6 Supertips voor je boekhouding in 2017!

Het jaar 2016 is voorbij en heel boekhoudend Nederland is druk bezig met het afsluiten van het boekjaar. Maar bij het afsluiten van een jaar hoort natuurlijk ook een nieuw begin: het boekjaar 2017! En wat zou het fijn zijn om je boekhouding in 2017 sneller en eenvoudiger in te richten. Daarom vandaag: 6 superhandige tips voor een snellere en eenvoudigere boekhouding!

1. Stuur je facturen direct door!

Ondernemers ontvangen tegenwoordig de meeste facturen per e-mail. Toch is het downloaden van de PDF uit de mail om te printen en in een map te doen vrij omslachtig. Ook als je de PDF direct wil uploaden in je boekhoudprogramma moet je nog een aantal stappen volgen. Natuurlijk is het veel makkelijker om de hele mail met factuur in één keer door te sturen naar de boekhouding. Gelukkig kan dat met InformerOnline. Je maakt in je boekhouding een uniek eigen e-mailadres ([email protected]) en stuurt al die facturen gewoon lekker door. Makkelijk!

2. Gebruik de kracht van UBL

UBL is een elektronische standaardtaal binnen financiële documenten, bijvoorbeeld voor facturen. Eigenlijk wordt er gewoon een klein .xml bestandje gemaakt waar alle factuurinformatie in opgeslagen is.  De PDF die altijd wordt meegestuurd is dus eigenlijk alleen maar om jou te laten zien wat er precies op de factuur staat. Het grote voordeel van UBL is dat moderne boekhoudprogramma’s, zoals InformerOnline, deze bestanden kunnen herkennen. Alle factuurinformatie wordt dus automatisch ingelezen, zonder dat je het zelf hoeft in te voeren of over te typen. Dit scheelt natuurlijk heel veel tijd bij het verwerken van inkoopfacturen…

Als er zo’n UBL .xml bestandje bij de factuur in de e-mail zit, en je stuurt die e-mail door naar het bij Tip1 genoemde e-mailadres, dan zal InformerOnline het bestandje dus herkennen en verwerken! En als je al eerder een factuur van deze leverancier hebt verwerkt, kan de Informer BoekRobot de factuur zelfs automatisch voor je boeken. Maar wat als de leveranciers jou geen UBL facturen sturen? Dan laat je natuurlijk een UBL bestand maken van al jouw facturen. De Informer HerkenRobot zet voor €0,35 cent jouw factuur om naar een 100% herkende UBL factuur, zelfs als je hem met je smartphone hebt gefotografeerd!

Op deze manier hoef je bij nieuwe leveranciers alleen nog de categorie (grootboekrekening) aan te geven en kunnen alle terugkerende facturen automatisch worden geboekt. Veel ondernemers besparen op deze manier zo’n 15 uur per maand!

3. Nooit meer inloggen op klantportals

Het blijft een grote ergernis voor veel ondernemers: het downloaden van maandelijkse facturen. Je kent het wel, de BTW aangifte moet worden verstuurd en de boekhouder belt dat hij nog een aantal facturen mist. Vervolgens moet jij wachtwoorden opzoeken, inloggen bij al die leveranciers en in hun systemen op expeditie gaan naar de facturen. En als je ze dan eindelijk gevonden hebt hoef je ze alleen nog te downloaden en naar de boekhouder te sturen. Dat kan natuurlijk veel makkelijker, het is tenslotte al 2017.

Met de VerzamelRobot log je in InformerOnline één keer in met de inloggegevens van je leverancier. Vervolgens zal iedere nieuwe factuur door het systeem automatisch worden gedownload en direct in je administratie worden gezet. En bijkomstig voordeel, de factuur wordt opgestuurd in UBL formaat. De Informer BoekRobot kan de factuur dus ook nog automatisch voor je boeken! Hoeveel tijd (en ergernis) zou dat schelen per maand?

4. Razendsnel betalingen verwerken

Nu al je in- en verkoopfacturen netjes in je administratie zijn verwerkt moeten de betalingen natuurlijk nog worden verwerkt. Zodra de elektronische bankafschriften in InformerOnline staan gaat de Informer BankRobot direct aan de slag. Allereerst zal de robot kijken of hij aan de hand van factuurnummers en bedragen matches kan vinden met de door jou verwerkte facturen. Maar de robot kan nog meer, althans, je moet hem wel een beetje helpen. Je kunt de BankRobot namelijk ook zelf opdrachten geven. Zo kun je bijvoorbeeld aangeven dat hij transacties naar jouw privérekening met het woord ‘salaris’ automatisch als ‘privéopname’ mag boeken. Op die manier kun je alle transacties waarvan jij geen factuur hebt alsnog automatiseren.

Al met al kan de BankRobot het grootste deel van de transacties automatisch voor je boeken, inclusief de facturen van Tip 2 en 3! Moet je natuurlijk wel je boekhouding netjes bijhouden of laten bijhouden…

5. Deel je bonnen net zo snel als een selfie!

De tijd van papieren bonnen en facturen lijkt voor sommigen misschien al een eeuwigheid geleden. Toch is het nog niet zo heel lang geleden dat ondernemers aan het pielen waren met nietjes, plakbandjes en héél véél papier. De laatste jaren hebben een aantal slimme innovaties het mogelijk gemaakt dat je bonnen en facturen binnen no-time in je boekhouding staan. Tegenwoordig stuurt niemand meer een SMS, mensen zijn aan het appen met Whatsapp, Facebook Messenger of Telegram. Met een chatbot kun je deze apps koppelen aan je boekhouding. Vervolgens kun je via je messenger-app vragen om cijfers, notificaties ontvangen en razendsnel foto’s van bonnen en facturen uploaden. Je deelt je bonnen en facturen dus net zo snel als een selfie aan je vrienden, en dat scheelt veel tijd! Check de video hieronder om te zien wat je kunt doen met de Informer Chatbot!

 

6. Gebruik bunq!

In de zakelijke bankwereld is tegenwoordig een hippe nieuwe speler te vinden: bunq! Bunq probeert door slimme innovaties bankieren zo snel en eenvoudig mogelijk te maken. En laat sneller en eenvoudiger nu ook het motto van Informer zijn! Daarom hebben we de handen in een geslagen en hebben we het afgelopen jaar een aantal heel handige functies voor ondernemers ontwikkeld. Zo kun je gebruikmaken van de realtime bankkoppeling, waarbij je banktransacties direct in je boekhouding staan. Ook kun je facturen betalen vanuit je boekhouding. Je selecteert in InformerOnline de facturen die je wilt betalen, je bevestigt direct in je bunq app en de facturen zijn betaald en je administratie bijgewerkt. Daarnaast hebben bunq en Informer ook een speciale BTW rekening. Daarmee wordt het actuele te betalen BTW bedrag iedere dag of iedere week overgemaakt naar een speciale rekening. Op die manier geef jij geen geld uit dat niet van jou is en voorkom je betaalproblemen bij de BTW aangifte. En het laatste voordeel: een zakelijke bunq rekening kost slechts €1 per maand (+ €1 voor de verbinding met InformerOnline).  Meer over Informer en bunq…

ervaar zelf een snelle boekhouding in 2017

Wil je een rondleiding door InformerOnline, stuur dan gewoon even een chat naar de helpdesk! We hebben ook een gratis Opstartservice van 2 uur. We helpen dan met het instellen van alle handigheidjes van InformerOnline! Zo kun je echt profiteren van optimale snelheid in 2017…

Door | 2017-05-22T11:48:50+00:00 12 januari 2017|Algemeen, Boekhouden, Ondernemen, Online Boekhouden, Tips|0 Reacties

About the Author:

In 1993 werkte ik als accountant in mijn eigen administratiekantoor. Ik werkte met een boekhoudprogramma in Microsoft DOS, terwijl ik zelf een voorliefde had voor Apple producten. Het DOS-programma was behoorlijk complex en ik dacht: “Dat moet toch makkelijker kunnen!?” Ik zocht een programmeur en een tijdje later was Informer geboren.