Excel vs Boekhoudprogramma – 10 redenen om te kiezen voor een boekhoudsoftware
De discussie over wel of geen Excel gebruiken voor je boekhouding, is er eentje die zeker bij startende ondernemers al vele keren gevoerd. De vraag die in eerste instantie opduikt is;
Waarom bestaat een boekhoudsoftware?
Dit is omdat Excel niet goed aansluit op de boekhoudwensen van gebruikers. Softwarebedrijven hebben het bestaansrecht om programma’s te ontwikkelen die wél aansluiten op die behoeften. Een programma dat ontwikkeld is met maar 1 doel; het eenvoudig bijhouden van je boekhouding / administratie.
Wie zich enigszins verdiept in de wereld van de boekhoudsoftware, komt er al snel achter dat er best veel programma’s zijn waar je de boekhouding mee kunt verzorgen. En of het nu om boekhouden of alleen factureren gaat, voor ieders smaak is er wel wat te vinden. Desondanks zijn er nog veel ondernemers die voor de boekhouding terugvallen op de kwaliteiten van het alom bekende Microsoft Excel. Zijn deze ondernemers nu slimmer doordat zij niet voor een betaald boekhoudprogramma kiezen of missen zij misschien iets? Waarschijnlijk dat laatste, want in deze blog kijken we naar de 10 grootste voordelen van boekhouden met een boekhoudprogramma in plaats van Excel.
1. Eenvoudig in gebruik
Er zit zoekgedrag in Google op “eenvoudig boekhoudprogramma”. Dit betekent dat er bij een groot aantal mensen de angst heerst dat boekhoudsoftware niet gebruiksvriendelijk is. Die gedachte is absoluut niet meer van deze tijd. De periode dat alleen accountants en boekhouders gebruikmaakten boekhoudprogramma’s ligt achter ons. Verandering van de software was noodzakelijk, omdat het soort gebruiker ook veranderde. Boekhoudprogramma’s zijn niet meer ‘eng’ omdat er onbegrijpbare boekhoudkundige termen worden gebruikt. Software is ontwikkeld om het jou als ondernemer zo makkelijk mogelijk te maken. Je administratie bijhouden is nu eenmaal een verplichting! Door het eenvoudiger voor jou te maken, blijft er meer tijd over voor relaties en verdiensten. Zeker met recente innovaties op het gebied van Robotic Accounting, gaat alles ook steeds meer automatisch en dus sneller. Boekhoudprogramma’s zijn dan ook logisch opgezet, juist voor ondernemers.
2. Kostenbesparend
Je zou het misschien niet meteen denken, maar een boekhoudprogramma werkt echt kostenbesparend. Verwacht jij veel geld kwijt te zijn voor het gebruik van de software? Ook dat is allemaal achterhaald. Voor MS Office betaal je als ZZP’er meer dan € 130,- excl. BTW. Wanneer je kiest voor een online boekhoudprogramma, dan gaat er wel wat tijd overheen voordat je dat hebt uitgegeven. Bovendien kan je met behulp van boekhoudsoftware beter communiceren met je administratiekantoor of accountant. De software kan gekoppeld worden aan de administratie van het administratiekantoor. Door deze digitale gegevensoverdracht wordt er naast veel tijd ook geld bespaard met het verwerken van de informatie. Ook wanneer je geen digitale koppeling maakt, kan je accountant een boekhoudprogramma sneller en makkelijker controleren dan gegevens die verzameld zijn in een Excel-bestand. Dit resulteert eveneens in minder uren en dus minder kosten.
3. Altijd een back-up van je administratie
Als je Excel gebruikt voor de boekhouding, staat daar waarschijnlijk netjes een overzicht met alle in- en verkoopfacturen. Maar je moet de in- en verkoopfacturen zelf natuurlijk ook ergens opslaan, en dat voor minimaal 7 jaar. Als je Excel gebruikt ben je zelf verantwoordelijk voor het bewaren van alle facturen. Je moet ze ergens opslaan, op de computer of net als vroeger in een ordner. Met een boekhoudprogramma in de cloud wordt dat allemaal voor je geregeld. Je maakt een foto van een factuur en deze staat een seconde later voor minimaal 7 jaar in je boekhouding en is bovendien overal ter wereld te raadplegen.
4. Te gebruiken op je smartphone
Als je het gebruik van je telefoon vergelijkt met een paar jaar terug, dan is er heel wat veranderd. Tegenwoordig heeft bijna iedereen een smartphone en kunnen we zelfs niet meer zonder sommige apps. We versturen berichten en foto’s naar elkaar, lezen het nieuws, doen bankzaken… Dus, om maar een voorbeeld te noemen, waarom ook niet het versturen van facturen? Software is onderhevig aan een continu proces van ontwikkelingen. Het biedt tal van mogelijkheden waar je van moet profiteren. Bij een online boekhoudprogramma staat je boekhouding al in de cloud, dus dan is het ‘eenvoudig’ om daar ook een app van te maken. Zo kan je tijdens een verloren moment snel nog even die factuur sturen naar je klant of controleren welke facturen nog betaald moeten worden. Of wat dacht je van een foto maken van een bonnetje en uploaden naar de kostenkant van je administratie? Er zijn teveel mogelijkheden om op te noemen. Bij het gebruik van Excel zijn dit soort praktische handelingen gewoon niet mogelijk.
5. Tijdbesparend
Het ligt in het verlengde van ‘eenvoudig in gebruik’, maar toch moet het ook even apart worden vermeld. Een boekhoudprogramma werkt tijdbesparend. In een database wordt alle ingevoerde data bewaard en kan aan elkaar worden gekoppeld. Relaties worden maar 1 keer aangemaakt en kunnen vervolgens op elk document worden gebruikt. Benodigde informatie kan snel worden opgevraagd. Je houdt het overzicht en kan in 1 keer alle informatie opvragen die nodig is voor het doen van je omzet- en inkomstenbelasting. Periodieke facturen kunnen automatisch worden opgesteld en worden verstuurd. Je kan een boekhoudprogramma koppelen aan je bankaccount, zodat er meteen inzage is in de betaling van de facturen. Kortom, handelingen worden nooit meer dubbel uitgevoerd en de gewenste informatie heb je elk gewenst moment tot je beschikking. Sommige administratieve werkzaamheden kunnen zelfs geautomatiseerd worden uitgevoerd.
6. Minder kans op fouten
Als je een boekhoudprogramma gebruikt moet je natuurlijk een en ander instellen, maar als het goed is klopt de hele structuur van het programma. Als je de boekhouding in Excel doet, moet je vaak zelf boekhoudkundige overzichten en formules invoeren. De kans dat je hierbij iets fout doet of niet precies volgens de regel- en wetgeving werkt is aanzienlijk groter. Bovendien is een goed ingericht Excel-werkblad relatief makkelijk om zeep te helpen zonder dat je iets doorhebt.
Moderne boekhoudprogramma’s, zoals InformerOnline, worden jaarlijks gecontroleerd in het kader van het keurmerk Zeker-OnLine. De werking van een Excel-boekhouding is vaak door geen enkele officiële instantie gecontroleerd en getest. Met Excel heb je dus een veel grotere kans op fouten in de cijfers en je weet niet of je alles volgens de regels doet.
7. Veel wordt geautomatiseerd voor je!
Je moet alles zelf doen? Met een boekhoudprogramma toch ook? Nou nee hoor! Moderne boekhoudprogramma’s hebben allerlei handigheidjes ingebouwd, waardoor steeds meer van de boekhouding vanzelf gaat. Zo kun je met InformerOnline bijvoorbeeld factuurinformatie automatisch laten herkennen, facturen automatisch laten boeken en de bankadministratie automatisch bij laten werken. En zelf hoef je dan bijna niets te doen! In Excel kan dat allemaal niet en waar de boekhoudprogramma’s alleen maar slimmer zullen worden, zal jij in Excel waarschijnlijk het meeste zelf moeten blijven doen.
8. Administratie is veiliger
Eerder haalden we het Keurmerk Zeker-OnLine al aan. Dit keurmerk is samen met de Belastingdienst ontwikkeld en laat ondernemers zien of een boekhoudprogramma veilig en betrouwbaar is. Als je de data van de administratie namelijk kwijt bent, voldoe je volgens de Belastingdienst niet aan de administratieplicht en kun je een enorme boete krijgen. Alle normen en protocollen van het keurmerk Zeker-OnLine zien er op toe dat de data de hoogst mogelijke veiligheid kent. Bij een boekhouding in Excel ben je hier opnieuw helemaal zelf verantwoordelijk voor. Veel ondernemers slaan hun documenten en administratie op op een PC of harde schijf. Maar wat als er brand uitbreekt of ingebroken wordt? Dan ben je alsnog alles kwijt. Door te boekhouden in Excel neem je dus een enorm risico op het gebied van veiligheid.
9. BTW aangifte in 2 min
Als je de hele boekhouding netjes in Excel hebt staan, moet je uiteindelijk natuurlijk BTW aangifte doen. Jij of je boekhouder zullen zelf de juiste informatie uit Excel moeten vissen en in moeten voeren in het aangifteprogramma. Als je een modern boekhoudprogramma gebruikt kun je aan het einde van het kwartaal in één keer de aangifte omzetbelasting naar de Belastingdienst sturen, met één druk op de knop vanuit het programma!
10. Meer inzicht in je cijfers
Afhankelijk van de complexiteit van je boekhouding kan het Excel bestand best ingewikkeld worden. In één oogopslag de belangrijkste cijfers naar boven halen kan al snel een heuse uitdaging zijn. Wil je ook inzicht op je smartphone? Dan wordt het helemaal lastig, allereerst moet je de administratie in de cloud opslaan en ten tweede moet je smartphone de juiste software hebben om het Excel-bestand op een goede manier te presenteren. Met een echt boekhoudprogramma is dit allemaal een stuk makkelijker. Je download de speciale app voor de smartphone, je logt in en de belangrijkste cijfers van je boekhouding vindt je netjes op het dashboard.
Kies voor een online boekhoudprogramma
Gebruik jij op dit moment Excel voor je boekhouding, overweeg dan eens een overstap naar een echt boekhoudprogramma. Je hebt dan geen last meer van bovenstaande nadelen en je zult zelf ervaren hoe snel en makkelijk het eigenlijk allemaal kan. Ook als je alleen facturen maakt of een hele kleine boekhouding hebt, kan het voeren van de administratie in een echt programma veel voordelen opleveren. Bij InformerOnline heb je voor factureren en boekhouden genoeg keuze!
Wil je zelf een boekhoudprogramma proberen? Probeer InformerOnline dan nu geheel vrijblijvend 30 dagen gratis!
