Home/Boekhouden, Ondernemen, Online Boekhouden, Software/Administratie opzetten; een digitaal overzicht

Administratie opzetten; een digitaal overzicht

Gefeliciteerd! Je hebt je ingeschreven bij de KvK en nu ben je ‘officieel’ een ondernemer. Uiteraard staat je ondernemerschap pas in de kinderschoenen en valt er als startende ondernemer nog veel te leren, maar de eerste stap is gezet. Een spannend avontuur waarvan je nog niet weet wat er allemaal op je pad zal komen. Allemaal nieuwe mogelijkheden waar jij de controle over hebt en waarbij je kan excelleren in jouw expertise. Echter, er zijn een aantal zaken waarvan je wél weet dat ze gaan en zelfs moeten gebeuren. Eén van die dingen is het opzetten (en uiteraard bijhouden) van je administratie. Een boekhoudkundige verplichting waar je als ondernemer niet onderuit komt.

Inkomsten en uitgaven

De basis van je administratie, is het overzichtelijk administreren van de inkomsten en uitgaven van je bedrijf. Deze informatie is namelijk van belang voor je aangiftes en ook bij eventuele controles door de belastingdienst. Niet alleen zij moeten snel toegang kunnen hebben tot de juiste ‘cijfers’, maar ook voor je eigen bedrijfsvoering is het verstandig dat je administratie overzichtelijk is opgezet. Het is toch prettig om snel de resultaten van je bedrijf in te kunnen zien en om de kosten, omzet en winst van verschillende periodes met elkaar te kunnen vergelijken? Ik spreek nu alleen nog over het opvragen van de benodigde financiële informatie, maar het begint natuurlijk met het invoeren van al deze gegevens. De informatie moet dus niet alleen makkelijk op te vragen zijn, maar een administratie moet ook gebruiksvriendelijk zijn voor de invoer.

Digitale administratie

Niet alleen de belastingdienst, maar ook wij raden je aan om je administratie digitaal bij te houden. Waarom zou je het wiel opnieuw uitvinden als er boekhoudprogramma’s zijn waarmee het helemaal voor je is uitgedacht? Door ervaring en door input van gebruikers zijn dat soort programma’s volledig afgestemd op het op een ordelijke manier bijhouden van je administratie. Uiteraard zit er wel verschil tussen de programma’s qua prijs en qua gebruikersgemak, maar ze hebben er wel al meer over nagedacht dat jij. Bovendien bieden boekhoudprogramma’s extra mogelijkheden zoals koppelingen met bijvoorbeeld de bank of de belastingdienst. Een ander groot voordeel van een digitale administratie, is dat de programma’s inspelen op de actualiteit. Nieuwe ontwikkelingen worden d.m.v. updates aan het programma toegevoegd, waardoor je nooit achter de feiten aanloopt.

Offline of online?

Wanneer je ervoor kiest om je administratie digitaal op te zetten en bij te houden, dan heb je de keuze uit twee mogelijkheden. Te weten, een offline of een online boekhoudprogramma. In een blogpost van bijna een jaar geleden, heb ik geschreven over de verschillen tussen online en offline boekhouden. De conclusie is dat voor elke keuze wel iets is te zeggen. Het één is niet perse beter dan het ander, maar feit is wel dat de vraag naar online boekhoudprogramma’s toeneemt. Clouddiensten worden steeds populairder en men raakt gewend aan die manier van werken. Dan is het dus ook niet vreemd dat een administratie in de cloud de volgende stap is.

Overige administratieve verplichtingen

Naast het registreren van de inkomsten en uitgaven, worden er door de belastingdienst nog een aantal andere administratieve verplichtingen aan je opgelegd. Bij bedrijfsvormen zoals bijvoorbeeld een eenmanszaak en een v.o.f., ben je (sowieso in 2014 nog) verplicht om ook een urenregistratie bij te houden. Dit is nodig om aanspraak te kunnen maken op aftrekposten zoals:

Daarnaast moet je bijvoorbeeld ook agenda’s en afsprakenboeken bijhouden en bewaren, evenals contracten. Een volledig overzicht van wat er onder een bedrijfsadministratie valt, kan je terugvinden op de website van de belastingdienst.

Conclusie

Een administratie opzetten is echt niet moeilijk. Meer dan genoeg hulpmiddelen zijn beschikbaar om het jou zo makkelijk mogelijk te maken. Niet voor niks doen steeds meer ondernemers dan ook zelf hun administratie. De programma’s worden gebruiksvriendelijker, waardoor je geen geschoolde boekhouder hoeft te zijn om het pakket te begrijpen en het er zelf in bij te houden.

Als ontwikkelaar van administratiesoftware, bieden wij ondernemers de optie om te kiezen uit een offline (Informer) en een online boekhoudprogramma (InformerOnline). Welk soort programma je voorkeur heeft, is natuurlijk helemaal aan jou. De focus van onze administratiepakketten ligt in ieder geval op de gebruiksvriendelijkheid van de software en op onze service. Leuker kunnen we het niet maken, wel makkelijker.

Door | 2017-03-22T11:28:30+00:00 25 februari 2014|Boekhouden, Ondernemen, Online Boekhouden, Software|1 Reactie

About the Author:

In 1993 werkte ik als accountant in mijn eigen administratiekantoor. Ik werkte met een boekhoudprogramma in Microsoft DOS, terwijl ik zelf een voorliefde had voor Apple producten. Het DOS-programma was behoorlijk complex en ik dacht: “Dat moet toch makkelijker kunnen!?” Ik zocht een programmeur en een tijdje later was Informer geboren.