Is de aankoop uitsluitend voor zakelijke doeleinden?
☐ Staat er een correcte factuur met alle vereiste gegevens tegenover?
☐ Gebruik ik het voor btw-belaste prestaties?
☐ Valt de uitgave niet onder een wettelijke uitzondering?
☐ Is het btw-bedrag correct berekend?
☐ Heb ik bij gemengd gebruik het juiste percentage bepaald?

Kun je niet alle vragen met 'ja' beantwoorden? Raadpleeg dan je boekhouder of de Belastingdienst voordat je de btw aftrekt.

Voorbelasting optimaliseren als ondernemer

Maximaliseer je voorbelasting door slim te plannen:

Doe grote investeringen in kwartalen met hoge omzet om cashflow te optimaliseren
Vraag altijd correcte facturen met btw-specificatie aan leveranciers
Houd privé- en zakelijk gebruik strikt gescheiden in je administratie
Overweeg de KOR-regeling alleen als je weinig voorbelasting hebt
Maak gebruik van de verleggingsregeling bij EU-inkopen om cashflowvoordeel te behalen
Plan relatiegeschenken slim: blijf onder de €227-grens per persoon
Documenteer zakelijk gebruik van gemengde uitgaven direct

Door voorbelasting correct toe te passen, verlaag je je effectieve btw-last en verbeter je je cashflow. Zorg voor een sluitende administratie en blijf op de hoogte van wijzigingen in de regelgeving om optimaal gebruik te maken van je aftrekmogelijkheden. Met de juiste aanpak en tools zoals Informer haal je het maximum uit je voorbelasting in 2025.

Floris