ICP aangifte 2025: Complete gids voor intracommunautaire prestaties

Als Nederlandse ondernemer die zaken doet met bedrijven in andere EU-landen krijg je te maken met de ICP-aangifte. Deze opgaaf intracommunautaire prestaties moet je naast je reguliere btw-aangifte indienen bij de Belastingdienst. Het correct doen van je ICP-aangifte voorkomt boetes en zorgt ervoor dat je klanten hun btw-verplichtingen kunnen nakomen.

In 2025 gelden nieuwe regels en termijnen voor de ICP-aangifte. De drempel van €50.000 bepaalt of je maandelijks of per kwartaal aangifte doet. Deze gids helpt je door alle aspecten van de ICP-aangifte, van de eerste levering tot het corrigeren van fouten.

Wat is een ICP-aangifte precies?

ICP staat voor intracommunautaire prestaties. Het betreft alle goederen en diensten die je als Nederlandse ondernemer levert aan btw-plichtige bedrijven in andere EU-landen. De aangifte zorgt ervoor dat EU-landen informatie kunnen uitwisselen over grensoverschrijdende transacties.

Bij intracommunautaire leveringen reken je geen Nederlandse btw. Je klant in bijvoorbeeld Duitsland of België geeft de btw aan in zijn eigen land. Dit systeem voorkomt dubbele belasting binnen de EU. De Belastingdienst controleert via de ICP-aangifte of de bedragen die andere EU-landen doorgeven kloppen met jouw opgave.

Het verschil met btw-verlegd is dat btw-verlegging een breder begrip is dat ook binnen Nederland kan gelden. Intracommunautaire leveringen zijn altijd btw-verlegd, maar niet alle btw-verlegde transacties zijn intracommunautair.

Wanneer moet je ICP-aangifte doen?

Je doet opgaaf ICP wanneer je in een periode goederen of diensten hebt geleverd aan ondernemers in andere EU-landen. Deze ondernemers moeten een geldig btw-identificatienummer hebben. Zonder dit nummer kun je geen ICP-aangifte doen en moet je Nederlandse btw rekenen.

De frequentie van je aangifte hangt af van je leveringen:

• Alleen diensten: Je mag kiezen tussen maandelijks, per kwartaal of jaarlijks (met vergunning)
• Goederen onder €50.000 per kwartaal: Aangifte per kwartaal
• Goederen boven €50.000 per kwartaal: Verplicht maandelijkse aangifte
• Combinatie goederen en diensten: Volg de regels voor goederen

Let op: zodra je in een kwartaal meer dan €50.000 aan goederen levert, moet je direct overstappen naar maandelijkse aangifte. Dit geldt vanaf de maand waarin je de drempel overschrijdt.

De €50.000 drempel uitgelegd

De drempel van €50.000 bepaalt hoe vaak je ICP-aangifte moet doen voor goederenleveringen. Deze drempel werkt als volgt:

Stel, je levert in januari voor €20.000, in februari voor €15.000 en in maart voor €25.000 aan goederen. Totaal €60.000 in Q1. Je overschrijdt de drempel in maart. Afhankelijk van wanneer in maart dit gebeurt, doe je het volgende:

• Overschrijding in eerste maand kwartaal: Direct drie maandelijkse opgaven voor dat kwartaal
• Overschrijding in tweede maand: Eén opgave over de eerste twee maanden, daarna maandelijks
• Overschrijding in derde maand: Eén kwartaalopgave, vanaf volgend kwartaal maandelijks

Je mag weer terug naar kwartaalopgave als je vier kwartalen achter elkaar onder de €50.000 blijft. Het vijfde kwartaal mag je dan weer per kwartaal aangifte doen, mits je ook dan onder de drempel blijft.

Stap voor stap: ICP-aangifte invullen

Het correct invullen van je ICP-aangifte verloopt via deze stappen:

Stap 1: Verzamel de benodigde gegevens

Voor elke EU-klant heb je nodig:

• Het volledige btw-identificatienummer (inclusief landcode)
• Totaalbedrag geleverde goederen in de periode
• Totaalbedrag verleende diensten in de periode
• Eventuele correcties op eerdere periodes

Stap 2: Controleer btw-nummers

Verifieer alle btw-nummers via het VIES-systeem van de Europese Commissie. Een ongeldig nummer betekent dat je alsnog Nederlandse btw moet berekenen. Bewaar de verificatie als bewijs voor je administratie.

Stap 3: Vul rubriek 3b van je btw-aangifte in

In je reguliere btw-aangifte geef je bij rubriek 3b het totaalbedrag op van alle intracommunautaire prestaties. Dit bedrag moet exact overeenkomen met het totaal van je ICP-aangifte.

Stap 4: Specificeer in de ICP-aangifte

Per afnemer vul je in:

• Btw-identificatienummer zonder spaties of punten
• Totaalbedrag goederen (rubriek 3a)
• Totaalbedrag diensten (rubriek 3b)
• Eventuele correcties in rubrieken 1 en 2

Stap 5: Controleer en verstuur

Vergelijk het totaal van je ICP-aangifte met rubriek 3b van je btw-aangifte. Bij verschillen zoek je uit waar de fout zit voordat je indient. De aangifte moet uiterlijk de laatste dag van de maand na het aangiftetijdvak binnen zijn.

Praktijkvoorbeelden ICP-aangifte

Voorbeeld 1: Webshop met B2B verkopen

Je verkoopt in Q1 2025 voor €35.000 aan elektronica aan een Duits bedrijf (DE123456789) en voor €12.000 aan een Belgisch bedrijf (BE0987654321). Totaal €47.000, dus onder de drempel.

Actie: Kwartaalopgave ICP met twee regels:
- DE123456789: €35.000 (goederen)
- BE0987654321: €12.000 (goederen)

In je btw-aangifte staat bij rubriek 3b: €47.000

Voorbeeld 2: IT-dienstverlener met gemengde leveringen

Je levert cloudservices aan een Frans bedrijf voor €8.000 per maand en verkoopt eenmalig hardware voor €15.000. Het Franse btw-nummer is FR12345678901.

Actie voor Q1: Kwartaalopgave ICP met:
- FR12345678901: €15.000 (goederen, rubriek 3a)
- FR12345678901: €24.000 (diensten 3 maanden, rubriek 3b)

Voorbeeld 3: Groothandel boven de drempel

In januari 2025 lever je voor €65.000 aan goederen aan diverse EU-klanten. Je overschrijdt direct de drempel.

Actie: Drie separate maandelijkse ICP-aangiften voor januari, februari en maart. Daarna blijf je minimaal het hele jaar maandelijks aangifte doen.

Fouten corrigeren in je ICP-aangifte

Een fout in je ICP-aangifte corrigeer je in de eerstvolgende opgave. Dit doe je via de correctierubrieken:

• Rubriek 1a: Correcties op goederenleveringen vorige periodes
• Rubriek 1b: Correcties op diensten vorige periodes
• Rubriek 2: Correcties op opgaven van dit jaar

Ontdek je bijvoorbeeld in april dat je in Q1 een levering van €5.000 bent vergeten? Vul dit bedrag in bij rubriek 1a (goederen) of 1b (diensten) van je april-aangifte, samen met het btw-nummer van de afnemer.

Bij geretourneerde goederen vermeld je een negatief bedrag in de correctierubriek. De Belastingdienst heeft een uitgebreide toelichting over complexere correcties.

Speciale situaties bij ICP-aangifte

ABC-leveringen

Bij ketentransacties waarbij goederen rechtstreeks van leverancier A naar afnemer C gaan, maar jij als bedrijf B de handel faciliteert, gelden speciale regels. Alleen de schakel die het intracommunautaire vervoer regelt, doet opgaaf ICP.

Voorraadverplaatsingen

Sinds 2020 kun je onder voorwaarden voorraad naar een ander EU-land verplaatsen zonder daar btw-registratie. Via de regeling 'call-off stock' meld je deze verplaatsing in je ICP-aangifte. Je moet de afnemer vooraf kennen en de goederen binnen 12 maanden leveren.

Fiscale eenheid

Onderdelen van een fiscale eenheid behouden hun eigen btw-identificatienummer voor intracommunautaire transacties. Ze leveren onder hun oorspronkelijke naam en nummer, niet onder dat van de fiscale eenheid. De ICP-aangifte gebeurt afhankelijk van hoe de fiscale eenheid btw-aangifte doet: gezamenlijk of per onderdeel.

Digitale diensten en de ICP-aangifte

Voor digitale diensten aan bedrijven in andere EU-landen geldt de hoofdregel: de dienst wordt belast waar de afnemer is gevestigd. Je verlegt de btw en doet opgaaf ICP. Dit geldt voor:

• Softwarelicenties en SaaS-diensten
• Webhosting en cloudopslag
• Online advertentieruimte
• Digitale content zoals e-books of muziek
• Toegang tot databases

Let op: bij digitale diensten aan consumenten (B2C) gelden andere regels via de OSS-regeling. Deze transacties komen niet in de ICP-aangifte.

Boetes en gevolgen bij fouten

De Belastingdienst hanteert strenge regels voor de ICP-aangifte. Bij fouten of te late indiening riskeer je:

• Verzuimboete: €5.514 bij herhaaldelijk te laat indienen
• Vergrijpboete: Tot 100% van het aangiftebedrag bij opzet
• Informatieboete: Bij onjuiste gegevens in de opgave
• Omkering bewijslast: Jij moet bewijzen dat leveringen terecht btw-vrij waren

Daarnaast kan je klant problemen krijgen als jouw opgave niet klopt met zijn btw-aangifte. Dit schaadt je zakelijke relatie en reputatie.

ICP-aangifte met boekhoudsoftware

Moderne boekhoudsoftware zoals Informer automatiseert je ICP-aangifte. Het systeem:

• Herkent automatisch intracommunautaire transacties
• Controleert btw-nummers via VIES
• Verzamelt alle leveringen per EU-klant
• Genereert de complete ICP-aangifte
• Verstuurt direct naar de Belastingdienst
• Signaleert wanneer je de €50.000 drempel nadert

Je factureert een Duitse klant? Het systeem plaatst dit automatisch in je ICP-overzicht. Aan het einde van de periode controleer je alleen nog het totaaloverzicht en verstuur je met twee klikken beide aangiftes.

Veelgestelde vragen over ICP-aangifte

Moet ik ICP-aangifte doen bij verkoop aan buitenlandse particulieren?

Nee, de ICP-aangifte geldt alleen voor leveringen aan btw-plichtige ondernemers met een geldig btw-identificatienummer. Bij verkoop aan consumenten reken je Nederlandse btw of gebruik je de OSS-regeling.

Wat als mijn klant geen btw-nummer heeft?

Dan behandel je de levering als binnenlandse verkoop met Nederlandse btw. Je kunt geen ICP-aangifte doen zonder geldig buitenlands btw-nummer.

Geldt ICP ook voor landen buiten de EU?

Nee, ICP geldt alleen binnen de EU. Voor export buiten de EU gelden andere regels en doe je geen ICP-aangifte. Je vermeldt export in je btw-aangifte bij rubriek 3a.

Wanneer mag ik jaarlijks ICP-aangifte doen?

Alleen voor diensten kun je een vergunning aanvragen voor jaaropgave. Dit moet je schriftelijk aanvragen bij de Belastingdienst. Voor goederen is jaaropgave niet mogelijk.

Wat gebeurt er als ik geen ICP-aangifte doe?

Je riskeert boetes, de btw-vrijstelling vervalt mogelijk en je moet alsnog Nederlandse btw afdragen. Je klant kan ook problemen krijgen met zijn btw-aangifte.

Hoe controleer ik een btw-nummer?

Via het VIES-systeem op de website van de Europese Commissie. Bewaar altijd een screenshot of uitdraai van de controle voor je administratie.

Mag ik goederen en diensten op één regel zetten?

Nee, goederen (rubriek 3a) en diensten (rubriek 3b) moet je altijd gescheiden opgeven in de ICP-aangifte, ook als het dezelfde klant betreft.

Wat is het verschil tussen ICP en ICL?

ICP gaat over leveringen (prestaties) die jij doet. ICL (intracommunautaire leveringen) is de term voor goederen die je zelf aanschaft in andere EU-landen. ICL komt niet in de ICP-aangifte.

Moet ik btw-verlegd op mijn factuur vermelden?

Ja, vermeld altijd "btw verlegd" of "reverse charge" op facturen voor intracommunautaire leveringen, plus het btw-nummer van je klant.

Kan ik te veel betaalde btw terugvragen via ICP?

Nee, de ICP-aangifte is alleen voor opgave van leveringen. Voor teruggaaf van buitenlandse btw gebruik je het formulier "Verzoek om teruggaaf buitenlandse btw" via de Belastingdienst.

Conclusie: ICP-aangifte onder controle

De ICP-aangifte is verplicht zodra je zaken doet met btw-plichtige ondernemers in andere EU-landen. Door de €50.000 drempel goed te monitoren, btw-nummers te verifiëren en je administratie op orde te houden, voorkom je problemen met de Belastingdienst.

Met moderne boekhoudsoftware wordt de ICP-aangifte grotendeels geautomatiseerd. Je hoeft alleen nog te controleren of alle gegevens kloppen. Maak vooral geen fouten met btw-nummers en zorg dat je ICP-aangifte altijd overeenkomt met rubriek 3b van je btw-aangifte.

Voor complexe situaties zoals ABC-leveringen of fiscale eenheden raadpleeg je best een accountant of btw-adviseur. Zij kennen de specifieke regels en uitzonderingen die voor jouw situatie gelden.