Wat is een Herinnering?

Een herinnering is een bericht dat je stuurt naar iemand die te laat is met het betalen van je factuur. Het kan natuurlijk zijn dat iemand deze vergeten is, en hieraan herinner je die persoon dan vriendelijk. Dit is onderdeel van het zogenaamde debiteurenbeheer.

Naar wie stuur je herinneringen?

Als ondernemer stuur je klanten een verkoopfactuur voor de diensten of producten die geleverd zijn. Natuurlijk moeten klanten deze factuur vervolgens betalen. Een klant die jouw factuur nog moet betalen noem je ook wel een debiteur. In de praktijk worden onder debiteuren alle klanten die jouw facturen nog moeten betalen verstaan.

Indien de betaaltermijn van een factuur verstreken is kan het zijn dat je als bedrijf maatregelen moet treffen om de betaling alsnog te ontvangen. Uiteraard stuur je niet direct een incassobureau op een klant af. Het kan namelijk zo zijn dat de klant de factuur per ongeluk vergeten is. Dan is het zaak om je klant eventjes aan de openstaande factuur te reminden door middel van een herinnering.

Hoe ziet een herinnering er uit?

Als klanten jouw factuur nog niet betaald hebben en de betaaltermijn verstreken is stuur je eerst een herinnering. Dit is veelal een vriendelijk bericht waarin je de klant herinnert aan een openstaande factuur. Een klant zou de factuur vergeten kunnen zijn of misschien is er iets anders fout gegaan. Doorgaans zullen veel facturen betaald worden na het sturen van een herinnering.

Het doel hiervan is zoals de naam al doet vermoeden om een debiteur te herinneren aan een openstaande factuur.. Daarbij is het van belang dat je de juiste taal gebruikt. Te agressieve woorden kunnen de klantrelatie namelijk behoorlijk schaden. Bedenk daarnaast dat je nog niet weet waarom de klant jouw factuur nog niet betaald heeft.

Voorbeeld

Hieronder zie je een voorbeeld van een herinnering:

Geachte heer, mevrouw,
Uit onze administratie blijkt dat wij de betaling van onderstaande facturen nog niet hebben ontvangen. Wij verzoeken u vriendelijk zorg te dragen voor deze betaling(en) binnen een termijn van 7 dagen.
Mocht deze herinnering uw betaling hebben gekruist, dan kunt u deze als niet geschreven beschouwen.
Met vriendelijke groet,
Naam Bedrijf
Debiteurenadministratie

Wanneer mag je een herinnering sturen?

Zoals hiervoor genoemd mag je als ondernemer een herinnering sturen zodra de betaaltermijn verstreken is. Maar hoe lang is de termijn dan? In principe mag je dat helemaal zelf bepalen. De ene ondernemer vindt het fijn om binnen een week zijn geld te ontvangen, de ander geeft een termijn van 30 dagen. Het belangrijkste is dat je een termijn kiest die realistisch is, en die voor jou goed voelt.

Wat is het verschil met een aanmaning?

Het kan zijn dat een klant na het ontvangen van de herinnering nog steeds niet betaalt. Hierna kun je als ondernemer overgaan tot de volgende fase in het debiteurenbeheer. Dan volgt namelijk het sturen van een aanmaning. Het verschil is met name dat de taal van de aanmaning iets dwingender wordt. Uiteraard stuur je de aanmaning niet direct, ook hiermee wacht je nog even. Zo kun je bijvoorbeeld beslissen om 7 dagen na de herinnering, deze aanmaning te versturen.

Hoe stuur je snel betalingsherinneringen?

Debiteurenbeheer kan zonder gespecialiseerd programma een flinke klus zijn. Je moet alle betalingen immers goed in de gaten houden, want een herinnering sturen naar iemand die betaald heeft, dat wil je als ondernemer niet. Met InformerOnline heb je betalingen razendsnel aan in- en verkoopfacturen gekoppeld. Op die manier is het debiteurenoverzicht altijd actueel en kun je snel actie ondernemen. Herinneringen en aanmaningen kun je direct vanuit het online boekhoudprogramma InformerOnline versturen via Informer Sneller Betaald.

herinneringen direct versturen vanuit je boekhouding

Meer vragen over herinneringen

Ja. Voordat je een incassoprocedure start moet je jouw klant volgens de wet de tijd geven om te voldoen aan de betaling. Negeert deze constant jouw betalingsherinneringen of aanmaningen, dan mag je overgaan tot incasso.

In de herinnering moet je ervoor zorgen dat je jouw klant een reminder geeft van een openstaande factuur. Geef hierin weer een nieuwe betalingstermijn aan, en wees vriendelijk. Check de uitleg hierboven voor een voorbeeld.

In principe mag je zelf beslissen hoeveel herinneringen je stuurt. Doorgaans moet je wel uitgaan van minstens 1 herinnering, 1 aanmaning en 1 pre-incasso (laatste reminder) voordat je een incassoprocedure start.

Meer over herinneringen?

Jij weet nu precies wat een betalingsherinnering is, daarom is het interessant om ook de volgende artikelen te lezen:

Wat is een aanmaning? →
Hoe beheer je debiteuren? →

Ook interessant

Heb je na het lezen van dit artikel interesse om wat meer te weten te komen over andere topics binnen online boekhouden? Check deze dan eens:

Wat is incasso? →
Hoe werkt een boekhoudprogramma? →

Download de printversie

Deel dit artikel!