Zes stappen voor als je factuur niet wordt betaald

Bijna elke ondernemer krijgt er mee te maken: je zit maar je zakelijke rekening te refreshen, maar het geld van je klant of opdrachtgever wordt maar niet bijgeschreven. Terwijl vandaag/vorige week/vorige maand echt de deadline van je factuur was! In deze blog geeft Informer zes tips om toch je geld binnen te krijgen, zodat je niet in de financiële problemen kan komen. 

Allereerst: wettelijke betalingstermijnen

Om te kijken of je in je recht staat, zijn hieronder de wettelijke maximale betalingstermijn benoemd per categorie:

  • Particuliere klanten: hier is geen wettelijk betalingstermijn voor. Met consumenten mag je als ondernemer zelf de betalingstermijn kiezen. Dit moet wel een redelijk termijn zijn, en je moet de betaaltermijn vermelden in het contract of de algemene voorwaarden;
  • Bedrijven: bedrijven moeten facturen binnen 60 dagen betalen, tenzij anders afgesproken in een contract. Een betalingstermijn van langer dan 60 dagen mag, maar alleen als het voor beide partijen niet nadelig is. Geen betalingstermijn overeengekomen? Dan is de betalingstermijn 30 dagen.
  • Overheid: overheden moeten facturen binnen 30 dagen na ontvangst betalen. Deze mag alleen in zeer zeldzame situaties worden verlengd.

1. Controleer of jij alles goed hebt gedaan

Het kan soms zijn dat je maar zit te wachten en te wachten op je geld, en er later achterkomt dat je helemaal bent vergeten de factuur te versturen. Dus voordat je zelf met het beschuldigende vingertje gaat wijzen, kijk of je alles goed hebt gedaan. Controleer bijvoorbeeld het e-mailadres en de naam naar wie je het hebt gestuurd, of de betalingstermijn duidelijk op je factuur staat en of de mail wel is verstuurd. Controleer ook even of je de 12 factuureisen van de Belastingdienst hebt gevolgd. Als daar alles goed is gegaan, kun je verdere stappen zetten.

 

2. Stuur een eerste herinnering

Heb je na de afgesproken betalingstermijn nog geen geld ontvangen? Dan kun je een eerste herinnering naar je klant of opdrachtgever sturen. Probeer deze factuur op een vriendelijke toon te sturen, maar het ook formeel te houden. Het kan natuurlijk ook gebeuren dat je factuur onder een stapel mails is gekomen en vergeten is. In dit soort gevallen wordt het geld meestal snel gestort. Mocht dit niet zo zijn, dan kun je verder met het lezen van deze blog.

 

3. Telefonisch contact

Allemaal goed en wel, die eerste herinnering, maar als je daarna nog steeds niks hoort en je nog steeds geen geld hebt ontvangen is het tijd voor de volgende stap. Neem telefonisch contact op met jouw klant of opdrachtgever. Probeer het formeer te houden en vraag eventueel naar de reden waarom er niet betaald is.

 

4. Stuur een tweede herinnering

Nog steeds niet jouw geld binnen die op de factuur stond? Krijg je niet de persoon te pakken via de mail en/of telefoon? Of is het geld je mondeling beloofd, maar blijf je maar wachten? Tijd voor een tweede betalingsherinnering! Je hebt immers lang genoeg gewacht op de betaling. In deze mail kun je op een beleefde en zakelijke wijze benoemen dat het bedrag nog niet voldaan is. Benoem vooral dat het betalingstermijn ruimschoots is verstreken, dat je ook eerder een herinnering hebt gestuurd en diegene telefonisch hebt gesproken of diegene niet telefonisch te pakken kreeg. Geef ook aan dat als je geen betaling krijgt binnen het vastgestelde termijn, je genoodzaakt bent om verdere stappen te ondernemen.

 

5. Stuur een aanmaning en schakel een incassobureau in

Blijft het contact uit of blijven er valse beloftes komen? Dan heb je genoeg gewacht en is het tijd voor een aanmaning! Let wel op: als je klant een consument is, moet je aanmaning sturen. Als je klant een bedrijf is, dan ben je niet verplicht een aanmaning te sturen, maar het is wel aanbevolen.

Inhoud van een aanmaning

Een aanmaning is een formele brief, waarin je:

  • verwijst naar de factuur, eventuele telefoongesprekken en betalingsherinneringen;
  • een betalingstermijn stelt van 14 dagen;
  • melding maakt van incassokosten en juridische stappen als betaling uitblijft.

Het is verstandig om de aanmaning per aangetekende post met ontvangstbevestiging te sturen en een kopie te bewaren. Je kunt ook mailen, maar dan weet je niet zeker of deze aankomt. Met de aangetekende post met ontvangstbevestiging ben je juridisch gedekt wanneer de ontvanger ontkent de brief te hebben ontvangen.

Incassokosten en wettelijke rekeningen in rekening brengen

Als je na de eerste brief nog geen antwoord heb gekregen na 14 dagen, kun je een vergoeding voor incassokosten op de rekening brengen, evenals de wettelijke rente. Hieronder is uitgelegd wat dat inhoudt:

Incassokosten

Incassokosten zijn de kosten die je als schuldeiser maakt om jouw geld te krijgen van een klant of opdrachtgever die de factuur niet uit zichzelf betaalt. De maximale vergoeding is een percentage van de rekening:

Het wettelijk maximum voor incassokosten is:

  • over de eerste 2.500 euro: 15%
  • over de volgende 2.500 euro: 10%
  • over de volgende 5.000 euro: 5%
  • over de volgende 190.000 euro: 1%
  • boven 200.000 euro: 0,5% (met een maximum van 6.775 euro)

Het wettelijk minimum voor incassokosten is 40 euro. Bijvoorbeeld bij een rekening van 100 euro zijn de incassokosten 40 euro, ook al is dit hoger dan 15%.

De enige uitzondering op deze regel is als je met een bedrijf in een overeenkomst iets anders hebt afgesproken. Dan mag je deze aanhouden.

Wettelijke rente:

Dit is de rente die een schuldeiser (jij dus) volgens de wet kan eisen als jouw klant of opdrachtgever een betalingsachterstand heeft. De wettelijke rente is 2% voor particulieren (niet-handelstransacties) of 8% voor bedrijven of overheid (handelstransacties).

Lukt het ondanks alle pogingen niet om de vordering zelf te innen? Overweeg dan een incassobureau, deurwaarder of incasso-advocaat in te schakelen. Dat zijn bedrijven die vorderingen namens jou innen.

6. Stap naar de rechter

Deze stap komt gelukkig niet vaak voor, maar als het zelfs met een incassobureau niet lukt om het betalingsconflict op te lossen, dan is er nog maar één ding te doen. Naar de rechter stappen! Let wel op: controleer of je een zakelijke rechtsbijstandverzekering hebt, zodat je advocaat of een ander juridisch expert kunt inhuren. Je juridisch expert zal de wanbetaler een dagvaarding sturen, in andere woorden betekent dit dat je jouw voormalige klant/opdrachtgever voor de rechter daagt.

Makkelijk herinneringen en aanmaningen versturen via InformerOnline

Herinneringen en aanmaningen sturen kun je heel makkelijk zelf doen met InformerOnline. In het dashboard onder herinneringen heb je altijd inzicht in je openstaande facturen. Er zijn in het systeem vijf stappen, bij iedere fase hoort een andere actie richting een klant/opdrachtgever. Uiteindelijk kun je een verkoopfactuur in de vijfde fase direct doorsturen naar het incassobureau Online Incasso.