De meest gemaakte fouten op facturen Deel 2

Het blijft een ergernis voor veel ondernemers: fouten op facturen. In een eerdere blog heb ik al zeven veel gemaakte fouten benoemd, maar er blijken er nog veel meer te zijn. Een aantal van de gemaakte fouten die hieronder staan komen van jullie ondernemers zelf. Doe er opnieuw je voordeel mee en check of jij niet een van deze ergernissen op je facturen hebt staan.

1. Verkeerde factuurdatum

Volgens de Belastingdienst zijn ondernemers verplicht om de factuurdatum te vermelden op de verkoopfacturen. Bijna iedere ondernemer lijkt dit te weten, aangezien je tegenwoordig zelden facturen aantreft zonder datering. Maar als je een datum op je factuur zet, zorg er dan wel voor dat het de goede datum is. Nu zullen niet alle ondernemers problemen hebben met een factuur die op 16 oktober staat, terwijl het eigenlijk de 17e had moeten zijn. Veel groter zijn de problemen als per ongeluk het verkeerde jaartal wordt gebruikt. Zo zul je toch veel vragen krijgen van je afnemers als je per ongeluk in plaats van 2015, 2014 op je facturen zet. Dit lijkt een open deur intrappen, maar het zou je verbazen hoeveel ondernemers hun facturen nog in programma’s als Word en Excel maken. Deze ondernemers kopiëren vaak eerdere facturen of moeten alles steeds handmatig invullen. Een fout met de datum is dan ook snel gemaakt.

2. Gegevens komen niet overeen met KvK-inschrijving

In principe mag je op een factuur de juridische naam en de handelsnaam vermelden. De enige voorwaarde bij het gebruiken van de handelsnaam is dat die naam in combinatie met het adres en de woonplaats van een partij bij de KvK moeten staan geregistreerd. En hier gaat het wel eens fout bij sommige ondernemers… Zo zijn er gevallen waarin de gegevens bij de KvK niet zijn geüpdatet, bijvoorbeeld na een verhuizing. Of dat de handelsnaam wordt gebruikt terwijl de overige verplichte gegevens niet staan geregistreerd bij de KvK. Let er daarom dus op dat de gebruikte naam en overige gegevens voldoen aan de eisen van de Belastingdienst.

3. Piepkleine banknummers en zoekplaatjes

Sommige bedrijven vermelden braaf alle verplichte gegevens op een factuur, maar vergeten hierbij het gebruikersgemak voor de klant. Zo is het belangrijk dat afnemers bepaalde gegevens kunnen vinden die zij eventueel nodig zouden hebben, maar van sommige gegevens weet je zeker dat ze het nodig hebben. Zo staan de IBAN-nummers soms verstopt tussen alle andere gegevens of staan ze in een formaat waarbij je hulpmiddelen nodig hebt om het te lezen. Dit is niet gebruiksvriendelijk voor de klant, waarvan je weet dat hij in ieder geval uw IBAN-nummer nodig heeft. Denk bij het opmaken van een factuur dan goed aan de gegevens die een afnemer nodig heeft voor een betaling en vermeld deze op een duidelijke manier.

4. Buitenlandse BTW

Sommige ondernemers krijgen te maken met facturen uit en naar het buitenland. De afhandeling van de BTW bij  zulke facturen kan per situatie verschillen. Veel ondernemers zijn hier niet of onvoldoende van op de hoogte, waardoor zij de fout in gaan bij het berekenen van een BTW bedrag. De Belastingdienst maakt onderscheid tussen landen in de EU en landen buiten de EU en afnemers die ondernemer of particulier zijn. Daarnaast zijn er nog verschillen voor bedrijven die producten leveren en bedrijven die diensten leveren. Om al deze regels van de Belastingdienst op een juiste manier na te leven is een klein beetje studie toch wel aan te raden. Het kan immers BTW correcties en andere problemen voorkomen. Voor wat meer informatie over BTW en het buitenland kan ik je ook doorverwijzen naar deze blog.

5. Digitaal of per post?

Een laatste veel gehoorde ergernis van ondernemers is niet zo zeer een fout op de factuur, maar meer een fout in de verdere verwerking van het factuurproces. Zo is het belangrijk om te weten hoe de afnemer jouw factuur verder afhandelt. Verwerkt het bedrijf de facturen digitaal of ontvangen zij ze liever per post? Als een bedrijf liever facturen digitaal ontvangt, maar jij stuurt ze braaf per post, is dit voor beide niet efficiënt. Zo heeft de klant een aantal extra handelingen nodig om de factuur alsnog digitaal te verwerken en heeft u de handelingen en kosten van het opsturen van de fysieke factuur. Het is daarom aan te raden na te gaan hoe de factuur verstuurd moet worden, dat kan beter zijn voor u én de klant.

Conclusie

Zijn alle 12 fouten op facturen die we tot nu toe benoemd hebben te voorkomen? Ja natuurlijk! Al is de ene fout makkelijker te voorkomen dan de andere. Het voldoen aan de factuureisen en deze op een juiste manier presenteren is iets wat je zelf gewoon goed moet regelen. Natuurlijk zul je niet bij iedere klant gaan controleren of de gegevens overeenkomen met het KvK bestand. Toch geldt ook voor de facturen: voorkomen is beter dan genezen. Check daarom je eigen facturen goed en overweeg het gebruiken van een online factuurprogramma. Deze programma’s hebben als voordeel dat een groot aantal van de genoemde fouten vermeden wordt en bieden bovendien allerlei andere voordelen voor de verwerking van de boekhouding. Tegenwoordig wordt steeds vaker gebruik gemaakt van UBL facturen. Dit zijn elektronische facturen die gebruik maken van een standaardformaat en daardoor makkelijk digitaal kunnen worden uitgewisseld. De overheid probeert dan ook het gebruik van UBL tussen bedrijven te stimuleren. Ontdek hier meer over UBL.