/, Boekhouden, Online Boekhouden/Robotic Accounting: De toekomst?

Robotic Accounting: De toekomst?

Tot nu toe is een volledig gerobotiseerde wereld vooral het decor van speelfilms. Toch zijn er ongemerkt al best veel handelingen in ons dagelijks leven overgenomen door machines. In de boekhoudwereld is dit niet anders, slimme software heeft ondernemers al een hoop tijd bespaard. Maar waar zullen deze ontwikkelingen eindigen? Is een volledig geautomatiseerde boekhouding ècht mogelijk? In deze blog gaan we in ieder geval kijken wat de huidige stand van zaken is op het gebied van Robotic Accounting.

OCR, een moedige eerste stap!

Bij de introductie van OCR-technologie in de boekhoudwereld waren de verwachtingen hooggespannen. Software die tekens, en daarmee informatie, kan herkennen op in- en verkoopfacturen en deze vervolgens al kan invoeren in de boekhouding, het scheelde boekhouders en accountants veel tijd! Inmiddels zijn we een aantal jaar verder en naast dat we enorm geprofiteerd hebben van de technologie begonnen we langzamerhand toch de tekortkomingen te zien. Belangrijkste minpunt van de OCR-technologie is de hoogte van de dekkingsgraad voor herkenning, gemiddeld rond de 60%. Deze beperkte mate van herkenning zorgt ervoor dat de boekhouder of accountant alsnog veel nawerk moet doen.

Desondanks bleek OCR een grote stap in de goede richting en daarmee de start  van Robotic Accounting.

UBL, een logisch vervolg!

Universal Business Language (UBL) is een door OASIS ontwikkelde digitale standaard voor elektronische bedrijfsvoering. UBL maakt gebruik van XML en is gebaseerd op de ebXML Core Components. Zowel de Nederlandse als Belgische overheid hebben gekozen voor UBL 2.0 als standaard XML-formaat voor e-facturatie.

Tot zover het technische gedeelte van UBL. Ondanks dat UBL al een aardig tijdje gebruikt en gefaciliteerd wordt, begint de grote massa die te maken heeft met facturen pas langzaam aan het fenomeen te wennen. Veel ondernemers zullen bevestigen dat steeds meer facturen als PDF per e-mail worden verzonden, maar zullen nog weinig aandacht schenken aan het onbekende .xml-bestandje dat meegestuurd wordt. Deze ondernemers weten dan ook niet dat juist dit kleine onbekende bestandje hun een hoop tijdwinst kan opleveren bij het verwerken van de facturen.

Het grote voordeel van UBL ten opzichte van OCR is de dekkingsgraad, die is bij UBL in principe namelijk 100%. Dat betekent dat alle informatie van de factuur herkend wordt en verwerkt zou kunnen worden in moderne (online) boekhoudprogramma’s. In de praktijk hoeft de ondernemer dus alleen nog te controleren of de grootboekrekening goed staat ingevuld en te bevestigen, kortom, opnieuw een flinke besparing van tijd. Een ander groot voordeel is dat UBL de kans biedt om facturen niet op totaalniveau, maar op regelniveau te verwerken. In theorie zou je dus per regel kunnen bepalen welke boeking moet worden gedaan.

RGS, de volgende grote stap!

Het Referentie Grootboek Schema (RGS) is eigenlijk niets meer dan een uniform rekeningschema dat als nieuwe standaard wordt gezien. Met RGS zou de uitwisseling van financiële data vele malen vereenvoudigd worden. Het RGS is geen verplichting, maar veel partijen hopen dat het schema toch echt de nieuwe standaard zal worden. Het RGS werkt met vaste codes voor grootboekrekeningen/categorieën en dit brengt grote voordelen met zich mee.

Zo zou het RGS in combinatie met UBL facturen zelfs voor automatische boekingen en dus een volgende stap in robotic accounting kunnen zorgen. In iedere regel van de UBL factuur zou namelijk de standaard RGS code kunnen worden meegegeven, waardoor de factuur in het boekhoudprogramma automatisch geboekt zou kunnen worden. Iedereen die RGS gebruikt heeft dan bijvoorbeeld de categorie Telefoonkosten onder dezelfde code staan.

InformerOnline voorop bij robotic accounting

InformerOnline houdt de ontwikkelingen op het gebied van robotic accounting nauwlettend in de gaten. Bovendien probeert de ontwikkelafdeling van Informer zelf ook robotic accounting initiatieven te ontwikkelen. Een belangrijk voorbeeld hiervan is een automatische bankrobot. Nadat de elektronische bankafschriften in InformerOnline zijn geladen, zoekt de bankrobot automatisch naar boekingen die hij zelf kan uitvoeren. Denk hierbij aan betalingen van in- en verkoopfacturen aan de hand van bedrag- en factuurnummer, of speciaal door jou ingevoerde regels. Dit scheelt enorm veel tijd bij het verwerken van de bankmutaties en is daarmee een goed voorbeeld van robotic accounting.

Wat gaat de toekomst brengen?

De ontwikkelen van robotic accounting zijn niet meer te stoppen en de verwachting is dan ook dat steeds meer innovaties hun weg naar de boekhoudwereld zullen vinden. Goed nieuws voor ondernemers, hun boekhouding kan straks voor het overgrote deel geautomatiseerd worden. Beroepsgroepen als accountants en boekhouders zullen de trends in de markt goed moeten volgen en op zoek naar nieuwe business-kansen. Want de vraag is niet meer of robotic accounting het traditionele boekwerk van accountants over zal nemen, de vraag is wanneer?

Door | 2017-03-22T10:55:46+00:00 14 april 2016|Accountancy, Boekhouden, Online Boekhouden|0 Reacties

About the Author:

In 1993 werkte ik als accountant in mijn eigen administratiekantoor. Ik werkte met een boekhoudprogramma in Microsoft DOS, terwijl ik zelf een voorliefde had voor Apple producten. Het DOS-programma was behoorlijk complex en ik dacht: “Dat moet toch makkelijker kunnen!?” Ik zocht een programmeur en een tijdje later was Informer geboren.