Wat is een aanmaning?

Een aanmaning is een bericht dat je krijgt van een bedrijf waarvan je nog een factuur moet betalen. Daar vóór krijg je eerst nog een herinnering. Dit maakt deel uit van het debiteurenbeheer.

Herinnering of aanmaning sturen?

Als bedrijf stuur je jouw klanten een verkoopfactuur voor de diensten of producten die je levert. Natuurlijk moet jouw klant deze factuur vervolgens betalen. Een klant die jouw factuur nog moet betalen heet een debiteur. Op het moment dat de factuurdatum verstrijkt moet je de klant even herinneren aan de factuur. Dit doe je dus door eerst een herinnering te sturen. Betaalt de klant vervolgens nog niet? Dan kun je na een nieuwe vervaldatum een aanmaning sturen. Als ook daarna niet betaald wordt, is het tijd voor eventuele tweede en derde aanmaningen, of een pre-incasso en incassoprocedure.

Het gehele hierboven beschreven proces noem je ook wel debiteurenbeheer.

Hoe ziet een aanmaningsbrief er uit?

Als je klant nog moet betalen terwijl de betaaltermijn al voorbij is, stuur je eerst een herinnering. Dit is meestal een vriendelijk berichtje waarin je jouw klant herinnert aan de openstaande factuur. Een klant kan de factuur vergeten zijn en betaalt vaak alsnog na dit bericht.

Soms reageert een klant niet op een herinnering. De volgende stap is dan om een aanmaning te sturen, die is vaak wat dwingender qua taal dan bij de herinnering. De klant heeft immers nu al wat langer niet van zich laten horen en moet de factuur natuurlijk wel gewoon betalen.

Het is belangrijk dat de aanmaning goed bij jou past. Dat betekent dat je altijd moet beseffen dat je deze namens jouw bedrijf stuurt. Misschien heeft de klant betaalproblemen en schaamt hij zich dat hij de factuur nog niet betaald heeft. Het sturen van een agressieve aanmaning kan er dan voor zorgen dat de relatie verstoord raakt, en er in de toekomst geen zaken meer worden gedaan. Denk dus goed na voordat je een aanmaning stuurt en op welke manier je dat doet.

Voorbeeld aanmaning

Geachte heer, mevrouw,
Ondanks een eerder verzonden herinnering betreffende openstaande facturen, hebben wij tot op heden geen betaling van u mogen ontvangen.
Indien u van mening bent, dat deze facturen niet terecht zijn of u problemen ondervindt bij het betalen van de factuur, dan stellen wij het zeer op prijs wanneer u dit binnen 8 dagen aan ons kenbaar maakt. Zo niet, dan verzoeken wij u tot spoedige betaling over te gaan.
Mocht deze herinnering uw betaling hebben gekruist, dan kunt u deze als niet geschreven beschouwen.
Met vriendelijke groet,
Naam Bedrijf
Debiteurenadministratie

Daarna nog steeds geen betaling?

Heeft jouw klant na het sturen van de herinnering en aanmaning nog niet betaald? Dan kun je de incassoprocedure starten. Hiermee besteed je de inning van de factuur uit aan een incassobureau. Aan een incassoprocedure zijn kosten verbonden die tot op zekere hoogte voor rekening zijn van jouw klant. Net als bij het sturen van een herinnering en aanmaning moet je goed opletten bij de manier van werken van het incassobureau. Klanten houden ondanks hun gebrekkige betalingen niet van een te agressieve werkwijze. Daarnaast zijn er een aantal spelregels voor een incassoprocedure. Weet wat je doet!

Automatisch aanmaningen versturen

Debiteurenbeheer kan zonder gespecialiseerd programma een flinke klus zijn. Je moet alle betalingen goed in de gaten houden, je wilt namelijk geen aanmaning versturen naar iemand die al betaald heeft. Met het online boekhoudprogramma InformerOnline verstuur je facturen binnen no time. En worden ze niet betaald? Dan vind je ze terug onder het Herinneringen overzicht. Hier verstuur je met één klik een aanmaning!

Sneller een aanmaning sturen met Informer SnellerBetaald
Download de printversie

Deel dit artikel!