Home/Facturen, Ondernemen, Online Boekhouden, Tips/De 5 voordelen van digitaal factureren

De 5 voordelen van digitaal factureren

Vroeger kon je als ondernemer één keer per dag facturen verwachten: op het moment dat de postbode langskwam. Tegenwoordig is het fysiek versturen van een factuur in een enveloppe minder aan het worden en is digitaal factureren bezig met een opmars. Maar is het wel nodig om van deze oude traditie af te stappen en heeft digitaal factureren echt voordelen? Wat ons betreft wel, en daarom delen wij vandaag met jullie 5 voordelen van digitaal factureren!

1. Digitaal factureren scheelt veel tijd

In het traditioneel versturen van facturen ging al met al toch nog wat tijd zitten. Na het maken van de factuur in een speciaal programma (of gewoon Word en Excel) moest de factuur worden uitgeprint, in een enveloppe worden gestoken en worden gefrankeerd. Vervolgens moest de factuur op de post en duurde het minimaal een werkdag voordat de klant de factuur ontvangen had. Ondernemers die facturen als bijlage via de e-mail zijn gaan versturen konden een aantal van deze stapjes overslaan. Toch moesten zij na het maken van de factuur naar hun e-mailprogramma om een mail naar de klant op te stellen en de PDF-factuur opzoeken om deze als bijlage mee te sturen.

Tegenwoordig kan het allemaal nóg sneller. Als je een factuur in een online factuur- of boekhoudprogramma maakt wordt deze met één druk op de knop vanuit het programma netjes in de mailbox van de klant afgeleverd.

2. Snellere verwerking

Door digitaal te factureren kan jouw financiële data sneller worden verwerkt. Een eerste voorbeeld hiervan is dat zodra je een factuur verstuurd met je boekhoudprogramma deze direct in de administratie verwerkt wordt, het later invoeren van je verkoopfacturen is dan dus niet meer nodig. Maar niet alleen je verkoopfacturen, ook de verwerking van je inkoopfacturen kan door digitale facturatie enorm versnellen. Moderne boekhoudprogramma’s als InformerOnline kunnen namelijk ook digitale facturen verwerken, waardoor ook hier het boeken van facturen meer geautomatiseerd kan worden. Een belangrijk aspect van het sneller verwerken van digitale facturen is UBL.

Wie tegenwoordig digitaal zijn of haar facturen stuurt en ontvangt kan niet meer om UBL facturen heen. Universal Business Language (UBL) is een door OASIS ontwikkelde digitale standaard voor elektronische bedrijfsvoering, bijvoorbeeld voor het opstellen van facturen. Door toepassing van UBL worden facturen digitaal verstuurd én ingelezen. Hierdoor heb je in principe 100% zekerheid dat je data foutloos en geautomatiseerd wordt verwerkt.

3. Informatie wordt toegankelijker

Wie zijn of haar facturen met een speciaal factuur- of boekhoudprogramma maakt doet dit steeds vaker via een online oplossing. Het grote voordeel hiervan is dat je op die manier aan een browser en een internetverbinding genoeg hebt om in je administratie te kijken.

Naast online inzicht via een browser zijn er ook steeds meer programma’s die een mobiele app aanbieden. Zo kun je met de InformerOnline app bijvoorbeeld met je smartphone overal je verkoopfacturen inzien. Zo kun je dus eigenlijk altijd en overal je boekhouding checken, waardoor de toegankelijkheid van de financiële data veel makkelijker is.

4. Financiële data staat veiliger

Wie gebruik maakt van een online factuur- of boekhoudprogramma om digitaal te factureren profiteert ook van de beveiligingsstructuur van deze systemen. De verkoopfacturen worden opgeslagen in de cloud. Cloudopslag vindt plaats op meerdere fysieke locaties, waardoor je data in principe altijd veilig is als er op een locatie iets zou gebeuren. Hiermee is de beveiliging van jouw verkoopfacturen misschien nog wel beter geregeld dan in traditionele situaties, want als er brand uitbreekt in jouw bedrijf, staan dan zowel de data op de pc als in de ordners allemaal veilig?

Door digitaal te factureren is de kans dus ook groot dat je de beveiliging van jouw financiële data beter regelt.

5. Het is beter voor het milieu

Je zult begrijpen dat de traditionele manier van facturen op sommige punten niet alleen tijdrovender, maar ook duurder is. Immers, het printen van de factuur en de aanschaf en frankering van de enveloppe kosten allemaal geld. Ook het uitprinten of kopiëren van inkoopfacturen kost geld. Door digitaal te factureren en de verwerking ook meer te automatiseren, voorkom je een stroom aan fysiek papier. Op die manier komt die efficiëntere paperless office ook dichterbij.

Tot slot: 2 tips!

Nu we vijf voordelen van digitale facturatie hebben besproken wil ik jullie ook nog 2 tips meegeven die iedere ondernemer voordeel op zou kunnen leveren.

Tip 1 : Vraag om digitale inkoopfacturen

Als je op dit moment nog inkoopfacturen via de post ontvangt, check dan even of je leverancier ook digitale facturen stuurt. Soms betaal je zelfs extra om een factuur per post te ontvangen. Het zou dan beter kunnen zijn om de facturen in het vervolg per mail te ontvangen.

Tip 2 : Verwerk je facturen digitaal

Als je een online boekhoudprogramma gebruikt worden je verkoopfacturen automatisch verwerkt. Dit geeft je bijvoorbeeld met een debiteurentool een beter inzicht in je financiën. Maar als je ook je inkoopfacturen digitaal verwerkt kun je helemaal een slag slaan met de automatisering van je factuurstroom. Met InformerOnline is het bijvoorbeeld mogelijk om een e-mail met een inkoopfactuur in één keer door te mailen naar je boekhouding. Als de leverancier dan ook nog UBL ondersteunt wordt de factuur zelfs bijna automatisch geboekt.

Als je meer informatie wilt over digitale facturen en de voordelen hiervan, download dan het gratis ebook UBL.

 

lees het gratis ebook over ubl

Door | 2017-03-22T11:06:42+00:00 4 december 2015|Facturen, Ondernemen, Online Boekhouden, Tips|0 Reacties

About the Author:

In 1993 werkte ik als accountant in mijn eigen administratiekantoor. Ik werkte met een boekhoudprogramma in Microsoft DOS, terwijl ik zelf een voorliefde had voor Apple producten. Het DOS-programma was behoorlijk complex en ik dacht: “Dat moet toch makkelijker kunnen!?” Ik zocht een programmeur en een tijdje later was Informer geboren.