Hoe werkt het debiteurenbeheer?

Debiteurenbeheer is zoals de naam al doet vermoeden het bijhouden van je debiteuren, of mensen die nog een factuur van jou moeten betalen. Het proces houdt eigenlijk alle acties in doe je moet doorlopen om een factuur betaald te krijgen. Doorgaans gaat het redelijk vlot, maar als een klant niet betaalt kan dat dus best even duren. Op deze pagina doorlopen we in 4 stappen het debiteurenbeheer in InformerOnline.

Weten hoe je andere zaken regelt? Check het navigatiemenu!

1. Stel duidelijke betalingscondities op

Om zo snel mogelijk verkoopfacturen betaald te krijgen, is het van belang om duidelijke betalingsvoorwaarden te stellen. Dit doe je tijdens het aanmaken van een factuur. In InformerOnline zou je kunnen kiezen voor de volgende voorwaarden:

  • 15 dagen betaaltermijn;
  • 30 dagen betaaltermijn;
  • 45 dagen betaaltermijn;
  • Via iDEAL;
  • Via PayPal;
  • Incasso;
  • Per kas.

Met name de betaaltermijn is dus belangrijk in het debiteurenbeheer. Ontvang jij de betaling namelijk binnen de gestelde termijn, dan zal het alleen bij deze stap blijven!

2. Verstuur eventueel een herinnering of aanmaning

Betaalt een klant niet binnen de termijn? Dan beland je in het tweede level van het debiteurenbeheer, namelijk het versturen van een herinnering en eventueel een aanmaning. Een herinnering is een vriendelijke reminder waarin je vraagt of een klant, opnieuw binnen een bepaalde termijn, alsnog de factuur betaalt.

Doet deze debiteur dat opnieuw niet? Dan stuur je een aanmaning. Bijna hetzelfde als een herinnering, maar dan een stuk dwingender en serieuzer. Soms reken je dan ook extra aanmaningskosten In InformerOnline kun je deze van tevoren opstellen en direct laten versturen vanuit de handige debiteurenoverzichten, mocht dat nodig zijn.

Doorgaans zal een openstaande factuur na één van deze twee stappen wel betaald worden, maar er is nog een volgende stap…

3. Start in het uiterste geval een incassoproces

De laatste stap in het ontvangen van je geld is het starten van een incassoprocedure. Hiermee vraag je eigenlijk een incassobureau om het proces over te nemen. Vaak kunnen deze bureaus regelingen treffen met de klant. Hiervoor rekenen zij de klant dan extra kosten, of innen zij een bepaald percentage van het factuurbedrag. In InformerOnline kun je overigens direct vanuit je boekhouding een procedure starten dankzij de koppeling met Online Incasso. Let wel op dat dit volgens wetgeving pas mag nadat je een herinnering en aanmaning hebt verstuurd.

Dit is bovendien de uiterste stap om een debiteur te laten betalen, en komt de relatie met je klant dan ook niet ten goede. Start dus niet zomaar een incassoprocedure!

4. Check je automatisch geüpdatete balans

Debiteurenbeheer bijgewerkt? Dan kun je dit in InformerOnline direct terugzien in de balans. Deze wordt namelijk constant automatisch geupdatet naarmate jij de boekhouding voert. Als jij er dus voor zorgt dat een debiteur zijn openstaande factuur betaalt, zal je merken dat dit bedrag van de debiteurenpost wordt afgetrokken, en wordt toegevoegd aan je liquide middelen.

Ontdek hier hoe je eenvoudig een balans opstelt →

Debiteurenbeheer zelf uitproberen

In het online boekhoudprogramma InformerOnline kun je dus ontzettend eenvoudig zelf je debiteuren beheren, en alle stappen in het proces volgen. Dit is dankzij de vele handige overzichten gerelateerd aan debiteurenbeheer, en automatisering op grote schaal. Als innovatieve ondernemer, doe je de boekhouding smart met Informer!

Test het nu 30 dagen gratis →

Debiteurenbeheer via handige overzichten in InformerOnline
Download de printversie

Deel dit artikel!