Kunnen facturen verjaren?
Verjaren, het is iets dat meestal geassocieerd wordt met moordzaken. Maar wat veel ondernemers niet weten is dat het ook geldt voor facturen! Maar hoe zit dat nou precies, kunnen facturen echt verjaren? Hieronder kunnen facturen vallen die maar niet betaald worden, maar ook facturen die veel te laat verstuurd worden.
Facturen verjaren dus écht!
Het recht om een betaling van een klant te eisen is niet onbeperkt geldig. De belangrijkste reden hiervoor is dat na verloop van tijd niet goed meer te achterhalen is wat de situatie was ten tijde van de koop van een product of dienst. Zo is de dienst waarschijnlijk al geleverd of is het product waar de betaling op slaat misschien al wel weggegooid. Daarnaast wil de overheid voorkomen dat debiteuren vorderingen krijgen die eigenlijk niet meer te verwachten waren.
Ben je dus vergeten om een bepaalde factuur te sturen aan een klant, check dan eerst of de verjaringstermijn is verstreken. Is dit het geval, dan hoeft de klant de factuur niet meer te betalen.
Zakelijke of particuliere klanten?
Als je een factuur stuurt naar een zakelijke klant moet deze klant de factuur gewoon betalen als de factuur niet ouder is dan 5 jaar. Hierbij wordt niet uitgegaan van de factuurdatum, maar van het aflopen van de betalingstermijn (vaak 14 of 30 dagen na de factuurdatum). In sommige gevallen kun je ook een speciale overeenkomst met individuele klanten sluiten, in dat geval kunnen aangepaste verjaringstermijnen gelden.
Als je een factuur stuurt naar een particuliere klant gelden er andere regels. Zo verjaart een factuur voor producten al na 2 jaar, en facturen voor diensten na 5 jaar.
Buitenland
Net als de factuureisen kunnen ook de regels met betrekking tot de verjaringstermijnen per land verschillen. Het is daarom ten zeerste aan te raden om deze regels te checken in de landen waar je zaken mee doet. Zo kom je nooit voor verrassingen te staan.
Kan ik verder helemaal niks doen?
Gelukkig kan dat wel. Er zijn eigenlijk twee manieren om te voorkomen dat een factuur verjaart. Allereerst het ‘stuiten’ van een verjaring. Als je als ondernemer een herinnering stuurt naar een klant, dan geldt niet meer de verlopen betalingstermijn, maar de datum van de herinnering als uitgangspunt van de verjaringstermijn. Als je dus ieder jaar een herinnering stuurt naar een klant, zal de factuur dus niet verjaren en blijft de klant verplicht tot betalen. Het is aan te raden om dit bijvoorbeeld aangetekend te doen, zodat je kunt bewijzen dat de klant de vordering op tijd onder ogen heeft gekregen.
Een tweede manier om iets met een factuur doen die niet betaald wordt, is door het bedrag te verrekenen. Als een klant jouw factuur namelijk niet betaalt en je te laat bent met stuiten en verjaring, dan mag je nog wel een factuur verrekenen. Moet jij de klant voor producten of diensten betalen, terwijl zij zelf een eerder vordering niet hebben voldaan, dan mag je dit in principe dus wel verrekenen.
Conclusie
Net als met de meeste regels zijn er veel uitzonderingen en specifieke gevallen. Het belangrijkste als ondernemer is dat jij de regels goed kent voor situaties die op jou slaan. Daarnaast kunnen goed debiteurenbeheer en een regelmatige facturatie met een goed (online) boekhoudprogramma de problemen met verjarende facturen voorkomen.
