Hoe houd je controle over je geld?

In Nederland zijn in 2022 2.144 bedrijven failliet gegaan volgens het CBS. Maar wist je dat ruim de helft van de faillissementen wordt veroorzaakt door een slecht beheer van de vorderingen? Openstaande facturen die onvoldoende in de gaten worden gehouden en waarbij te weinig, of te laat, actie wordt ondernomen om de verschuldigde bedragen te innen. Het gevolg is dat dit ten koste gaat van je eigen liquiditeitspositie. Jouw schuldeisers verwachten immers ook dat jij de verschuldigde bedragen binnen de gestelde termijnen betaalt. Het laatste wat je wilt is dat je bedrijf in zwaar vaarwater terecht komt, maar toch wijzen de faillissementscijfers duidelijk uit dat men de gevolgen van slecht vorderingenbeheer vaak onderschat. Het is daarom belangrijk dat je goed de controle houd over jouw financiële situatie. Hoe je dat precies doet lees je in deze blog!

1. Maar het is zo’n goede klant…

Achter je geld aan moeten gaan, is natuurlijk het minst leuke van het ondernemerschap. Je hebt immers een goede band opgebouwd met de klanten en je wilt dat zo houden. Vaak zijn het ook relaties waar je al jarenlang zaken mee doet. Je wilt ze niet lastig vallen, want “het is zo’n goede klant”. Toch is dat juist de denkwijze die je los moet laten. Het belangrijkste is om je bedrijf gezond te houden. Daar doe je jouw klanten uiteindelijk ook een plezier mee. Je moet afstand nemen van dat ‘schuldgevoel’ en op zoek gaan naar een manier om snel en eenvoudig de controle over je geld te houden. Volg de 7 stappen als je factuur niet wordt betaald om wanbetaling tegen te gaan.

2. Je uitgaven zijn net zo belangrijk

Controle houd je door een real-time overzicht te hebben van je inkomende en uitgaande geldstromen. Oftewel, je inkomsten en uitgaven. Welke facturen staan nog open, voor wanneer moeten ze betaald zijn, welke zijn voldaan en van welke openstaande facturen zijn de betaaltermijnen verstreken? Meestal neig je om eerst te kijken naar je inkomsten, maar facturen die je zelf nog moet betalen zijn net zo belangrijk. Als je een duidelijk overzicht hebt van wanneer ze betaald moeten zijn, weet je ook precies welke factuur je als eerste moet voldoen om boetes (eventuele incassokosten) en gevolgproblemen te voorkomen. Door achterstallige betalingen kunnen leveringen langer op zich laten wachten en dat heeft ook gevolgen voor jouw klanten.

3. Maak een begroting en budget

Naast het in de gaten houden van uitstaande facturen en zelf op tijd betalingen doen, is een ander element om controle over jouw geld te krijgen, het maken van een doordachte begroting. Door vooraf een goede inschatting te maken van hoeveel je verwacht aan inkomsten en uitgaven te hebben kun je goed inschatten of je in de toekomst voldoende geld hebt. Het budget, wordt meegenomen in de begroting, en is een specifiek bedrag dat aangeeft hoeveel geld er beschikbaar is voor bepaalde taken. Met de begroting en het budget zorg je ervoor je minder snel cashflow problemen krijgt.

4. Maak een spaarpotje

Het is belangrijk om de eerste maanden een klein spaarpotje op te bouwen als financiële buffer. Als ondernemer ben je zo beter voorbereid op het moment dat klanten op zich laten wachten met betalingen of als er opeens onverwachte kosten opdoen. Om te bepalen welk bedrag je nodig hebt, moet je uitgaan van jouw worst-case scenario. Benieuwd hoe jij als ondernemer een financiële buffer moet opbouwen? Lees dan onze blog: hoe bouw je in 8 stapppen een financiële buffer?.

5. Verder kijken dan Excel

Wanneer men cijfers wil bijhouden of facturen wil maken, dan denken de meeste mensen snel aan Excel. Het programma wordt door velen geprezen, omdat je er zoveel mee kunt doen. Het is zeker een mooi spreadsheet programma, maar als je er niet mee kunt programmeren dan loop je snel tegen beperkingen aan. Daarom kun je als ondernemer ook altijd uit jouw comfort zone stappen en verder kijken dan Excel. Er is namelijk nog zoveel meer mogelijk, zonder dat er kosten of nauwelijks kosten aan verbonden zijn!

Je wilt het liefst:

• de gewenste informatie direct op kunnen vragen;
• weinig handelingen nodig hebben om je facturen te beheren;
• meteen tot actie over kunnen gaan wanneer de situatie ernaar vraagt.

En daar loop je met Excel vaak in vast.

6. Administratie software

Het gebruik van factuur- of boekhoudprogramma’s is ook voor de kleinere ondernemer de afgelopen jaren veel toegankelijker geworden. Je hoeft geen groot bedrijf meer te zijn om deze luxe te kunnen veroorloven. Met de opkomt van online programma’s zijn de prijsconstructies veranderd, waardoor je niet meer diep in de buidel hoeft te tasten. Hierdoor hoeven we niet meer afhankelijk te zijn van Excel, maar is gebruiksvriendelijke administratie software binnen ieders bereik en kunnen de werkzaamheden aanzienlijk worden vergemakkelijkt. De innovaties in de boekhoudwereld volgen elkaar in rap tempo op en dit zorgt ervoor dat ondernemers vaak zonder boekhoudkennis al hun eigen boekhouding kunnen voeren.

Het beheren van inkomende en uitgaande facturen is nog nooit zo makkelijk geweest. Zo houd je het overzicht over je financiële situatie. Verschillende periodes kunnen snel met elkaar worden vergeleken en prognoses kunnen beter worden opgesteld. Daarnaast kunnen ook de herinneringen en aanmaningen worden gestandaardiseerd (inclusief koppeling met het incassobureau), waardoor je ook tegen deze vervelende klus niet meer hoeft op te zien. En zo heeft het gebruik van administratie software nog veel meer voordelen te bieden ten opzichte van Excel. Noem alleen al de directe link met de Belastingdienst om je BTW aangifte te versturen.

Ervaren is geloven

Wil jij de controle over je geld houden? Kijk verder dan Excel en beleef hoe het ook kan! Durf die stap te nemen en ervaar het verschil! Probeer InformerOnline 30 dagen gratis!