Home/Accountancy, Boekhouden, Ondernemen, Online Boekhouden/Verschillen online en offline boekhouden

Verschillen online en offline boekhouden

Op softwaregebied zijn continu ontwikkelingen aan de gang. Eén van de grootste veranderingen op dit moment, is de overgang van lokaal geïnstalleerde software naar webapplicaties. Het vertrouwde offline boekhouden heeft geduchte concurrentie gekregen, maar welke optie past het best bij jou en jouw bedrijf?

In de blog van deze week, wil ik je daarom wat meer vertellen over de verschillen tussen boekhouden via een webbrowser (online) en boekhouden met software op je eigen pc of laptop (offline). Wat zijn de voor- en nadelen?

Hieronder zal ik een aantal punten uitlichten, wat de keuze voor jou wellicht kan vergemakkelijken.

1. Kosten

Voor velen is het kostenplaatje het eerste waar men naar kijkt. Logisch, want dat is ook het eerste wat je “voelt” voordat je aan de slag kunt gaan.

Bij offline boekhoudpakketten zijn de startkosten over het algemeen hoger. Je betaalt 1 vast bedrag voor de licentierechten. Hierna kun je onbeperkt gebruikmaken van het pakket zonder verdere uitgaven. De kosten zijn in eerste instantie dan wel hoger, maar  zijn eenmalig en dus overzichtelijk.

Bij online boekhoudsystemen is er meestal sprake van een gespreide betaling in de vorm van een maandabonnement. Hierdoor liggen de initiële kosten lager, maar lopen de kosten wel door. Echter, deze doorlopende kosten bieden ook weer extra service.

2. Installatie en toegankelijkheid

Wat betreft het installatiegemak en de toegankelijkheid, wint de online versie het van de offline pakketten.

Van installeren is bij online boekhouden totaal geen sprake. Na het verkrijgen van de inloggegevens kan je gelijk (en overal) aan de slag. Vanaf iedere gewenste locatie kan jij, een medewerker of zelfs je accountant inloggen. Het enige nadeel is dat je altijd een internetverbinding nodig hebt.

Offline pakketten dienen geïnstalleerd te worden. Dat hoeft op zich nog niet zo heel veel tijd in beslag te nemen, maar je moet wel eerst wachten tot je de installatiebestanden tot je beschikking hebt. Daarnaast dient de computer (of server) ook aan alle systeemeisen te voldoen. De toegankelijkheid laat ook te wensen over, aangezien je altijd aan je computer gebonden bent. Het voordeel is wel dat niet perse een internetverbinding nodig is.

3. Back-up van de administratie

Zoals wettelijk bepaald, ben je verplicht om gedurende 7 jaar je administratie te bewaren. Het is daarom noodzakelijk om altijd voor een goede back-up van de administratie te zorgen. Je moet er toch niet aan denken dat er onverhoopt iets mee gebeurt.

Voor zowel online als offline boekhouden, is het maken van een back-up van toepassing. Het verschil is echter dat bij offline boekhouden je zelf verantwoordelijk bent voor het regelmatig maken (en goed/veilig bewaren) van een back-up. Bij online boekhouden heb je daar geen omkijk naar. De back-ups worden volledig door de softwareleverancier uit handen genomen.

4. Veiligheid

Met betrekking tot de veiligheid, zullen de meeste mensen gevoelsmatig kiezen voor offline systemen.

Bij online boekhouden heb je wellicht eerder het gevoel dat je geen volledige “controle” hebt over je gegevens en dat je administratie “gehackt” kan worden. Voor een deel is deze gedachte begrijpelijk, gezien de hoeveelheid aanvallen op banken op dit moment. Het risico is echter te verwaarlozen indien je gebruikmaakt van de diensten van een erkend softwarebedrijf.

Offline boekhouden brengt ook risico’s met zich mee. Denk maar eens aan diefstal of brand-, rook- en waterschade.

5. Bankkoppelingen

Zowel online als offline boekhoudsystemen bieden de mogelijkheid om met banken te koppelen. Dit maakt daarom geen verschil voor de keuze tussen online of offline boekhouden. Bekijk daarom per boekhoudpakket of zij bankkoppelingen als optie aanbieden. Deze koppelingen zijn voor het gebruikersgemak wel aan te raden.

Conclusie

Het is lastig om een conclusie te trekken zonder mijn persoonlijke voorkeur uit te spreken. De keuze voor het gewenste boekhoudpakket is nou eenmaal persoons- of bedrijfsgebonden.

Om die reden bieden wij dan ook zowel online als offline boekhoudmogelijkheden aan. Informer Account voor de persoon die z’n boekhouding liever offline verzorgt en InformerOnline voor de persoon met een voorkeur voor online boekhouden.

Waar je voorkeur ook naar uitgaat, ik hoop dat ik je met deze blog in ieder geval wat meer inzicht heb kunnen geven in een aantal van de verschillen tussen online en offline boekhouden. Mocht je nog vragen hebben, dan kun je uiteraard contact met ons opnemen of reageren op deze blog.

Door | 2017-03-22T16:23:47+00:00 19 april 2013|Accountancy, Boekhouden, Ondernemen, Online Boekhouden|1 Reactie

About the Author:

In 1993 werkte ik als accountant in mijn eigen administratiekantoor. Ik werkte met een boekhoudprogramma in Microsoft DOS, terwijl ik zelf een voorliefde had voor Apple producten. Het DOS-programma was behoorlijk complex en ik dacht: “Dat moet toch makkelijker kunnen!?” Ik zocht een programmeur en een tijdje later was Informer geboren.