Excel vs boekhoudprogramma – 5 goede redenen om over te stappen

De discussie over wel of geen Excel gebruiken voor je boekhouding, is er eentje die zeker bij startende ondernemers al vele keren gevoerd. Zoals je zult begrijpen, ben ik een groot voorstander van het gebruik van boekhoudprogramma’s. Niet omdat wij zelf hiervoor de software ontwikkelen, maar omdat wij door ervaring weten wat het verschil uitmaakt. Eigenlijk moet je het dus andersom bekijken. Waarom bestaat boekhoudsoftware? Juist omdat Excel niet goed aansluit op de boekhoudwensen van gebruikers, hebben andere softwarebedrijven het bestaansrecht om programma’s te ontwikkelen die wél aansluiten op die behoeften. Een programma dat ontwikkeld is met maar 1 doel; het eenvoudig bijhouden van je boekhouding / administratie. Excel is zonder twijfel een mooi en zeer handig programma, maar het is nu eenmaal niet ontworpen voor factureren en andere boekhoudkundige werkzaamheden.

Omdat bij ondernemers de keuze tussen Excel of een boekhoudprogramma nog steeds actueel is, zeker bij een groot aantal ZZP’ers, heb ik besloten om via deze blogpost 5 goede redenen te geven om te kiezen voor (online) boekhoudsoftware. Hier komen ze…

1. Eenvoudig in gebruik

Het feit dat er via Google veel wordt gezocht op “eenvoudig boekhoudprogramma”, betekent dat er bij een groot aantal mensen de angst heerst dat boekhoudsoftware niet gebruiksvriendelijk is. Die gedachte is absoluut niet meer van deze tijd. De periode dat alleen accountants en boekhouders gebruikmaakten boekhoudprogramma’s ligt achter ons. Verandering van de software was noodzakelijk, omdat het soort gebruiker ook veranderde. Boekhoudprogramma’s zijn niet meer ‘eng’ omdat er onbegrijpbare boekhoudkundige termen worden gebruikt. De software wordt tegenwoordig ontwikkeld met ‘spreektaal’. Er wordt niet meer gesproken over ‘crediteuren’ en ‘debiteuren’, maar we hebben het over ‘relaties’. Daarnaast is de software ontwikkeld om het jou als ondernemer zo makkelijk mogelijk te maken. Je administratie bijhouden is nu eenmaal een verplichting! Door het eenvoudiger voor jou te maken, blijft er meer tijd over voor relaties en verdiensten. Zeker met recente innovaties op het gebied van Robotic Accounting, gaat alles ook steeds meer automatisch en dus sneller. Boekhoudprogramma’s zijn dan ook logisch opgezet, juist voor ondernemers.

2. Kostenbesparend

Je zou het misschien niet meteen denken, maar een boekhoudprogramma werkt echt kostenbesparend. Verwacht jij veel geld kwijt te zijn voor het gebruik van de software? Ook dat is allemaal achterhaald. Voor MS Office 2016 betaal je als ZZP’er bijvoorbeeld € 130,- excl. BTW. Wanneer je kiest voor een online boekhoudprogramma, dan gaat er wel wat tijd overheen voordat je dat hebt uitgegeven. Bovendien kan je met behulp van boekhoudsoftware beter communiceren met je administratiekantoor of accountant. De software kan gekoppeld worden aan de administratie van het administratiekantoor. Door deze digitale gegevensoverdacht wordt er naast veel tijd ook geld bespaard met het verwerken van de informatie. Ook wanneer je geen digitale koppeling maakt, kan je accountant een boekhoudprogramma sneller en makkelijker controleren dan gegevens die verzameld zijn in een Excel-bestand. Dit resulteert eveneens in minder uren en dus minder kosten.

3. Altijd een back-up van je administratie

Je moet er niet aan denken, maar wat als je laptop/computer wordt gestolen of je harde schrijf crasht? Maak jij altijd een back-up van je administratie? Als je het überhaupt doet, hoe vaak? Zelfs als je een back-up van een week geleden hebt, kan er veel werk verloren zijn gegaan. Daar moet je toch niet aan denken? Laat staan bij maanden! De belastingdienst zal daar ook geen begrip voor hebben. Je hebt dan dus echt een probleem. Het ‘gezeur’ over het maken van een back-up is er natuurlijk niet voor niks. Wanneer je kiest voor een online boekhoudprogramma, ben je voor eens en voor altijd hiervan verlost. Hoe fijn is dat! Jij hoeft je back-ups niet meer te regelen, want dat wordt standaard voor jou gedaan.

4. Te gebruiken op je smartphone

Als je het gebruik van je telefoon vergelijkt met een paar jaar terug, dan is er heel wat veranderd. Tegenwoordig heeft bijna iedereen een smartphone en kunnen we zelfs niet meer zonder sommige apps. We versturen berichten en foto’s naar elkaar, lezen het nieuws, doen bankzaken… Dus, om maar een voorbeeld te noemen, waarom ook niet het versturen van facturen? Software is onderhevig aan een continu proces van ontwikkelingen. Het biedt tal van mogelijkheden waar je van moet profiteren. Bij een online boekhoudprogramma staat je boekhouding al in de cloud, dus dan is het ‘eenvoudig’ om daar ook een app van te maken. Zo kan je tijdens een verloren moment snel nog even die factuur sturen naar je klant of controleren welke facturen nog betaald moeten worden. Of wat dacht je van een foto maken van een bonnetje en uploaden naar de kostenkant van je administratie? Er zijn teveel mogelijkheden om op te noemen. Bij het gebruik van Excel zijn dit soort praktische handelingen gewoon niet mogelijk.

5. Tijdbesparend

Het ligt in het verlengde van ‘eenvoudig in gebruik’, maar toch moet het ook even apart worden vermeld. Een boekhoudprogramma werkt tijdbesparend. In een database wordt alle ingevoerde data bewaard en kan aan elkaar worden gekoppeld. Relaties worden maar 1 keer aangemaakt en kunnen vervolgens op elk document worden gebruikt. Benodigde informatie kan snel worden opgevraagd. Je houdt het overzicht en kan in 1 keer alle informatie opvragen die nodig is voor het doen van je omzet- en inkomstenbelasting. Periodieke facturen kunnen automatisch worden opgesteld en worden verstuurd. Je kan een boekhoudprogramma koppelen aan je bankaccount, zodat er meteen inzage is in de betaling van de facturen. Kortom, handelingen worden nooit meer dubbel uitgevoerd en de gewenste informatie heb je elk gewenst moment tot je beschikking. Sommige administratieve werkzaamheden kunnen zelfs geautomatiseerd worden uitgevoerd.

En nog veel meer

Uiteraard kan ik nog meer redenen opnoemen. Wat dacht je van ‘overzicht’, van ‘support’ bij het gebruik van de software en van ‘professionele uitstraling’? Mijzelf hoef ik natuurlijk niet meer te overtuigen van het feit dat een boekhoudprogramma veel geschikter is voor de boekhouding Excel. De vraag is; ben jij nu ook overtuigd? Ik hoop dat ik met deze blogpost in ieder geval een aantal twijfels heb kunnen wegnemen en dat ook jij straks de gemakken van boekhoudsoftware mag ervaren. Want zeg nou eerlijk, een boekhoudprogramma klinkt toch echt zo slecht nog niet?

Wil je het alvast proberen? Probeer InformerOnline dan nu geheel vrijblijvend 30 dagen gratis!