Home/Ondernemen, Online Boekhouden, Software, Tips/De 7 grootste nadelen van boekhouden in Excel

De 7 grootste nadelen van boekhouden in Excel

Wie zich enigszins verdiept in de wereld van de boekhoudsoftware, komt er al snel achter dat er best veel programma’s zijn waar je de boekhouding mee kunt verzorgen. En of het nu om boekhouden of alleen factureren gaat, voor ieders smaak is er wel wat te vinden. Desondanks zijn er nog veel ondernemers die voor de boekhouding terugvallen op de kwaliteiten van het alom bekende Microsoft Excel. Zijn deze ondernemers nu slimmer doordat zij niet voor een betaald boekhoudprogramma kiezen of missen zij misschien iets? Waarschijnlijk dat laatste, want in deze blog kijken we naar de zeven grootste nadelen van boekhouden in Excel.

1. Zelf instellen = kans op fouten

Als je een boekhoudprogramma gebruikt moet je natuurlijk een en ander instellen, maar als het goed is klopt de hele structuur van het programma. Als je de boekhouding in Excel doet, moet je vaak zelf boekhoudkundige overzichten en formules invoeren. De kans dat je hierbij iets fout doet of niet precies volgens de regel- en wetgeving werkt is aanzienlijk groter. Bovendien is een goed ingericht Excel-werkblad relatief makkelijk om zeep te helpen zonder dat je iets doorhebt.

Moderne boekhoudprogramma’s, zoals InformerOnline, worden jaarlijks gecontroleerd in het kader van het keurmerk Zeker-OnLine. De werking van een Excel-boekhouding is vaak door geen enkele officiële instantie gecontroleerd en getest. Met Excel heb je dus een veel grotere kans op fouten in de cijfers en je weet niet of je alles volgens de regels doet.

2. Je moet alles zelf doen!

Je moet alles zelf doen? Met een boekhoudprogramma toch ook? Nou nee hoor! Moderne boekhoudprogramma’s hebben allerlei handigheidjes ingebouwd, waardoor steeds meer van de boekhouding vanzelf gaat. Zo kun je met InformerOnline bijvoorbeeld factuurinformatie automatisch laten herkennen, facturen automatisch laten boeken en de bankadministratie automatisch bij laten werken. En zelf hoef je dan bijna niets te doen! In Excel kan dat allemaal niet en waar de boekhoudprogramma’s alleen maar slimmer zullen worden, zal jij in Excel waarschijnlijk het meeste zelf moeten blijven doen.

3. Waar bewaar je de administratie?

Als je Excel gebruikt voor de boekhouding, staat daar waarschijnlijk netjes een overzicht met alle in- en verkoopfacturen. Maar je moet de in- en verkoopfacturen zelf natuurlijk ook ergens opslaan, en dat voor minimaal 7 jaar. Als je Excel gebruikt ben je zelf verantwoordelijk voor het bewaren van alle facturen. Je moet ze ergens opslaan, op de computer of net als vroeger in een ordner. Met een boekhoudprogramma in de cloud wordt dat allemaal voor je geregeld. Je maakt een foto van een factuur en deze staat een seconde later voor minimaal 7 jaar in je boekhouding en is bovendien overal ter wereld te raadplegen.

4. Administratie is minder veilig

Eerder haalden we het Keurmerk Zeker-OnLine al aan. Dit keurmerk is samen met de Belastingdienst ontwikkeld en laat ondernemers zien of een boekhoudprogramma veilig en betrouwbaar is. Als je de data van de administratie namelijk kwijt bent, voldoe je volgens de Belastingdienst niet aan de administratieplicht en kun je een enorme boete krijgen. Alle normen en protocollen van het keurmerk Zeker-OnLine zien er op toe dat de data de hoogst mogelijke veiligheid kent. Bij een boekhouding in Excel ben je hier opnieuw helemaal zelf verantwoordelijk voor. Veel ondernemers slaan hun documenten en administratie op op een PC of harde schijf. Maar wat als er brand uitbreekt of ingebroken wordt? Dan ben je alsnog alles kwijt. Door te boekhouden in Excel neem je dus een enorm risico op het gebied van veiligheid.

5. Je bent enorm veel tijd kwijt

Stel je voor: je hebt een factuur gemaakt in Excel en je wilt deze verzenden. Alle risico’s met het dupliceren van facturen en dubbele factuurnummers buiten beschouwing latend, maak je waarschijnlijk een PDF van je Excel-factuur en start je het e-mailprogramma op. Vervolgens maak je een nette e-mail richting de klant en zoek je als bijlage de zojuist gemaakte factuur. In een online boekhoudprogramma verstuur je de factuur in één keer vanuit het boekhoudprogramma zonder dat je jouw e-mailprogramma bent in geweest. Bovendien wordt automatisch van de factuur een PDF gemaakt en krijg je nooit dubbele factuurnummers of iets dergelijks. Al met al is de keuze voor Excel een tijdrovende optie en kan het allemaal veel sneller met een gespecialiseerd boekhoudprogramma.

6. Handmatig BTW aangifte doen

Als je de hele boekhouding netjes in Excel hebt staan, moet je uiteindelijk natuurlijk BTW aangifte doen. Jij of je boekhouder zullen zelf de juiste informatie uit Excel moeten vissen en in moeten voeren in het aangifteprogramma. Als je een modern boekhoudprogramma gebruikt kun je aan het einde van het kwartaal in één keer de aangifte omzetbelasting naar de Belastingdienst sturen, met één druk op de knop vanuit het programma!

7. Minder inzicht in je cijfers

Afhankelijk van de complexiteit van je boekhouding kan het Excel bestand best ingewikkeld worden. In één oogopslag de belangrijkste cijfers naar boven halen kan al snel een heuse uitdaging zijn. Wil je ook inzicht op je smartphone? Dan wordt het helemaal lastig, allereerst moet je de administratie in de cloud opslaan en ten tweede moet je smartphone de juiste software hebben om het Excel-bestand op een goede manier te presenteren. Met een echt boekhoudprogramma is dit allemaal een stuk makkelijker. Je download de speciale app voor de smartphone, je logt in en de belangrijkste cijfers van je boekhouding vindt je netjes op het dashboard.

Kies voor een online boekhoudprogramma

Gebruik jij op dit moment Excel voor je boekhouding, overweeg dan eens een overstap naar een echt boekhoudprogramma. Je hebt dan geen last meer van bovenstaande nadelen en je zult zelf ervaren hoe snel en makkelijk het eigenlijk allemaal kan. Ook als je alleen facturen maakt of een hele kleine boekhouding hebt, kan het voeren van de administratie in een echt programma veel voordelen opleveren. Bij InformerOnline heb je voor factureren en boekhouden genoeg keuze! Probeer daarom ons innovatieve pakket geheel vrijblijvend 30 dagen gratis.

 

Door | 2017-06-08T08:58:57+00:00 4 augustus 2016|Ondernemen, Online Boekhouden, Software, Tips|0 Reacties

About the Author:

In 1993 werkte ik als accountant in mijn eigen administratiekantoor. Ik werkte met een boekhoudprogramma in Microsoft DOS, terwijl ik zelf een voorliefde had voor Apple producten. Het DOS-programma was behoorlijk complex en ik dacht: “Dat moet toch makkelijker kunnen!?” Ik zocht een programmeur en een tijdje later was Informer geboren.