Orde houden in ontvangen bonnen en facturen

Als ondernemer ontvang je van alle kanten inkoopdocumenten. Van het bonnetje van een parkeergarage of tankstation tot de factuur van je meest belangrijke leverancier. Al die bonnen en facturen in de boekhouding te krijgen kan een flinke klus zijn. Dit geldt niet alleen voor bedrijven in het MKB, maar ook voor een ZZP’er… Daarom geven wij hier een aantal handige tips, zodat jij alles in no-time op de juiste plaats hebt staan en nooit meer iets kwijtraakt! Die mag je als ondernemer niet missen…

Het grote ‘probleem’ is dat je verschillende inkoopdocumenten op een andere manier ontvangt. Zo krijg je bonnetjes van aankopen aan een kassa of automaat, ontvang je facturen netjes in een enveloppe in je brievenbus of ontvang je documenten in je e-mail. Gelukkig maakt het met InformerOnline niet zo heel veel uit hoe je jouw inkomende facturen en bonnen ontvangt. Voor alle documenten hebben wij een handige manier om het snel en eenvoudig online in je boekhouding te zetten.

Maak een foto van je bonnetjes

Het verzamelen en opsporen van al die akelige kleine bonnetjes uit je portemonnee, dashboardkastje of bureaulade voor iedere BTW-aangifte is misschien nog wel de grootste ergernis van een ondernemer. Gelukkig heeft InformerOnline hier een snelle en eenvoudige oplossing voor met een apparaat dat ondernemers eigenlijk altijd bij zich hebben: de smartphone! Met de InformerOnline app uit de iOs en Google Play store maak je direct een foto van je bonnetje op het moment dat je het aan de kassa ontvangt.

Hoe denkt de Belastingdienst hier eigenlijk over? Nou, goed nieuws voor ondernemers! De Belastingdienst heeft officieel verklaard dat je na het maken van een (goede) foto het originele papieren bonnetje mag weggooien. Hierdoor heb je een bonnetje dus al in je boekhouding staan voordat je bij je auto bent en maak je geen rommeltje meer van je portemonnee.

Overlopende e-mailbox en PostvakIN?

Gelukkig worden facturen tegenwoordig steeds vaker als PDF naar een e-mailbox gestuurd. Je hoeft dan alleen nog maar de PDF uit de e-mail te vissen, ergens op je pc op te slaan en vervolgens te uploaden in je boekhoudprogramma. Toch? Nee hoor, ook hier is een eenvoudigere en snellere oplossing voor. Bij InformerOnline heeft jouw boekhouding een eigen uniek e-mailadres. Op het moment dat je een e-mail met PDF naar dit e-mailadres stuurt, wordt de bijlage netjes bij de uitgaven in de boekhouding gezet. Hierdoor kun je e-mails met facturen van je leveranciers dus met één klik doorsturen naar de boekhouding óf geef je het e-mailadres van je boekhouding door aan je leveranciers.

Naast snelheid is er nog een reden om je e-mails met facturen direct door te mailen naar de boekhouding. Tegenwoordig worden facturen steeds vaker in UBL-formaat verstuurd. Naast de bekende PDF wordt dan nog een ander bestandje (.xml) meegestuurd. Dit bestandje kan door moderne boekhoudprogramma’s als InformerOnline worden herkend en zorgt er daarmee voor dat binnenkomende facturen zelfs automatisch kunnen worden verwerkt.

Registreer je gratis op het Peppol-netwerk!

Een van de nieuwste updates van InformerOnline is de mogelijkheid om je boekhouding te registreren op het Peppol netwerk. Met Peppol kun je jouw facturen via een extra beveiligd netwerk versturen naar alle aangesloten bedrijven en overheden. Het grote voordeel van Peppol is dat facturen niet naar een mailbox, maar direct naar de boekhouding van de ontvangende partij worden gestuurd. Op het moment dat een factuur verstuurd wordt kun je automatisch zien of de ontvanger aangesloten is bij Peppol. Wil iemand jou een factuur sturen, dan kan hij dat met Peppol dus direct naar jouw boekhouding doen (in UBL formaat). Op die manier hoef je als ondernemer helemaal niets meer te doen :-).

Met Peppol voldoe je ook aan alle eisen omtrent factureren naar de overheid. Voordat je wordt geregistreerd wordt eerste je identiteit geverifieerd. Op die manier hebben spookfacturen een kleinere kans op het netwerk. Bij InformerOnline is je aansluiting op Peppol kosteloos, dus registreer je vandaag nog! Waarom zou je het NIET doen !?

Rust in de tent met online boekhouden

Door al je bonnen en facturen direct bij ontvangst online in je boekhouding te zetten, werk je sneller en raak je veel minder kwijt. Op die manier heb je sneller je boekhouding op orde en worden urenlange zoektochten naar dat ene bonnetje verleden tijd. Na het online zetten van alle documenten kun je de verwerking tegenwoordig ook helemaal automatiseren. Op die manier heb je als ondernemer een snelle en efficiënte boekhouding en houd je tijd over die je waarschijnlijk liever aan andere dingen wilt besteden.

Heb jij nog geen online boekhouding? Open dan vandaag geheel vrijblijvend een proefaccount en laat je overtuigen van het gemak van online boekhouden.