Afschrijven, hoe werkt dat?

Als bedrijf heb je bij grotere investeringen te maken met afschrijvingen. Afschrijven wil zeggen dat je de kosten van een investering niet in één keer aftrekt van de opbrengsten, maar dat dit gespreid gebeurt over een x-aantal jaren. Allereerst moet je dan onderscheid maken tussen inkopen en investeringen. Wanneer spreekt men over een investering en wanneer over een inkoop?

Verschil tussen investering en inkoop

Bij een inkoop koop je iets met als doel dit (bewerkt of onbewerkt) door te verkopen. Het zijn goederen die onderdeel uitmaken van je voorraad.

Investeringen maken geen onderdeel uit van je voorraad, maar vallen onder ‘bedrijfsmiddelen’. Middelen die je nodig hebt voor de bedrijfsvoering, bijvoorbeeld een bureau en/of een computer voor op kantoor. Vervolgens wordt er weer onderscheid gemaakt tussen investeringen die je niet hoeft af te schrijven en die wel afgeschreven moeten worden.

Niet afschrijven maar direct afboeken

Bij investeringen kleiner dan € 450,- excl. BTW, hoef je niet af te schrijven, maar kan je de gemaakte kosten direct afboeken. De kosten kan je meteen aftrekken van je winst, waardoor je er administratief verder geen omkijk meer naar hebt. Dit zijn relatief kleine investeringen, waar de Belastingdienst gelukkig een uitzondering voor heeft gemaakt. Het is namelijk erg vervelend als je voor al die kleine aankopen ook afschrijvingen bij moet gaan houden.

Afschrijven over meerdere jaren

Bij investeringen vanaf € 450,- excl. BTW, moet je de bedrijfsmiddelen gaan afschrijven. Dat wil zeggen dat je de kosten van de aankoop gaat spreiden over de jaren waarin je een bedrijfsmiddel gebruikt. De BTW mag je wel in 1 keer aftrekken, maar het bedrag excl. BTW wordt opgesplitst.

Afschrijving berekenen

Om te berekenen wat je jaarlijks mag afschrijven, heb je de volgende gegevens nodig:

• aanschafkosten
• restwaarde
• gebruiksduur

Aanschafkosten

Met de aanschafkosten wordt niet alleen het bedrijfsmiddel zelf bedoeld, maar ook de eventuele bijkomende kosten. Hierbij kan je denken aan installatiekosten, transportkosten, etc. Het totaal hiervan gebruik je voor het berekenen van de jaarlijkse afschrijving.

Restwaarde

De restwaarde wil zeggen de waarde die het bedrijfsmiddel nog heeft na afloop van de gebruiksduur. Heeft het bedrijfsmiddel op dat moment nog waarde of is het volledig versleten? De leverancier kan eventueel uitkomst bieden als je niet weet wat de restwaarde na zoveel tijd is. Zij kunnen dit over het algemeen goed inschatten.

Gebruiksduur

Hoe lang ga je het bedrijfsmiddel gebruiken? Bij afschrijvingen mag je maximaal 20% per jaar afschrijven. Dit betekent een minimale gebruiksduur van 5 jaar. Bij veel gebruiksmiddelen wordt over het algemeen een gebruiksduur van 5 tot 10 jaar gehanteerd, waarbij altijd moet worden afgerond op hele jaren.

Berekening

Het uitzoeken van de hierboven genoemde 3 gegevens is het meeste werk. Als je moeite hebt om de restwaarde of om de gebruiksduur te bepalen, raadpleeg dan mensen die daar verstand van hebben. Ook jouw accountant of administratiekantoor zal je goed op weg kunnen helpen. Als die gegevens eenmaal bekend zijn, is de rekensom heel simpel:

(aanschafkosten – restwaarde) / gebruiksduur = afschrijving per jaar

Overigens mag je een bedrijfsmiddel alleen afschrijven over het deel dat je het in het jaar hebt gebruikt. Wanneer je het bedrijfsmiddel op 1 mei hebt gekocht, dan mag je in dat jaar maar 8/12 van de berekende afschrijving per jaar afschrijven.

Uitzoekwerk maar helder

Afschrijven is dan wel wat uitzoekwerk, maar de regels zijn duidelijk. Als je de juiste gegevens bij elkaar hebt verzameld, is het eenvoudig te berekenen. De grootste uitdaging is om het administratief ordelijk bij te houden. Gelukkig biedt Informer’s online boekhoudsoftware daar uitkomst in. Als je alle hierboven genoemde informatie namelijk netjes invult, worden de afschrijvingen automatisch in je boekhouding verwerkt. Snel en eenvoudig…

Meer informatie over de regels van het afschrijven, kun je vinden op de website van de Belastingdienst.