De 10 meest gemaakte fouten op facturen
Het blijft een ergernis voor veel ondernemers: fouten op facturen. Een aantal van de gemaakte fouten die hieronder staan, komen van jullie ondernemers zelf.
1. Verkeerde factuurdatum
Volgens de Belastingdienst zijn ondernemers verplicht om de factuurdatum te vermelden op de verkoopfacturen. Bijna iedere ondernemer lijkt dit te weten, aangezien je tegenwoordig zelden facturen aantreft zonder datering. Maar als je een datum op je factuur zet, zorg er dan wel voor dat het de goede datum is. Nu zullen niet alle ondernemers problemen hebben met een factuur die op 16 oktober staat, terwijl het eigenlijk de 17e had moeten zijn. Veel groter zijn de problemen als per ongeluk het verkeerde jaartal wordt gebruikt. Zo zul je toch veel vragen krijgen van je afnemers als je per ongeluk in plaats van 2015, 2014 op je facturen zet. Dit lijkt een open deur intrappen, maar het zou je verbazen hoeveel ondernemers hun facturen nog in programma’s als Word en Excel maken. Deze ondernemers kopiëren vaak eerdere facturen of moeten alles steeds handmatig invullen. Een fout met de datum is dan ook snel gemaakt.
2. Gegevens komen niet overeen met KvK-inschrijving
In principe mag je op een factuur de juridische naam en de handelsnaam vermelden. De enige voorwaarde bij het gebruiken van de handelsnaam is dat die naam in combinatie met het adres en de woonplaats van een partij bij de KvK moeten staan geregistreerd. En hier gaat het wel eens fout bij sommige ondernemers… Zo zijn er gevallen waarin de gegevens bij de KvK niet zijn geüpdatet, bijvoorbeeld na een verhuizing. Of dat de handelsnaam wordt gebruikt terwijl de overige verplichte gegevens niet staan geregistreerd bij de KvK. Let er daarom dus op dat de gebruikte naam en overige gegevens voldoen aan de eisen van de Belastingdienst.
3. Piepkleine banknummers en zoekplaatjes
Sommige bedrijven vermelden braaf alle verplichte gegevens op een factuur, maar vergeten hierbij het gebruikersgemak voor de klant. Zo is het belangrijk dat afnemers bepaalde gegevens kunnen vinden die zij eventueel nodig zouden hebben, maar van sommige gegevens weet je zeker dat ze het nodig hebben. Zo staan de IBAN-nummers soms verstopt tussen alle andere gegevens of staan ze in een formaat waarbij je hulpmiddelen nodig hebt om het te lezen. Dit is niet gebruiksvriendelijk voor de klant, waarvan je weet dat hij in ieder geval uw IBAN-nummer nodig heeft. Denk bij het opmaken van een factuur dan goed aan de gegevens die een afnemer nodig heeft voor een betaling en vermeld deze op een duidelijke manier.
4. Buitenlandse BTW
Sommige ondernemers krijgen te maken met facturen uit en naar het buitenland. De afhandeling van de BTW bij zulke facturen kan per situatie verschillen. Veel ondernemers zijn hier niet of onvoldoende van op de hoogte, waardoor zij de fout in gaan bij het berekenen van een BTW bedrag. De Belastingdienst maakt onderscheid tussen landen in de EU en landen buiten de EU en afnemers die ondernemer of particulier zijn. Daarnaast zijn er nog verschillen voor bedrijven die producten leveren en bedrijven die diensten leveren. Om al deze regels van de Belastingdienst op een juiste manier na te leven is een klein beetje studie toch wel aan te raden. Het kan immers BTW correcties en andere problemen voorkomen. Lees hier meer informatie over BTW en het buitenland.
5. Digitaal of per post?
Een laatste veel gehoorde ergernis van ondernemers is niet zo zeer een fout op de factuur, maar meer een fout in de verdere verwerking van het factuurproces. Zo is het belangrijk om te weten hoe de afnemer jouw factuur verder afhandelt. Verwerkt het bedrijf de facturen digitaal of ontvangen zij ze liever per post? Als een bedrijf liever facturen digitaal ontvangt, maar jij stuurt ze braaf per post, is dit voor beide niet efficiënt. Zo heeft de klant een aantal extra handelingen nodig om de factuur alsnog digitaal te verwerken en heeft u de handelingen en kosten van het opsturen van de fysieke factuur. Het is daarom aan te raden na te gaan hoe de factuur verstuurd moet worden, dat kan beter zijn voor u én de klant.
6. Het vergeten van verplichte nummers
De Belastingdienst heeft het noemen op de factuur van zowel het KvK-nummer als het BTW-nummer verplicht gesteld. Ondanks dat iedere bron met informatie over facturen deze twee nummers zal noemen, worden deze toch nog vaak vergeten.
7. Verkeerde of incomplete adresgegevens
Een oud e-mailadres, afgesloten telefoonnummers en contactpersonen die niet meer bij het bedrijf werken. Allemaal voorbeelden van verkeerde adresgegevens die toch nog op de factuur verschijnen.
Een ander veel gemaakte fout is het adresseren van de factuur aan een postbusnummer. Volgens de Belastingdienst is het niet toegestaan om alleen een postbusnummer te noemen, ook het fysieke adres van de onderneming moet vermeld worden.
8. Geen IBAN-nummer op de factuur
Vanaf augustus 2014 is Nederland helemaal overgestapt op IBAN en is betalen met het oude vertrouwde banknummer in principe niet meer mogelijk. Soms komt dit doordat bedrijven nog oud briefpapier gebruiken waar alleen het oude banknummer opstaat.
9. Verkeerd factuurnummer
Ondanks de nodige alternatieven gebruiken veel ondernemers programma’s als Word en Excel om hun facturen mee te maken. Één van de valkuilen hiervan is dat factuurnummers vaak handmatig moeten worden aangepast. Op het moment dat dit vergeten wordt, kan het voorkomen dat er twee facturen met hetzelfde factuurnummer in de administratie staan.
10. Verkeerde omschrijving van de producten of diensten
Een verkeerde omschrijving van de producten of diensten of een verkeerde hoeveelheid. Vaak ziet de kopende partij op de factuur een omschrijving die niet 100% juist is. Sommige partijen zullen hier niet op letten en de factuur gewoon voldoen, maar in veel gevallen moet de factuur worden aangepast. Behalve dat fouten in de factuur tot ontevreden klanten kunnen leiden is het aanpassen van foute facturen een tijdrovende klus die alles behalve efficiënt te noemen is.
11. Het negeren van aangepaste regels
De Belastingdienst heeft voor bepaalde bedrijven en productcategorieën aangepaste regels. Veel bedrijven die tot een van deze segmenten behoren zijn niet of niet voldoende op de hoogte van deze aangepaste regels. Het is daarom iedere ondernemer aan te raden om goed te checken of er voor jouw bedrijf aangepaste regels gelden. Deze bepalingen zijn na te kijken bij de Belastingdienst en kunnen voor bedrijven verstrekkende gevolgen hebben.
12. Verkeerde BTW berekening
Facturen met verkeerde BTW bedragen komen vaker voor dan je denkt. Een fout met de BTW berekening is snel gemaakt, een aantal veelgemaakte fouten:
Allereerst zijn er vanuit de Belastingdienst duidelijke regels over het afronden van BTW bedragen. De regel is dat bij bedragen met méér dan twee cijfers achter de komma, het derde cijfer achter de komma wordt afgerond volgens het rekenkundige stelsel. Dit houdt in dat als het derde getal achter de komma een 5 of hoger is, het bedrag naar boven wordt afgerond. Indien het derde getal achter de komma lager is dan 5, het bedrag naar beneden wordt afgerond. Veel ondernemers kennen deze regels niet en berekenen verkeerde BTW bedragen. Ondanks dat het hier misschien om centenwerk, en een aantal mensen dit overdreven vindt, gaat het wel gewoon om regels die in de wet staan.
Bij facturen met producten of diensten die verschillende BTW-tarieven hebben, worden ook veel fouten gemaakt. Het is de bedoeling dat deze producten of diensten worden gesplitst naar het tarief. Vervolgens wordt het BTW bedrag berekend voor zowel de producten en diensten met het hoge, als met het lage tarief. Sommige producten of diensten zijn vrijgesteld van BTW, ook deze producten dienen apart op de factuur te worden vermeld. Als de subtotalen en alle BTW-bedragen bij elkaar worden opgeteld kom je uiteindelijk op het factuurbedrag.
Sinds 1 oktober 2012 hanteren Nederlandse bedrijven het verhoogde BTW percentage van 21% in plaats van het toen geldende percentage van 19%. Zeker in de beginperiode gingen veel ondernemers de fout in door steevast 19% BTW te factureren. Een duur grapje voor deze ondernemers, want uiteindelijk eist de fiscus gewoon dat de 21% BTW wordt afgedragen. Deze fout lijkt nu misschien niet meer zo actueel, maar mocht de overheid besluiten om één van de BTW percentages te veranderen, zal dit niet door iedere ondernemer even snel worden opgepikt. Belangrijke tip dus: houd ontwikkelingen vanuit de overheid goed in de gaten!
Conclusie
Zijn alle 12 fouten op facturen die we tot nu toe benoemd hebben te voorkomen? Ja natuurlijk! Al is de ene fout makkelijker te voorkomen dan de andere. Het voldoen aan de factuureisen en deze op een juiste manier presenteren is iets wat je zelf gewoon goed moet regelen. Natuurlijk zul je niet bij iedere klant gaan controleren of de gegevens overeenkomen met het KvK bestand. Toch geldt ook voor de facturen: voorkomen is beter dan genezen. Check daarom je eigen facturen goed en overweeg het gebruiken van een factuurprogramma.
