/, Ondernemen, Online Boekhouden, Tips/8 tips voor sneller boekhouden

8 tips voor sneller boekhouden

Hoe kun je sneller boekhouden? Tijd is voor elke ondernemer kostbaar, dus is sneller boekhouden een welkome verbetering voor je administratie. Wanneer je minder tijd besteedt aan je boekhouding, houd je meer tijd over voor andere (belangrijke) zaken. Bovendien kun je flink profiteren als je eenvoudig je financiële administratie up-to-date kunt houden. Je beschikt dan immers altijd over de belangrijkste gegevens om de juiste bedrijfsstrategie te bepalen of om tijdig te handelen wanneer je financiële cijfers erom vragen. Jij loopt nooit meer achter de feiten aan en dat geeft je tevens de nodige mentale rust.Met deze blogpost wil ik daarom een aantal tips geven over hoe je efficiënter en dus ook sneller kunt boekhouden. Over het algemeen probeer ik met mijn blogposts een neutrale houding aan te nemen, maar bij dit onderwerp kan ik ons eigen online boekhoudprogramma niet negeren. Een belangrijk doel van Informer is namelijk om met sneller boekhouden bij te dragen aan het succes van Nederlandse ondernemers. Bij een aantal tips zal ik daarom InformerOnline betrekken.

1. Kies voor online boekhouden

De eerste tip is ook meteen één van de belangrijkste tips. Er is geen twijfel over mogelijk dat online boekhouden tal van voordelen biedt om je boekhouding sneller te laten verlopen. Je facturen, offertes, herinneringen en aanmaningen zijn binnen een paar klikken digitaal verzonden en je boekhouding is vanaf elke gewenste locatie benaderbaar. Dat heeft niet alleen als voordeel dat jij vanaf thuis of onderweg je administratie kunt bijwerken of kunt inzien, maar ook je accountant kan eenvoudig toegang krijgen om je bij te staan in daad of met advies.Een online boekhoudprogramma heeft tevens als voordeel dat het koppelen met andere systemen / programma’s een stuk eenvoudiger verloopt. Deze koppelingen kunnen het boekhouden voor jou nog eenvoudiger en dus sneller laten verlopen. Denk bijvoorbeeld maar aan een koppeling met de Belastingdienst, je webwinkel, het incassobureau en het kunnen gebruiken van een app. Met een app kunnen bonnen middels een foto geüpload worden. Sneller je bonnetjes en facturen toevoegen, kan bijna niet. Een webapplicatie biedt gewoon heel veel voordelen om je boekhouding efficiënter te laten verlopen. Niet alleen voor nu, maar ook voor toekomstige ontwikkelingen is een online boekhoudprogramma het ideale platform om sneller mee te werken.

2. Vraag om digitale facturen

Als je alles digitaal doet, zorg dan ook dat al je leveranciers hun facturen digitaal naar je toesturen. Online boekhoudprogramma’s bieden vaak de mogelijkheid om een e-mailadres aan te maken, speciaal bedoeld voor digitale facturen. Leveranciers kunnen hun facturen rechtstreeks naar dat e-mailadres verzenden (of je doet dat zelf) en de factuur wordt meteen voor werking in je inkoopboek opgenomen. Op die manier hoef je niet meer zelf de toegezonden facturen te digitaliseren en te uploaden.

3. Vraag om verzamelfacturen

Neem je regelmatig producten of diensten af van een leverancier? Vraag dan om verzamelfacturen in plaats van losse bonnetjes. Minder facturen zorgt voor sneller boekhouden van je kosten. Bij sommige diensten kun je ook zelf eenvoudig zorgen dat alle losse bonnetjes op 1 factuur komen te staan. Denk maar aan tank- en parkkeerpassen. Wanneer jij (of je werknemers) veel onderweg bent (zijn), loont het om deze passen aan te vragen voor het verzamelen van je vervoerskosten. Geen losse benzinebonnetjes en parkeerkaartjes meer, maar alles voor een snelle verwerking op 1 bon!

4. Automatiseer periodieke facturen

Dubbel werk verrichten is altijd een doorn in het oog bij boekhouden. Zonde van je tijd en dat moet natuurlijk efficiënter kunnen! Wanneer je bijvoorbeeld abonnementen aanbiedt, dan zal je volgens een afgesproken regelmaat dezelfde facturen moeten versturen. In InformerOnline noemen wij dat ‘periodieke facturen’. In plaats van elke maand dezelfde factuur voor die relatie aanmaken, maak je een periodieke factuur maar eenmalig aan. Vervolgens geef je aan hoe frequent de factuur verzonden dient te worden en tot wanneer. Deze facturen kunnen naar wens ter verzending voor je klaargezet worden (om eerst nog te controleren) of kunnen zelfs geautomatiseerd direct worden verstuurd. Door dit soort processen te automatiseren, kun je veel tijdwinst behalen met je administratie. Dat is gegarandeerd sneller boekhouden!

5. Optimaliseer je debiteurenbeheer

Een goed debiteurenbeheer is zeer belangrijk voor de liquiditeit van je bedrijf. Alleen daarom is het al belangrijk om hier de nodige aandacht aan te besteden, maar daar gaat uiteraard ook veel tijd in zitten. Het optimaliseren van je debiteurenbeheer zal daarom veel tijdwinst kunnen opleveren. Voor InformerOnline hebben wij daarom de SnellerBetaald™ functie ontwikkeld. Niet alleen kun je met deze functie sneller boekhouden, maar het geeft je ook de hulpmiddelen voor een scherper liquiditeitsbeleid. Openstaande facturen worden per fase gebundeld en kunnen zo nauwlettend in de gaten worden gehouden. Je ziet meteen voor welke facturen een herinnering verstuurd moet worden en na de laatste aanmaning kan de factuur met 1 klik doorgezet worden naar een incassotraject via Payt.

6. Houd zakelijk en privé gescheiden

Houd zakelijke en privébetalingen gescheiden. Wanneer je een betaalpas van de zaak hebt, doe hier dan ook alleen zakelijk aankopen mee en met privé betaalpassen andersom. Door dit bij de betalingen al gescheiden te houden, scheelt dit correcties in je boekhouding. Zo voorkom je onnodig werk en bespaar je tijd op het boekhouden.

7. Stel het boekhouden niet uit

Eerlijk is eerlijk… Boekhouden is misschien niet het leukste werk van het ondernemerschap (tenzij je bewust een beroep als boekhouder of accountant hebt gekozen), maar het moet wel gebeuren. Leer jezelf aan om facturen en bonnetjes meteen te verwerken. Alles zit op dat moment nog vers in je geheugen en het gaat veel sneller dan wanneer je er een stapel van maakt om later in te boeken. Wanneer je bonnen gaat ‘verzamelen’ zal je meer tegen je boekhouding op gaan zien en bovendien zijn je financiële cijfers dan niet up-to-date. Sneller boekhouden realiseer je ook door van sommige handelingen een automatisme te maken. Lukt meteen verwerken gewoon niet? Reserveer dan 1 of meerdere vaste momenten per week om je boekhouding bij te werken. Je zult zien dat je dan veel efficiënter werkt.

8. Maak gebruik van Scan&Herken

Bij InformerOnline kun je gebruikmaken van de Scan&Herken functie om de inhoud van digitale facturen te herkennen. Deze functie maakt gebruik van Optical Character Recognition (OCR) software, waarmee tekst uit een afbeelding kan worden gehaald. Na het uploaden van digitale bonnetjes en facturen worden de documenten niet alleen klaargezet om te verwerken, maar wordt ook meteen de inhoud herkend. De benodigde velden worden automatisch ingevuld en hoeven alleen nog gecontroleerd te worden. Door met Scan&Herken de invoer voor het grootste deel te automatiseren, kun je echt sneller boekhouden. Controleren gaat immers aanzienlijk sneller dan het handmatig invoeren van alle velden.

Door | 2017-07-10T15:51:04+00:00 3 juni 2015|Boekhouden, Ondernemen, Online Boekhouden, Tips|1 Reactie

About the Author:

In 1993 werkte ik als accountant in mijn eigen administratiekantoor. Ik werkte met een boekhoudprogramma in Microsoft DOS, terwijl ik zelf een voorliefde had voor Apple producten. Het DOS-programma was behoorlijk complex en ik dacht: “Dat moet toch makkelijker kunnen!?” Ik zocht een programmeur en een tijdje later was Informer geboren.