Maak meer meters met je kilometervergoeding

Om succesvol te ondernemen als zzp’er moet je kilometers maken. Hoewel je nu misschien vaker vanuit huis zult werken, heb je in veel gevallen toch liever persoonlijk contact met klanten. Dat reizen kost geld en de regels rond kilometervergoeding zijn niet altijd duidelijk. We leggen het op deze pagina haarfijn uit en geven je een paar slimme tips!

Reiskosten zijn zakelijke kosten

De kilometervergoeding is een fiscale term voor alle reiskosten die je maakt om je werk te doen. Zolang je je vervoermiddel niet in de zaak hebt ondergebracht, kom je in aanmerking voor kilometervergoeding. Als je de gemaakte kilometers doorberekent aan een opdrachtgever, maken de reiskosten deel uit van je omzet en kun je deze als zakelijke kosten opvoeren bij de fiscus. Je omzet wordt verminderd met die kosten en het resultaat is je winst of verlies.Hoe je dat administratief regelt en bijhoudt in Informer, hangt af van het soort vervoer. Hieronder lees je per vervoermiddel hoe je de kilometervergoeding toepast.

Zakelijk rijden met je privé-auto

Maak je zakelijke kilometers met je privé-auto? Dan mag je maximaal 19 cent per kilometer opvoeren als reiskostenvergoeding. Daaruit moet je letterlijk alles financieren: brandstof, onderhoud, verzekering, wegenbelasting en parkeerkosten. Natuurlijk staat het je vrij om meer dan 19 cent door te belasten aan je opdrachtgever, maar die extra centen per kilometer worden wél bij je omzet opgeteld. Vaak loont het niet de moeite om meer dan de vaste kilometerprijs door te berekenen. Let er ook op dat woon-werkverkeer niet onder de zakelijke kilometers vallen, en dus niet in aanmerking komt voor de kilometervergoeding.Wel interessant is dat je de btw op gemaakte kosten kunt terugvragen bij de aangifte omzetbelasting, zoals de btw op brandstof, garagekosten of parkeergarage. Zorg er voor dat je de bonnetjes bewaart, want je hebt een bewaarplicht van 7 jaar.Tip: InformerOnline werkt samen met TrackJack, de handige oplossing om je kilometers te bij te houden. Koppel je kilometerregistratie  aan je boekhouding en bekijk alle gereden ritten en kilometers in je Informerpakket. Met een handige declaratieknop declareer je de kilometers direct in de boekhouding.

Auto van de zaak

Heb je een auto ondergebracht in je bedrijf, dan zijn alle kosten die op de auto betrekking hebben aftrekbaar als bedrijfskosten. Houd er wel rekening mee dat er een fiscale bijtelling geldt voor het privégebruik van de auto wanneer je meer dan 500 kilometer per jaar privé rijdt. De bijtelling hangt af van de cataloguswaarden en de CO2-uitstoot van de auto. Lees op deze pagina hoe de fiscus omgaat met de kosten rond een auto van de zaak.‍

Tip: wil je weten hoe je autokosten op de beste manier berekent? Kijk dan eens op deze pagina van de ANWB. Aan de hand van je kenteken zie je snel met welke kosten je rekening moet houden.

Openbaar vervoer

Natuurlijk kun je ook met de trein, bus, metro of taxi naar je klanten toe. Dan geldt de kilometervergoeding van 19 cent per kilometer niet. Reizen met het openbaar vervoer kun je eenvoudigweg opgeven als zakelijke kosten. Belangrijk is wel dat je alle bonnen goed bewaart, want je moet kunnen aantonen dat je deze kosten hebt gemaakt om voor klanten te werken. Tip: in de appversie van Informer Online kun je alle bonnen fotograferen en automatisch laten verwerken in je boekhouding! Een andere reden om te bewaren is natuurlijk dat je de btw mag terugvragen bij de aangifte omzetbelasting. Op alle kosten voor het openbaar vervoer zit 9% btw (óók de OV-chipkaart) en zolang je kunt aantonen dat je de kosten voor zakelijk verkeer hebt gebruikt, krijg je de btw terug.

Zakelijk fietsen op je privé-fiets

Het aardige (en gezonde!) aan de kilometervergoeding is dat je deze ook kunt gebruiken voor het fietsen naar je opdrachtgever. Je mag 19 cent per kilometer declareren als zakelijke kosten, zowel voor woon-werkverkeer als zakelijke ritjes. In dat kilometerbedrag zijn wel alle kosten inbegrepen, zoals de aanschaf, stalling en verzekering. Let er op dat je de fiets ook regelmatig privé gebruikt. Is dat niet het geval, dan moet je de fiets op naam van de zaak zetten. Soms is dat zelfs voordeliger.En wat voor de auto geldt, telt ook bij zakelijk fietsen: je mag de btw van de kosten die je maakt, terugvragen bij de aangifte van je omzetbelasting.

Verwerking kilometerregistratie in InformerOnline

De gereden ritten zijn op 2 manieren in het InformerOnline systeem toe te voegen.

1. Via de automatische koppeling met TrackJack
2. Via een handmatige invoer.

Het gemak van de automatische koppeling met TrackJack is dat, het woord 'automatisch' zegt het al, de ritten die je rijdt automatisch worden ingeladen in InformerOnline. Enige voorwaarde is natuurlijk wel dat de tracker van TrackJack in jouw voertuig aanwezig is.

Hoe de koppeling met TrackJack is op te zetten vind je hier. Maak je geen gebruik van TrackJack kunnen de ritten handmatig worden toegevoegd! Het handmatig toevoegen van ritten is zo eenvoudig mogelijk gemaakt. Zo wordt het aantal kilometers, aan de hand van de relaties die geselecteerd worden, automatisch ingevuld. Zelf de afstand berekenen is hierdoor niet meer nodig. De retour rit hoeft niet handmatig te worden geregistreerd door de Retour button. Indien ingeschakeld wordt de retour rit automatisch toegevoegd.