Administratie koppelen met je administratiekantoor

De ondernemer die met een boodschappentas of een doos vol papieren naar zijn administratiekantoor (of accountant) stapt, is een beeld dat nog steeds niet is verdwenen. Het klinkt ouderwets, maar toch zijn er nog ondernemers die op deze manier hun ‘administratie’ overdragen. Wat volgt is een arbeidsintensief proces voor het administratiekantoor, om van de gehele ‘administratie’ een overzichtelijk geheel te maken en te verwerken, met hoge administratiekosten als gevolg.

Handmatige verwerking

Hoe overdreven het hierboven omschreven beeld mag lijken, toch klinkt het voor velen niet geheel vreemd. Veel ondernemers maken inmiddels zelf ook gebruik van administratiesoftware om hun boekhouding (gedeeltelijk) mee bij te houden, maar regelmatig vinden er nog steeds papieren overdrachten plaats tussen hen en het administratiekantoor. Daar waar papier gebruikt wordt, vindt nog steeds handmatige verwerking plaats en handmatige verwerking kost tijd.

Ideale situatie

Van de man met een tas vol papieren, gaan we nu eens kijken naar de ideale situatie. Want, wat is die ideale situatie? In mijn ogen is dat het moment wanneer er geen papier meer aan te pas komt en de administratie geheel (en in real-time) digitaal overgedragen wordt. Met andere woorden, een directe koppeling tussen jouw administratie en de administratie van je administratiekantoor. Nu is dit globaal genomen en zegt het misschien nog niet zoveel, maar laten we eens kijken naar een paar voordelen.

1. Kostenbesparing

Eén van de grootste voordelen is natuurlijk de kostenbesparing. Door het digitaal aanleveren van alle informatie, komt één van de meest tijdrovende werkzaamheden van het administratiekantoor te vervallen. Namelijk, het (handmatig) verwerken van al deze informatie. De gegevens van inkoop- en verkoopfacturen worden automatisch uit je administratie gehaald, maar ook een OCR-functie maakt het mogelijk om de inhoud van gescande documenten te herkennen en te verwerken. Kortom, de overdracht kan van digitaal naar digitaal, maar ook van papier naar digitaal wat een aanzienlijke kostenbesparing oplevert.

2. Altijd een actueel beeld

Door een real-time koppeling tussen de administraties, heb je altijd een actueel beeld van je financiële situatie. Zodra de controle en ‘verwerking’ van je gegevens hebben plaatsgevonden, weet je precies hoe je ervoor staat. Je hoeft nooit meer de kwartaalcijfers af te wachten. Je beschikt binnen een paar klikken over heldere financiële overzichten.

3. Geen aanleverdruk meer

Iedereen kent vast wel het ‘laatste-momenten-gevoel’ wanneer je snel nog alle informatie moet verzamelen om op tijd de aangifte van je omzet- / inkomstenbelasting te regelen. Een vervelend moment, want je bent altijd bang of je niet iets vergeet en of je het wel op tijd redt. Door een administratiekoppeling met het administratiekantoor, hoef je je daar gelukkig nooit meer zorgen om te maken. Door de automatische (en gespreide) aanlevering van de administratiegegevens, is alles tijdig op het administratiekantoor binnen en hoeven we ons geen zorgen meer te maken over eventuele boetes.

4. Accorderen en versturen

Zoals bij punt 2 reeds omschreven, weten we dat dat een administratiekoppeling met het administratiekantoor niet alleen eenrichtingsverkeer is. Vanuit het administratiekantoor kan ook informatie worden teruggestuurd. Zo ook de aangiftes van bijvoorbeeld de omzetbelasting. De ingevulde aangifte wordt digitaal naar je toegestuurd. Na een controle geef je digitaal je akkoord, waarna het administratiekantoor de aangifte zal versturen. Hierdoor genereer je korte lijnen en kan er snel worden gehandeld.

5. Overzichtelijke communicatie

Over en weer zijn er tussen de ondernemer en het administratiekantoor nog wel eens vragen. Door een directe koppeling tussen de administraties, kunnen deze vragen ook centraal worden beheerd. Door het integreren van een ‘chatfunctie’, worden de vragen en antwoorden centraal opgeslagen en is de communicatie altijd terug te vinden. Hierdoor houd je overzicht over de communicatie en gaat geen (belangrijke) informatie verloren, zeker wanneer de communicatie plaatsvindt tussen meerdere personen.

Koppelen met InformerOnline

Het leuke van dit verhaal, is dat de hierboven omschreven functies en voordelen reeds zijn geïntegreerd in InformerOnline. Een groot aantal accountants en administratiekantoren ondersteunen reeds deze koppeling. Voor jou als InformerOnline gebruiker, levert dat natuurlijk alleen maar voordelen op.

Wil je weten of er bij jou in de buurt een administratiekantoor of account is die deze koppeling ondersteunt? Maak dan gebruik van de zoekfunctie op de pagina met Informer Partners.