Facturen automatisch herkennen in je online boekhouding
Online boekhoudprogramma’s worden steeds slimmer. Dankzij innovaties en nieuwe tools kan een steeds groter deel van de administratie automatisch worden uitgevoerd. Deze trend wordt robotic accounting genoemd en zorgt er voor dat steeds meer ondernemers zelf hun boekhouding kunnen doen.
Een van de activiteiten die je tegenwoordig niet meer zelf zou hoeven doen is het overtypen van informatie van een inkoopfactuur. Als ondernemer heb je namelijk meerdere opties om dit proces te automatiseren. In deze blog gaan we de twee meest belangrijke opties bekijken: OCR en de HerkenRobot.
OCR / Scan&Herken
OCR staat voor Optical Character Recognition maar is vaak beter bekend onder de werknaam Scan&Herken. Zoals de naam al doet vermoeden worden inkoopdocumenten hierbij gescand op leestekens. Als de software deze leestekens herkend heeft, wordt vervolgens de vertaalslag gemaakt naar informatie. Deze informatie wordt aan jou gepresenteerd als een ingevuld veld bij het verwerken van een inkoopdocument. Zo is de OCR-software in staat om voor jou o.a. de factuurdatum, het factuurnummer en alle bedragen te herkennen en in te vullen. Scan&Herken is een gratis functie in InformerOnline ZZP Plus en MKB!
Informer HerkenRobot
Ook bij de Informer HerkenRobot wordt software gebruikt om factuurinformatie op inkoopdocumenten te herkennen. Na het herkennen van deze informatie gebeurt er echter nog iets extra’s. Voor het document wordt namelijk ook direct een UBL-bestandje aangemaakt. Dit is de digitale versie van een factuur die tegenwoordig steeds vaker wordt meegestuurd in de e-mail van een factuur. Moderne boekhoudprogramma’s kunnen deze bestandjes herkennen en vullen de informatie direct voor jou in bij het verwerken van de factuur.
Wat is beter, Scan&Herken of de HerkenRobot?
Het antwoord op deze vraag kan in iedere situatie verschillend zijn. Om jou toch een goed beeld te geven van wat voor jou het best zou zijn hebben we de twee tools op een aantal gebieden voor je vergeleken. Zo weet je precies wat het best bij jouw situatie past.
Herkenningspercentage
Een belangrijk verschil tussen Scan&Herken en de HerkenRobot is te vinden in het herkenningspercentage. Beide tools gebruiken software om leestekens en informatie te kunnen herkennen op een inkoopdocument. Bij Scan&Herken wordt de informatie die gevonden is direct voor je ingevuld en informatie die niet gevonden is opengelaten. Vervolgens moet jij als ondernemer per factuur checken of alles is ingevuld en eventueel zelf aanvullen als velden zijn opengelaten. De kwaliteit van de scan of foto van je smartphone bepalen hier voor een groot deel het herkenningspercentage. Zo zal het je niet verbazen dat een slecht genomen foto tot een veel slechtere herkenning leidt dan een goede PDF uit een e-mail. Bij OCR wordt vaak gesproken over een gemiddelde herkenning van ca. 60-70%.
Dat percentage ligt bij de HerkenRobot op 100%. Dit komt doordat informatie die niet kan worden herkend niet wordt opengelaten, maar door mensen wordt aangevuld. Daardoor wordt altijd alle factuurinformatie herkend en is het mogelijk om het UBL-bestandje aan te maken. Dit UBL-bestandje kan vervolgens zelfs automatisch worden geboekt door de boekrobots van InformerOnline.
Snelheid
Bij Scan&Herken duurt het meestal een paar minuten voordat de informatie bij de inkoopfactuur staat ingevuld. Door het mogelijke aanvullen door mensenogen is de verwerkingstijd voor de HerkenRobot een stuk langer. De volledig herkende factuur verschijnt uiterlijk 24 uur later in je boekhouding.
Toch moet je hier ook de verwerkingstijd in ogenschouw nemen. Bij Scan&Herken moet je na de herkenning altijd nog aanvullen indien nodig en vervolgens een kostencategorie aan de factuur koppelen. Bij de HerkenRobot is gegarandeerd alle factuurinformatie herkend en kan een andere boekrobot de factuur automatisch aan een kostencategorie koppelen. In veel gevallen hoef je bij de HerkenRobot dus niets meer te doen na het maken van een foto van een inkoopdocument, alles gaat vanzelf. Bij OCR is de verwerkingstijd een stuk korter, maar moet je altijd later zelf nog een of meerdere handelingen uitvoeren.
Kosten
Op het gebied van kosten is er een verschil tussen de twee herkenningstools. Bij de OCR-techniek van Scan&Herken betaal je helemaal niets extra’s als je ZZP Plus of MKB gebruikt. Ongeacht het aantal documenten dat je upload of fotografeert. Zo kun je dus gratis onbeperkt inkoopdocumenten laten herkennen in je online boekhouding. Met ZZP Basis betaal je wel een maandelijks bedrag voor Scan&Herken.
De HerkenRobot heeft een tarief per document. Hierdoor is de hoeveelheid documenten die je wilt verwerken de belangrijkste drijfveer van de prijs. Per document betaal je bij de HerkenRobot €0,35 waardoor je voor je eigen situatie een goede inschatting kunt maken van de te verwachte kosten.
Het ligt in dit geval dus een beetje aan welk pakket je gebruikt. Benieuwd naar onze pakketten?
Conclusie: wat past het best bij jou?
Als je een keuze moet maken tussen Scan&Herken en de HerkenRobot, moet je voor je zelf een keuze maken tussen herkenningspercentage, snelheid en kosten. Ben jij een ZZP’er en heb je maandelijks weinig facturen, dan kan de HerkenRobot de beste keuze zijn. Je betaalt per document en door de omzetting in UBL kunnen facturen zelfs automatisch verwerkt worden. Heb jij maandelijks echter tientallen facturen, kies je misschien wel voor Scan&Herken. Dit is namelijk gratis met uitgebreidere pakketten en het invullen van informatie zorgt al voor een snellere verwerking.
De beslissing tussen herkenning, snelheid en kosten zal per persoon verschillen.
