8 Tips voor effectief Debiteurenbeheer

Het principe blijft simpel, je levert producten of diensten en de klant betaalt altijd netjes op tijd de factuur.Toch? Als de wereld er echt zo uit zou zien zouden minder ondernemers problemen hebben met hun cashflow en zou debiteurenbeheer helemaal niet nodig zijn. Helaas is de werkelijkheid anders en kunnen veel ondernemers wel een aantal tips over debiteurenbeheer gebruiken. Vandaar in deze blog: 8 tips voor effectief Debiteurenbeheer!

Tip 1: Weet aan wie je levert

Stel je voor, er komt een potentiële klant naar je toe waarvan je weet dat hij in geldproblemen zit. Zou je deze klant op rekening durven leveren, of neem je het zekere voor het onzekere en vraag je een betaling vooraf? Het zijn lastige keuzes waar sommige ondernemers, zeker in deze economische tijd, mee te maken krijgen. De reden dat je als ondernemer bij deze klant een betaling vooraf vraagt is redelijk simpel: je wilt immers zekerheid over je eigen betaling. Maar wat doe je als je een potentiële klant helemaal niet kent?

Het lijkt misschien raar en niet rendabel om naar iedere nieuwe klant een uitgebreid onderzoek te doen en misschien is dit ook wel zo. Maar toch kan het bij bepaalde goederen en diensten helemaal geen kwaad om een stukje research te doen. Zo zou je kunnen beginnen met het Googelen van de persoon of het bedrijf, misschien komen er wel opmerkelijke resultaten naar voren. Daarnaast zijn er bij externe instanties inlichtingen in te winnen. Bijvoorbeeld bij de Kamer van Koophandel, waar je tegen betaling uittreksels van bedrijven kunt halen. Een ander voorbeeld van een instantie waar je informatie kunt inwinnen zijn kredietinformatiebureaus. Deze bureaus hebben een grote database aan kredietinformatie en kunnen in sommige gevallen zelfs adviseren vanaf welk factuurbedrag leveringen risicovol zijn.

Zorg dus dat je weet aan wie je levert, dit kan je veel problemen in de toekomst besparen!

Tip 2: Maak een duidelijke factuur

Als de overeenkomst van de verkoop niet duidelijk is opgesteld zouden klanten een ander beeld kunnen schetsen dan de situatie die in jouw beleving bestond. Het is daarom raadzaam om een goede factuur op te stellen, met alle factuureisen duidelijk omschreven. Hoe duidelijker de deal, hoe beter beide partijen weten aan welke verplichting zij hun goedkeuring gaan geven. De verwachting is dan ook dat het verdere loop van de betaling etc. soepeler verloopt dan in heel onduidelijke situaties.

Tip 3: Wacht niet met het versturen van een factuur

Sommige ondernemers plannen een vast moment in hun agenda om facturen te versturen, bijvoorbeeld aan het eind van de week of zelfs het eind van de maand. Hoe langer jij wacht met het versturen van de factuur, hoe langer het daarna wachten is op de betaling ervan. Het is daarom aan te raden om facturen direct te versturen op het moment dat de verkoopovereenkomst gemaakt wordt. Bovendien zorgt het later opmaken en versturen van een factuur ervoor dat je makkelijker fouten gaat maken omdat je alle details niet meer 100% kunt herinneren.

Bovendien is het raadzaam om facturen digitaal te versturen. Niet alleen is een steeds groter deel van de boekhouding alleen nog maar digitaal, een per e-mail verstuurde factuur komt ook sneller aan bij de klant. Hoe sneller de klant de factuur ontvangt, hoe sneller deze betaald zal worden.

Tip 4: Houdt goed inzicht in openstaande facturen

Als je eigen administratie een zooitje is zul je niet betaalde facturen van anderen niet zo snel opmerken. Zorg er daarom voor dat de betaalstatus van de verkoopfacturen altijd goed op orde is. Als je in één oogopslag de status van alle facturen kunt raadplegen, kun je ook eerder en beter actie ondernemen als hierom gevraagd wordt. Goed debiteurenbeheer begint dan ook met een goed overzicht van de administratie.

Tip 5: Ga zorgvuldig om met je debiteuren

Agressieve brieven die bijna bedreigend overkomen. Helaas voelen veel bedrijven en incassobureaus zich genoodzaakt om zich op deze manier te bewegen. Het is dan ook niet voor niets dat de Consumentenbond voor particulieren een heus meldpunt begonnen is. Als je de debiteur voor de eerste keer gaat wijzen op een niet betaalde factuur is het raadzaam om hierbij heel beleefd en netjes te blijven. Het kan namelijk ook zo zijn dat de klant de betaling van de factuur gewoon vergeten is. Als jij als ondernemer dan direct met een bedreigende boodschap op de proppen komt, kan dit een relatie in de toekomst wreed verstoren.

In principe kun je als ondernemer een herinnering laten volgen door een aanmaning en uiteindelijk de vordering zelfs doorzetten naar een incassobureau. Let hierbij wel op de algemene regels, zo mag je een dag na een herinnering bijvoorbeeld niet direct een aanmaning of incassobrief sturen. Daarnaast is het erg belangrijk dat je dicht bij je zelf blijft in de berichten naar de debiteur. Natuurlijk mag je gaandeweg het incassotraject best wat meer van je laten horen, de klant moet zijn verplichting immers wel nakomen. Toch is een extreem agressieve houding aannemen, terwijl dit totaal niet bij je past, misschien ook geen goed idee.

Ook je woordkeuze is belangrijk. Als jij bijvoorbeeld een ‘eerste herinnering’ stuurt, zou de klant er vanuit kunnen gaan dat er kosteloos nog een herinnering wordt gestuurd. De klant kan dit zien als een nieuwe uitstel van betaling en niet eerder dan deze nieuwe herinnering actie ondernemen. Laat dus in het midden of je in een later stadium eventueel nog een herinnering gaat sturen.

Tip 6: Stuur niet alleen brieven

Iemand die alleen maar brieven over vorderingen toegestuurd krijgt, kan deze redelijk eenvoudig op een stapel gooien. Naast brieven zijn er als ondernemer ook nog andere methoden om in contact te komen met een debiteur. Zo zou je de debiteur kunnen opbellen, of zelfs kunnen vereren met een bezoekje. Misschien zijn er wel bepaalde redenen voor de late betaling en kom je meer te weten in een persoonlijk gesprek dan door het blind sturen van brieven.

Misschien kun je ook andere type waarschuwingen instellen, zoals herinnerings-SMSjes of zelfs herinnerings-Whatsappjes.

Tip 7: Niet betalen? Plan C

Als we een soepel verloop van een vordering als Plan A zien en het reguliere incassotraject als Plan B, is er in sommige gevallen ook nog een Plan C. Als de betaling van een debiteur uitblijft zijn er een aantal zaken die je als ondernemer nog kunt proberen. Het is hierbij wel raadzaam om goed uit te zoeken wat de spelregels van deze acties zijn.

Een voorbeeld van zo’n regeling is het Recht van Reclame. Na een schriftelijke verklaring zou je als verkopende partij de door jou verkochte goederen weer terug mogen vorderen als er niet betaald wordt. Een tweede voorbeeld is verrekenen. Als een klant jou nog moet betalen en er een overeenkomst andersom wordt gesloten, mag je in principe de ene vordering met de andere transactie verrekenen. Natuurlijk moet dit wel een transactie zijn tussen dezelfde partijen.

Nogmaals een opmerking naar ondernemers, laat je goed voorlichten als je een Plan C wilt uit gaan voeren!

Tip 8: Oninbare facturen en BTW

Als een debiteur na alle pogingen nog steeds niet in staat is om een betaling te doen, kan de verkoopfactuur als oninbaar worden aangemerkt. Deze trieste status laat zien dat de factuur in de toekomst ook niet meer zal worden betaald. Je neemt als ondernemer in dat geval ‘je verlies’. Toch heb je misschien wel BTW afgedragen voor de niet betaalde factuur. Onder bepaalde spelregels mag je de afgedragen BTW van oninbare facturen als pleister op de wond weer terugvragen bij de Belastingdienst.

Slim Debiteurenbeheer met InformerOnline

InformerOnline is ontwikkeld met oog op de ondernemer, ook op het gebied van debiteurenbeheer. Facturen kun je vanuit InformerOnline razendsnel digitaal versturen, zodat de klant deze snel zal ontvangen. Ook het inzicht in openstaande posten is met Informer SnellerBetaald™ goed geregeld. In één oog opslag zie je in welke fase een factuur zich bevindt en met één druk op de knop kun je netjes een herinnering of aanmaning versturen. Zelfs een koppeling met het incassobureau is mogelijk. Nog een handige functie van InformerOnline is de Informer CashFlowCheck™. Deze functie geeft een duidelijk overzicht van de kasstromen zodat eventuele betalingsproblemen tijdig aan het licht komen.

Probeer InformerOnline nu geheel vrijblijvend 30 dagen gratis en ontdek hoe je jouw verkoopfacturen ook ècht sneller betaald krijgt.