Debiteurenbeheer

Laatst gewijzigd

31/1/2024

Flow Library Asset 4

Wat is debiteurenbeheer?

Debiteurenbeheer is zoals de naam al doet vermoeden het bijhouden van je debiteuren, of mensen die nog een factuur van jou moeten betalen. Het proces houdt eigenlijk alle acties in doe je moet doorlopen om een factuur betaald te krijgen. Doorgaans gaat het redelijk vlot, maar als een klant niet betaalt kan dat dus best even duren. Op deze pagina doorlopen we in 4 stappen het debiteurenbeheer in InformerOnline en geven we belangrijke tips.

Ontdek hier meer over wat debiteuren zijn.

1. Stel duidelijke betalingscondities op

Om zo snel mogelijk verkoopfacturen betaald te krijgen, is het van belang om duidelijke betalingsvoorwaarden te stellen. Dit doe je tijdens het aanmaken van een factuur. In InformerOnline zou je kunnen kiezen voor de volgende voorwaarden (of je kan er zelf eentje aanmaken):

  • 15 dagen betaaltermijn;
  • 30 dagen betaaltermijn;
  • 45 dagen betaaltermijn;
  • Via iDEAL;
  • Via PayPal;
  • Incasso;
  • Per kas.

Met name de betaaltermijn is dus belangrijk in het debiteurenbeheer. Ontvang jij de betaling namelijk binnen de gestelde termijn, dan zal het alleen bij deze stap blijven!

2. Verstuur eventueel een herinnering of aanmaning

Betaalt een klant niet binnen de termijn? Dan beland je in het tweede level van het debiteurenbeheer, namelijk het versturen van een herinnering en eventueel een aanmaning. Een herinnering is een vriendelijke reminder waarin je vraagt of een klant, opnieuw binnen een bepaalde termijn, alsnog de factuur betaalt.

Doet deze debiteur dat opnieuw niet? Dan stuur je een aanmaning. Bijna hetzelfde als een herinnering, maar dan een stuk dwingender en serieuzer. Soms reken je dan ook extra aanmaningskosten In InformerOnline kun je deze van tevoren opstellen en direct laten versturen vanuit de handige debiteurenoverzichten, mocht dat nodig zijn.

Doorgaans zal een openstaande factuur na één van deze twee stappen wel betaald worden, maar er is nog een volgende stap...

3. Start in het uiterste geval een incassoproces

De laatste stap in het ontvangen van je geld is het starten van een incassoprocedure. Hiermee vraag je eigenlijk een incassobureau om het proces over te nemen. Vaak kunnen deze bureaus regelingen treffen met de klant. Hiervoor rekenen zij de klant dan extra kosten, of innen zij een bepaald percentage van het factuurbedrag. In InformerOnline kun je overigens direct vanuit je boekhouding een procedure starten dankzij de koppeling met Online Incasso. Let wel op dat dit volgens wetgeving pas mag nadat je een herinnering en aanmaning hebt verstuurd.

Dit is bovendien de uiterste stap om een debiteur te laten betalen, en komt de relatie met je klant dan ook niet ten goede. Start dus niet zomaar een incassoprocedure!

4. Check je automatisch geüpdatete balans

Debiteurenbeheer bijgewerkt? Dan kun je dit in InformerOnline direct terugzien in de balans. Deze wordt namelijk constant automatisch geupdatet naarmate jij de boekhouding voert. Als jij er dus voor zorgt dat een debiteur zijn openstaande factuur betaalt, zal je merken dat dit bedrag van de debiteurenpost wordt afgetrokken, en wordt toegevoegd aan je liquide middelen.

Ontdek hier hoe je eenvoudig een balans opstelt →

Waarom is debiteurenbeheer zo belangrijk?

Als ondernemer is het zaak dat je zo snel mogelijk jouw geld ontvangt. Naast het feit dat je er gewoon recht op hebt, zorgt het er ook voor dat je geen liquiditeitsproblemen ervaart. Dat houdt simpel weg in dat je zelf wel eens in betalingsproblemen zou kunnen komen als het lang duurt voordat je debiteuren betalen. Zorg daarom dat je de bovenstaande 4 stappen altijd goed doorloopt en dubbel checkt. Op die manier weet jij zeker dat jouw debiteurenbeheer tip-top in orde is!

Debiteurenbeheer zelf doen of uitbesteden?

In het online boekhoudprogramma InformerOnline kun je ontzettend eenvoudig zelf je debiteuren beheren, en alle stappen in het proces volgen. Dit is dankzij de vele handige overzichten gerelateerd aan debiteurenbeheer, en automatisering op grote schaal. Zelf doen is tegenwoordig ongelofelijk makkelijk, en een stuk duurder dan uitbesteden. Als innovatieve ondernemer, doe je de boekhouding smart met Informer!

Belangrijke tips voor een goed debiteurenbeheer

  • Check goed met wie je in zee gaat

Voordat je gaat samenwerken met een persoon of een bedrijf, check altijd even goed met wie je zaken gaat doen. Dit kan gewoon door bijvoorbeeld het bedrijf in het handelsregister van de KVK op te zoeken, in Google te checken wat voor informatie er te vinden is of contact op te nemen met het bedrijf. Als je hiermee bezig bent, is het ook aan te raden om de financiële status en reputatie van het bedrijf te checken. Je kan ervoor kiezen om een kredietsverzekeraar te benaderen.

  • Maak je factuur zo duidelijk mogelijk

Een duidelijke factuur die op tijd wordt verstuurd wordt is makkelijker te verwerken voor de ontvanger. Ook zal de professionele uitstraling van een factuur ervoor zorgen dat de ontvanger deze factuur serieus neemt.

  • Blijf eigenaar tot betaling

Je kan in de voorwaarden of in het contract plaatsen dat je eigenaar blijft van de producten totdat de klant de betaling heeft voltooid. Op deze manier behoud je het recht om de producten terug te eisen totdat de betaling is voltooid. Dit wordt eigendomsvoorbehoud genoemd.

  • Extrinsieke motivatie

Bied de klant een goede deal aan in ruil voor een betaling vooraf of op een betaling op korte termijn. Dit voorkomt eventuele problemen met het debiteurenbeheer en de voorraad.

Test het nu 30 dagen gratis →

debiteurenbeheer bijhouden
Debiteurenbeheer via handige overzichten in Informer

Probeer Informer nu 30 dagen gratis!

Probeer het gratis