Voor het eerst personeel aannemen? Dit moet je regelen

Als je bedrijf maar blijft groeien, is het misschien tijd om iemand in dienst te nemen. Maar wat moet je allemaal regelen voordat je überhaupt iemand mag aannemen? In deze blog leggen we uit wat je allemaal  vast moet leggen, dus lees snel verder!

Aanmelden als werkgever

Ga je voor het eerst een werknemer aannemen? Dan moet je je als werkgever laten registreren bij de Belastingdienst en Kamer van Koophandel. Via de website van de Belastingdienst kun je je aanmelden als werkgever. Als je alles goed hebt ingevuld, ontvang je een loonheffingennummer. Dit nummer heb je nodig zodat je aangifte kunt doen en omdat je loonheffingen moet inhouden op het salaris van je werknemer.

Naast het formulier van de Belastingdienst geef je via het wijzigingsformulier door aan de Kamer van Koophandel dat je personeel in dienst gaat nemen. Ook als je later veranderingen doorvoert in je personeelsbezetting, geef je dat altijd door aan de KvK. Hier vind je het wijzigingsformulier van de Kamer van Koophandel.

Werving en selectie personeel

Omdat je de juiste persoon wil vinden voor de baan, is werving en selectie een belangrijke eerste stap. Begin dus met het opstellen van een goede vacaturetekst. Tips nodig voor het schrijven van een goede vacaturetekst? De Kamer van Koophandel geeft 13 tips voor een vacaturetekst op hun website.

Identiteitscontrole personeel

Het is niet alleen handig om de identiteit van je personeel te controleren, je bent zelfs verplicht dit te controleren voordat de werknemer bij jou gaat werken. Geldige identiteitsbewijzen zijn een Nederlands paspoort of identiteitskaart, een vreemdelingenkaart of (bromfiets)rijbewijs. Twijfel je aan de echtheid van het identiteitsbewijs? Lees op de site van Rijksdienst voor identiteitsgegevens hoe je het document kan controleren. Je bewaart een kopie van de identiteitsbewijzen in je loonadministratie, waarbij alle persoonsgegevens goed leesbaar opstaan.

Arbeidsvoorwaarden vastleggen

Leg de arbeidsvoorwaarden vast, dit kan zowel mondeling als schriftelijk. Om het zwart op wit te hebben, gaat de voorkeur uit om alles schriftelijk vast te leggen, dat voorkomt veel verwarring voor jou en je medewerker. Leg deze arbeidsvoorwaarden daarom vast in een arbeidsovereenkomst. De arbeidsvoorwaarden die het meest voorkomen zijn:

• Salaris en loonstrook
  Je moet je als werkgever aan het wettelijke minimumloon houden, in verhouding met het aantal uren dat je medewerker werkt. Ook hebben ze recht op de minimum vakantiebijslag en een minimaal aantal vakantiedagen.
• Inhoudingen en verrekeningen op het salaris
  Verrekeningen zijn bedragen die je medewerker moet betalen aan jou. Denk bijvoorbeeld aan boetes. Bij inhoudingen op loon gaat het om bedragen die je via het salaris voor je werknemers betaald, zoals een aanvullende pensioenregeling of ziektekostenverzekering. Voor inhoudingen heb je wel schriftelijke toestemming nodig van je werknemer buiten je arbeidsovereenkomst. Bedragen die je wettelijk moet inhouden (zoals loonheffingen of pensioenpremies), mag je wel inhouden zonder machtiging van de werknemer.
• Arbeidsduur en werktijden
  Per dag mogen werknemers vanaf 18 jaar maximaal 12 uur werken, en per week maximaal 60 uur. Maar werknemers mogen niet iedere week het maximaal 60 uren werken. Zo mogen ze gemiddeld maximaal 48 uur per week werken over een periode van 16 weken en gemiddeld maximaal 55 uur werken per week over een periode van 4 weken.
• Vakantie- en feestdagen
  Werknemers krijgen minsten 4 keer het aantal werkdagen per week als wettelijke vakantie. Voorbeeldje: Bij een 5-daagse werkweek heeft de werknemer dus recht op 20 vakantiedagen. Meer over vakantie- of feestdagen vind je op de site van de KvK.
• Vakantiebijslag
   Je werknemer heeft minimaal recht op 8% vakantiegeld over het bruto jaarsalaris. Dat is inclusief prestatietoeslagen, overwerk, provisies, onregelmatigheidstoeslagen en uitbetaalde vakantiedagen.

Administratie aanpassen

Voordat je medewerker begint, moet je nog de verplichte gegevens in je administratie verwerken. Denk hierbij aan gegevens van de loonheffingen, de loonstaat en een kopie van de identiteit van de werknemer.

Proeftijd instellen

Je kunt een proeftijd instellen voor een werknemer als de arbeidsovereenkomst 6 maanden of langer duurt., maar dit is niet verplicht. Tijdens de proeftijd kunnen zowel jij als de werknemer direct opzeggen. Deze periode is officieel geldig als het schriftelijk is vastgelegd.

Pensioen regelen

In sommige bedrijfstakken is het verplicht een pensioen aan te bieden, dit gebeurt via een verplicht bedrijfstakpensioenfonds (bpf). Is er geen bedrijfstakpensioenfonds in jouw sector? Dan mag je zelf kiezen of je werknemers een pensioenregeling aanbiedt.