/, Tips/Ondernemers laten onnodig tijd liggen met factureren

Ondernemers laten onnodig tijd liggen met factureren

Het is de trieste conclusie uit een onderzoek van het CBS (Centraal Bureau voor de Statistiek) naar het ICT-gebruik van bedrijven in Nederland. Online factureren is voor veel ondernemers nog steeds niet de standaard. En dat is zonde, online factureren is op meerdere vlakken namelijk een slimme keuze voor ondernemers in het kleinbedrijf én ZZP’ers.

Slechts 9% kleine ondernemers stuurt E-Factuur

Het onderzoek van het CBS laat zien dat slechts 9% van de kleinere ondernemer een E-factuur stuurt. Bijna de helft (47%) stuurt geen E-factuur, maar stuurt de facturen wel digitaal. Dat zijn vaak facturen die omgezet zijn in PDF en via e-mail verstuurd worden. Het feit dat deze facturen via de e-mail worden verstuurd is een stap vooruit. Toch is het jammer dat het sturen van een echte E-Factuur nog niet door de massa wordt opgepakt. Zeker op het gebied van factuurverwerking zou dit enorme stappen in efficiency voor ondernemers betekenen.

Wat is het verschil tussen een digitaal verstuurde factuur en een E-Factuur ?

Veel ondernemers die een factuur in PDF-formaat via e-mail versturen denken dat zij E-Facturen gebruiken. Toch is dat niet zo… Een PDF die via e-mail wordt verstuurd is slechts een digitale variant van de papieren factuur. Het document kan waarschijnlijk wat sneller in de boekhouding worden gezet, je hoeft immers niet meer te scannen, maar verder is de verwerking van een PDF- en papieren factuur vrijwel gelijk. Bij een E-Factuur wordt er naast het PDF-bestand nog een speciaal bestandje meegestuurd. Dit .xml bestandje is geschreven in UBL-formaat en bevat alle informatie van de factuur. Het grote voordeel van deze bestandjes is dat ze ingelezen kunnen worden door moderne boekhoudprogramma’s. Het overtypen van de factuurinformatie vanaf een papieren factuur of vanaf je beeldscherm is dan niet meer nodig. Alle factuurinformatie, zoals artikelomschrijvingen, factuurbedrag, -datum, btw-percentages en afzender worden dan automatisch voor je ingevuld. Dit scheelt je als ondernemer heel veel tijd bij het verwerken van de boekhouding. Bij InformerOnline kun je terugkerende e-Facturen zelfs automatisch laten boeken door een BoekRobot. Deze robot onthoudt bijvoorbeeld aan welke categorie jij je telefoonfactuur de eerste keer gekoppeld hebt en doet het daarna automatisch voor je.

Of je de automatische robots wel of niet gaat gebruiken, de verwerking van alle facturen zal door het gebruik van E-facturen veel sneller gaan. Je kunt als ondernemer op die manier dus echt veel tijd besparen.

42% van bedrijven ontvangt E-Facturen

Toch zijn niet alle cijfers uit het onderzoek naar e-facturen dramatisch. Het onderzoek laat namelijk ook zien dat 42% van de kleinere bedrijven wel e-facturen ontvangt. Als deze ondernemers een online boekhoudprogramma gebruiken, kunnen zij dus profiteren van een veel efficiënter verwerkingsproces en belangrijker nog: veel tijd besparen!

Vier voordelen van E-Factureren

Het gebruiken van E-Facturen heeft een aantal voordelen ten opzichte van papieren facturen en zelfs facturen die online als PDF worden verstuurd. We hebben er een aantal op een rijtje gezet.

1. E-Facturen zijn veel sneller

Als je een E-Factuur verstuurd, doe je dit vanuit een online boekhoudprogramma. Dat betekent dat je geen aparte e-mailprogramma’s meer nodig hebt om de facturen te versturen. Je verstuurt ze gewoon direct vanuit het online boekhoudprogramma per e-mail naar je klanten. Maar niet alleen het versturen gaat sneller, ook de eerder genoemde factuurverwerking zorgt voor flinke tijdbesparingen. Doordat je bij het verwerken van een inkoopfactuur geen factuurinformatie meer hoeft over te typen, bespaar je per factuur al snel twee minuten. Hoeveel facturen ontvang jij? Je bespaart tijd die je vast wel ergens anders kan besteden.

2. E-Facturen zijn goedkoper

Als je een factuur per post verstuurd, moet je de factuur uitprinten, in een enveloppe doen en frankeren. Tel daar de gang naar de brievenbus bij op en je zult snappen dat het online versturen van een factuur een stuk goedkoper is. Doordat je de boekhouding veel sneller en efficiënter kan doen zou je in principe minder kosten moeten maken voor je boekhouding. Bovendien maakt de automatische factuurverwerking het een stuk eenvoudiger voor veel ondernemers om zelf (een deel van) de boekhouding te doen. Veel ondernemers vinden zelfs een heel andere samenwerking met hun accountant. In plaats van het verwerken van de facturen controleren de accountants de boekhouding die de ondernemer heeft bijgehouden. Doordat de samenwerking met accountants verandert en de boekhouding veel sneller en efficiënter kan worden gedaan, kunnen veel ondernemers dankzij E-Facturen ook geld besparen.

3. E-Facturen zijn beter voor het milieu

Zoals in een eerdere blog te lezen is, is elektronisch factureren veel beter voor het milieu dan de traditionele manier van factureren. Uit onderzoek is gebleken dat online factureren zo’n 63% minder schade aan het milieu toebrengt dan andere manieren van factureren. Hier wordt ook de factuurverwerking in meegenomen.

4. E-Facturen zijn professioneler

Alleen ondernemers die hun boekhouding, en daarmee hun bedrijf, goed geregeld hebben sturen vaak E-facturen. Zij hebben immers de tools die het sturen van een E-Factuur mogelijk maken. Veel ondernemers denken dat je voor het sturen van een E-factuur veel moet investeren. Toch kun je zelfs als ZZP’er met een boekhoudpakket van €10 per maand al onbeperkt E-Facturen versturen. De investering hoeft dus niet heel groot te zijn om andere bedrijven te laten zien dat je een professionele business hebt.

Ga aan de slag met E-Facturen!

Als je de voordelen van E-Facturen ziet en je beseft dat zelfs voor ondernemers in het kleinbedrijf en ZZP’ers de tools voor E-facturatie binnen handbereik zijn, kan het haast niet anders dat het aandeel van E-Factureren de laatste jaren gaat stijgen. Wil jij ook kijken wat een online boekhoudprogramma voor jou kan betekenen? Neem dan een proefaccount op InformerOnline en laat je verrassen.

probeer informeronline 30 dagen gratis

Door | 2018-02-27T12:20:39+00:00 22 februari 2018|Facturen, Tips|0 Reacties

About the Author:

In 1993 werkte ik als accountant in mijn eigen administratiekantoor. Ik werkte met een boekhoudprogramma in Microsoft DOS, terwijl ik zelf een voorliefde had voor Apple producten. Het DOS-programma was behoorlijk complex en ik dacht: “Dat moet toch makkelijker kunnen!?” Ik zocht een programmeur en een tijdje later was Informer geboren.