Home/Boekhouden, Ondernemen, Online Boekhouden/Alle papieren bonnen kunnen de prullenbak in

Alle papieren bonnen kunnen de prullenbak in

“Alle papieren bonnen kunnen de prullenbak in” kopte een populaire Nederlandse nieuwssite onlangs op haar homepage. Toch is het raadzaam om alle spelregels te kennen voordat je met jouw administratie naar de papierversnipperaar rent.

De Belastingdienst sluit haar ogen niet voor technologische ontwikkelingen en begrijpt heel goed dat steeds meer zakelijke handelingen tegenwoordig vanachter een beeldscherm worden uitgevoerd. Tijd dus om een aantal online spelregels van boekhouden op een rijtje te zetten.

Conversie

Volgens de wet is een ondernemer verplicht om alle boeken en bijbehorende documenten die van belang kunnen zijn voor de belastingheffing te bewaren. Hieronder vallen ook gegevens op USB-stick’s, DVD’s, CD’s en zelfs diskettes en tapes. De Belastingdienst noemt dit ‘gegevensdragers’ en ook harddisks en cloudservices behoren tegenwoordig tot deze groep. Conversie is het overzetten van gegevens van de ene gegevensdrager naar de andere.

De Belastingdienst staat conversie van documenten toe, mits:

  • alle gegevens juist worden overgezet.
  • de geconverteerde gegevens snel weer leesbaar kunnen worden gemaakt.
  • alle echtheidskenmerken (zoals watermerken) van documenten behouden blijven.

Als je je als ondernemer aan alle spelregels houdt ben je in principe niet verplicht de oorspronkelijke documenten te bewaren. Maar als je je niet houdt aan één van de spelregels, dan overtreed je de wettelijke bewaarplicht. Let dus altijd goed op als je bonnetjes inscant.

Bewaartermijn

Voor digitale documenten geldt dezelfde bewaartermijn als voor de stapels papier van vroeger. Een ondernemer is verplicht om alle administratie minimaal zeven tot tien jaar te bewaren. Toch zullen die paar bytes op de harddisk of in de cloud een kleinere sta in de weg zijn dan die eindeloze rij vrolijk gekleurde ordners in de kast.

Boekhouden in de Cloud

Ook ontwikkelaars van boekhoudsoftware springen in op deze nieuwe trends. Aangezien iedereen tegenwoordig over een smartphone beschikt met steeds indrukwekkendere camera’s, kunnen direct zeer heldere scans van bonnen en facturen worden gemaakt. Om het jou als ondernemer nog makkelijker te maken worden de scans van facturen en bonnetjes direct in je boekhoudprogramma geladen. Je hoeft de gegevens dan alleen nog maar over te typen, of toch niet? Dankzij OCR-technologie wordt de informatie van de gescande documenten zelfs automatisch in de boekhouding gezet, van factuurbedrag tot BTW-percentages.

Een andere trend in de boekhoudwereld is de digitale factuur op basis van UBL (Universal Business Language). Onder andere facturen en bestelbonnen kunnen in deze taal makkelijk digitaal worden uitgewisseld tussen bedrijven. Opnieuw een initiatief dat de stapel administratie verder verlaagt.

In het zonnetje op het terras

Stel je voor, je zit op het terras en hebt net een succesvolle zakenlunch achter de rug. De opdracht is binnen en je bestelt een lekker drankje, want dat heb je wel verdiend. Je vraagt om de rekening, betaalt, maakt een foto van het bonnetje en laat het bonnetje rustig op het tafeltje liggen. Later, als je de boekhouding bij gaat werken zie je de foto van het bonnetje, maar door de verkeerde resolutie van je iPhone is alles onleesbaar.

Er komen steeds meer slimme oplossingen voor ondernemers, maar voor iedere oplossing geldt: Doe er je voordeel mee, maar voorzichtigheid is geboden…

Door | 2017-03-22T11:15:56+00:00 4 augustus 2015|Boekhouden, Ondernemen, Online Boekhouden|0 Reacties

About the Author:

In 1993 werkte ik als accountant in mijn eigen administratiekantoor. Ik werkte met een boekhoudprogramma in Microsoft DOS, terwijl ik zelf een voorliefde had voor Apple producten. Het DOS-programma was behoorlijk complex en ik dacht: “Dat moet toch makkelijker kunnen!?” Ik zocht een programmeur en een tijdje later was Informer geboren.