Verschillen online en offline boekhouden
Op softwaregebied zijn continu ontwikkelingen aan de gang. Eén van de grootste veranderingen van de laatste jaren, is de overgang van lokaal geïnstalleerde software naar webapplicaties. Zo ziet het vertrouwde offline boekhouden steeds meer ondernemers overstappen naar online boekhoudprogramma’s. En dus rijst de vraag, welke optie past het best bij jou en jouw bedrijf?
In de blog van deze week, wil ik je daarom wat meer vertellen over de verschillen tussen boekhouden via een webbrowser (online in de cloud) en boekhouden met software op je eigen pc of laptop (offline). Wat zijn de voor- en nadelen?
Hieronder zal ik een aantal punten uitlichten, wat de keuze voor jou wellicht kan vergemakkelijken.
1. Kosten
Voor velen is het kostenplaatje het eerste waar men naar kijkt. Logisch, want dat is ook het eerste wat je “voelt” voordat je aan de slag kunt gaan.
Bij offline boekhoudpakketten zijn de startkosten over het algemeen hoger. Je betaalt een vast bedrag voor de licentierechten. Hierna kun je onbeperkt gebruikmaken van het pakket zonder verdere uitgaven. De kosten zijn in eerste instantie dan wel hoger, maar wel eenmalig en dus overzichtelijk.
Bij online boekhoudsoftware is er meestal sprake van een gespreide betaling in de vorm van een maandabonnement. Hierdoor liggen de initiële kosten lager, maar lopen de kosten wel door. Echter, deze doorlopende kosten bieden ook weer extra service, zoals onderhoud, back-up en updates.
2. Installatie en toegankelijkheid
Wat betreft het installatiegemak en de toegankelijkheid, wint de online versie het van de offline pakketten.
Van installeren is bij online boekhouden totaal geen sprake. Na het verkrijgen van de inloggegevens kun je gelijk (en overal) aan de slag. Vanaf iedere gewenste locatie kan jij, een medewerker of zelfs je accountant inloggen. Waar ook ter wereld, het enige dat je nodig hebt is een browser en een internetverbinding.
Offline pakketten dienen geïnstalleerd te worden. Dat hoeft op zich nog niet zo heel veel tijd in beslag te nemen, maar je moet wel eerst wachten tot je de installatiebestanden tot je beschikking hebt. Daarnaast dient de computer (of server) ook aan alle systeemeisen te voldoen. De toegankelijkheid laat ook te wensen over, aangezien je altijd aan je computer gebonden bent. Op die manier heb je met offline boekhoudprogramma’s niet de flexibiliteit en vrijheid die online boekhouden wel biedt.
3. Back-up van de administratie
Zoals wettelijk bepaald, ben je verplicht om gedurende 7 jaar je administratie te bewaren. Het is daarom noodzakelijk om altijd voor een goede back-up van de administratie te zorgen. Je moet er toch niet aan denken dat er onverhoopt iets mee gebeurt.
Voor zowel online als offline boekhouden, is het maken van een back-up van toepassing. Het verschil is echter dat bij offline boekhouden je zelf verantwoordelijk bent voor het regelmatig maken (en goed/veilig bewaren) van een back-up. Bij online boekhouden heb je daar geen omkijk naar. De back-ups worden volledig door de softwareleverancier uit handen genomen. Zo heeft InformerOnline het keurmerk Betrouwbaar Boekhouden. Dit keurmerk, ontwikkeld door het onafhankelijke onderzoeksbureau voor boekhoudsoftware GBNED, stelt strenge eisen aan leveranciers van online boekhoudpakketten. Ook het regelmatig maken van back-ups is opgenomen in het normenkader van het keurmerk. Met online boekhouden van InformerOnline hoef je je dus geen zorgen te maken om die regelmatige back-ups.
4. Veiligheid
Met betrekking tot de veiligheid, zullen de meeste mensen gevoelsmatig kiezen voor offline systemen. Helaas is dat niet altijd terecht. Zo is de recente uitbraak van ransomware nota bene verspreid door een offline boekhoudpakket.
Bij online boekhouden heb je wellicht eerder het gevoel dat je geen volledige “controle” hebt over je gegevens en dat je administratie “gehackt” kan worden. Het risico is echter te verwaarlozen indien je gebruikmaakt van de diensten van een erkend softwarebedrijf.
Offline boekhouden brengt ook risico’s met zich mee. Denk maar eens aan diefstal of brand-, rook- en waterschade of de mensen die hun data in dezelfde ruimte opslaan als het PC-systeem.
5. Boekrobots
Verreweg de meeste innovaties in de wereld van boekhoudsoftware vinden plaats in de online cloudoplossingen. Het meest belangrijke voorbeeld hiervan zijn de innovaties in automatisering. Boekrobots en andere slimme tools zorgen ervoor dat steeds meer processen van de boekhouding automatisch kunnen worden uitgevoerd. Zo kun je met InformerOnline bijvoorbeeld veel tijd besparen door onder meer een VerzamelRobot, HerkenRobot, BoekRobot en een BankRobot. Een gemiddelde ondernemer zou hier al snel zo’n 15 uur per maand mee kunnen besparen.
Bovendien wordt online boekhouden steeds eenvoudiger gemaakt. Ingewikkelde boekhoudprincipes vinden steeds meer op de achtergrond plaats waardoor je als ondernemer eigenlijk ook zonder boekhoudkennis prima de boekhouding kunt doen.
6. De Belastingdienst
Je hebt net al kunnen lezen dat de Belastingdienst zich op het gebied van online boekhouden beweegt door zich bemoeid te hebben met het ontwikkelen van een kwaliteitskeurmerk. Aan de andere kant wordt ook de ondernemer op allerlei gebieden geholpen. Zo hoef je bij een online boekhoudpakket als InformerOnline niet meer in te loggen bij de Belastingdienst om de BTW-aangifte in te dienen. Je gaat in het pakket naar de aangifte en verstuurd hem met één klik naar de Belastingdienst. Dat is wel zo makkelijk…
Conclusie
Het is lastig om een conclusie te trekken zonder mijn persoonlijke voorkeur uit te spreken. De keuze voor het gewenste boekhoudpakket is nou eenmaal persoons- of bedrijfsgebonden.
Om die reden bieden wij dan ook zowel online als offline boekhoudmogelijkheden aan. Informer Account voor de persoon die z’n boekhouding liever offline verzorgt en InformerOnline voor de persoon met een voorkeur voor online boekhouden.
Waar je voorkeur ook naar uitgaat, ik hoop dat ik je met deze blog in ieder geval wat meer inzicht heb kunnen geven in een aantal van de verschillen tussen online en offline boekhouden. Mocht je nog vragen hebben, dan kun je uiteraard contact met ons opnemen via de chat of smartphone. Je kunt natuurlijk ook direct aan de slag met een gratis proefversie van 30 dagen van InformerOnline.
