Home/Boekhouden, Ondernemen, Online Boekhouden/Zelf Boekhouden zonder boekhoudkennis

Zelf Boekhouden zonder boekhoudkennis

Kan dat wel? Ja en nee. Natuurlijk moet je wel een beetje weten waar je mee bezig bent. Maar veel ondernemers zullen zichzelf verbazen met wat ze eigenlijk al van de boekhouding weten en hoe snel ze bepaalde zaken zelf op zouden kunnen pakken. In deze blog zullen we kijken of zelf boekhouden een kwestie van kennis, of meer van vertrouwen en durf is.

Waarom een boekhouding?

Als je gaat starten als ondernemer is de kans zeer groot dat je ook aan een administratie moet beginnen. Een goede administratie heeft meerdere functies. Natuurlijk is het de basis voor eventuele afdrachten of teruggaven van de Belastingdienst, maar ook voor je eigen inzicht over je bedrijf. Als ondernemer kom je vervolgens voor de keuze te staan om de boekhouding zelf te doen of uit te besteden. Veel ondernemers besteden de boekhouding uit omdat ze zelf geen boekhoudkennis hebben. Toch is het heel goed mogelijk om met een klein beetje achtergrondinformatie een deel van de boekhouding zelf te doen. Je kunt de boekhouding hierbij indelen in een aantal stappen, oplopend in moeilijkheid. Vervolgens kun je voor iedere stap inschatten of je genoeg kennis hebt of dat je er nog iets meer van moet weten. Vaak geldt wel, hoe meer stappen jezelf doet, hoe meer je zou kunnen besparen op je boekhouder of accountant.

Stap 1: Factureren

Voor veel ondernemers zal het bijhouden van de omzet de gemakkelijkste stap zijn. Je stuurt je klanten immers netjes een factuur en de som van alle facturen is de omzet in een bepaalde periode. Het maken van je eigen facturen is misschien ook wel de makkelijkste stap omdat het gerelateerd is aan de verkoop, en daar ben je als ondernemer ongemerkt vaak toch op gefocust. Een van de dingen die je naast je eigen producten en diensten moet weten is het BTW percentage dat je moet rekenen over je verkopen. Bovendien is het handig dat je weet welke zaken verplicht op een factuur moeten staan, de zogenoemde factuureisen. Als je deze zaken allemaal op een rijtje hebt kun je als ondernemer prima je eigen verkoopfacturen maken.

Stap 2: Inkoopfacturen verwerken

Na het maken van je eigen verkoopfacturen is het verwerken van de inkomende facturen een logische volgende stap. Bij het verwerken van de inkomende facturen is eigenlijk maar één ding lastig: het koppelen van een factuur aan een categorie. Zo horen de energierekeningen bij de categorie Energie en Water en de telefoonrekening bij Telecommunicatie. Zoals je ziet is het waarschijnlijk meer een stukje gewenning. De gekoppelde categorieën zullen voor de meeste ondernemers toch goed te begrijpen zijn, zeker als de verwerking al eerder is uitgevoerd. Bij het verwerken van de inkoopfacturen moet je naast de te koppelen categorie ook wat informatie van de factuur overnemen. Maar deze informatie is precies de informatie die je zelf ook verplicht op je factuur moet zetten, zoals de datum van de factuur, het bedrag van de factuur en het BTW-percentage. Al met al is het verwerken van de inkoopfacturen toch redelijk te begrijpen.

Stap 3: De BTW aangifte

Veel ondernemers zien de BTW aangifte als een grote onbekende die aan het eind van ieder kwartaal om de hoek komt kijken. Deze ondernemers krijgen van de boekhouder of accountant te horen hoeveel ze moeten betalen of terugkrijgen en dit proces herhaalt zich drie maanden later. Wat deze ondernemers niet weten is dat de hoogte van de BTW aangifte redelijk eenvoudig is af te leiden als je stap 1 en 2 voor elkaar hebt. Bij de BTW aangifte kijk je namelijk naar de totale BTW op alle verkoopfacturen en de totale BTW op alle inkoopfacturen. Het verschil tussen deze twee BTW bedragen is het bedrag dat je uiteindelijk aan de Belastingdienst moet betalen of dat je van de fiscus terugkrijgt.

Bij de BTW aangifte wordt in principe geen rekening gehouden met de betaalstatus van een factuur. Openstaande in- en verkoopfacturen worden dus gewoon meegerekend met de periode waarin de factuur gemaakt is. Dat betekent dat de BTW aangifte van Kwartaal 1 2016 alle facturen omvat die gemaakt zijn in januari, februari of maart. Een factuur uit december 2015 die in januari 2016 wordt betaald, telt dus NIET mee voor de BTW aangifte van Q1-2016.

Het verzenden van de BTW aangifte naar de Belastingdienst gaat met moderne boekhoudprogramma’s met één druk op de knop.

Veel ondernemers zullen de stappen tot hier prima kunnen volgen. Dat betekent dan eigenlijk direct dat zij redelijk eenvoudig een flink deel van de administratie zelf zouden kunnen doen.

Stap 4: Bank- en Kasadministratie

Nu alle in- en verkoopfacturen netjes in de administratie staan moeten de betalingen van de facturen er nog aan worden gekoppeld. De facturen die nog niet betaald zijn vormen nu de debiteuren en crediteuren. Door de betalingen van de in- en verkoopfacturen veranderen ook de bank- en kassaldo’s. Natuurlijk zijn er ook nog andere veranderingen van de bank en kas die niets met facturen te maken hebben, bijvoorbeeld privé-opnames. Als iedere bij- of afschrijving in de kas of bank gewoon netjes noteert kun je alles netjes verwerken en weet je precies hoeveel geld je op de bank en in je kas hebt.

Stap 5: Speciale handelingen en controle

Nu alle in- en verkoopfacturen en de bank- en kasadministratie bijgewerkt zijn, zijn er misschien nog een aantal speciale handelingen nodig. Denk hierbij aan het wel of niet toepassen van de Kleine Ondernemersregeling en bepaalde aftrekposten. Voor deze handelingen zullen de meeste ondernemers toch een deskundig iemand inschakelen, zoals de boekhouder of de accountant. Deze boekhouder of accountant is bovendien erg handig bij het controleren van de administratie die je als ondernemer zelf zou hebben gedaan bij stap 1 tot en met 4. Er zijn dan ook weinig ondernemers die ook stap 5 zelf helemaal uitvoeren. Toch is het helemaal niet zo verkeerd als je stap 1 tot en met 4 zelf uitvoert, en de eindcontrole en speciale handelingen overlaat aan een financieel professional. De stappen 1 tot en met 4 zelf doen geeft je sowieso een goed inzicht in je eigen cijfers en zou voor een forse besparing op de administratiekosten kunnen zorgen.

Conclusie: Zelf boekhouden, gebrek aan kennis of vertrouwen?

In mijn ogen is de theorie van stap 1,2,3 en 4 goed aan te leren en is het een stukje angst wat ondernemers ervan weerhoudt om zelf te boekhouden. De principes zijn vrij duidelijk en als het goed is heb je veel van de informatie als ondernemer al vaker gehoord. Je zou dan ook een flink deel van de boekhouding zelf kunnen doen, mits je dat wil natuurlijk. Als je de situatie van uitbesteden en weinig zelf doen prima vindt, moet je dit vooral blijven doen. Toch is er ook een grote groep ondernemers die best meer zelf zou willen doen, maar er naar eigen zeggen geen kennis voor heeft. Toch kan deze groep met een klein beetje extra kennis van boekhouden heel goed uit de voeten met een deel van de eigen administratie. Met dat inzicht is er dan ook een cursus Boekhouden voor Beginners ontwikkeld. Het doel van deze cursus is niet om mensen op te leiden tot boekhouder, maar om hen net dat stukje informatie en kennis te geven waarmee zij een of meerdere stappen zelf kunnen doen. De cursus, met informatie en instructies,  is gratis online voor iedereen toegankelijk. Doe de cursus en sta versteld van wat je eigenlijk prima zelf kunt doen.

 

Door | 2017-03-22T10:54:15+00:00 19 mei 2016|Boekhouden, Ondernemen, Online Boekhouden|0 Reacties

About the Author:

In 1993 werkte ik als accountant in mijn eigen administratiekantoor. Ik werkte met een boekhoudprogramma in Microsoft DOS, terwijl ik zelf een voorliefde had voor Apple producten. Het DOS-programma was behoorlijk complex en ik dacht: “Dat moet toch makkelijker kunnen!?” Ik zocht een programmeur en een tijdje later was Informer geboren.