/, Ondernemen, Online Boekhouden, Tips/5 tips voor een snelle boekhouding

5 tips voor een snelle boekhouding

Wie zich de afgelopen jaren in de wereld van boekhoudsoftware heeft verdiept, heeft gemerkt dat er veel veranderd is. Slimme innovaties volgen elkaar razendsnel op en hebben vaak hetzelfde resultaat: steeds meer automatiseren. Deze automatisatie wordt ook wel Robotic Accounting genoemd en zorgt er niet alleen voor dat boekhouden makkelijker wordt, het gaat allemaal vooral veel sneller. Daarom kijken we in deze blog naar vijf tips om voor jezelf een snelle boekhouding te creëren!

1. Maak foto’s van je facturen

Hoe krijg je facturen snel de boekhouding in? Simpel, door een foto te maken met je smartphone. InformerOnline heeft bijvoorbeeld een app voor de smartphone, waarmee je direct foto’s van facturen naar de boekhouding stuurt. Sneller kan bijna niet. Bijkomend voordeel is dat je met een goede foto, waar alle factuurinformatie opstaat, de originele factuur ook nog weg mag gooien.

2. Laat je facturen automatisch ophalen

De tijd van papieren facturen scannen is voorbij, want tegenwoordig stuur je al je facturen digitaal door. Toch? Nou nee, ook die manier van werken is inmiddels verleden tijd. Tegenwoordig laat je jouw facturen automatisch ophalen en downloaden bij je leveranciers. De opgehaalde facturen worden automatisch naar de boekhouding gestuurd. Bij InformerOnline worden deze facturen zelfs automatisch geboekt door de Informer BoekRobot™. Op die manier hoef je als ondernemer dus helemaal niks zelf te doen, sneller kan dus niet.

Enige keerzijde van deze functie, die bij InformerOnline trouwens Informer SmartCollect™ heet, is dat je per factuur €0,35 betaald. Daartegenover staat dan wel weer dat de Informer BoekRobot™ standaard in het programma zit, waardoor de tijdswinst significant hoog is.

3. Typ factuurinformatie niet meer zelf over

Ondernemers kunnen prima zelf boekhouden, dat is iets wat bij InformerOnline altijd als een paal boven water staat. Het verwerken van inkoopfacturen is immers eigenlijk niets anders dan het overnemen van de factuurinformatie en het koppelen aan een kostencategorie. Als je als ondernemer de inkoopfacturen aan het verwerken bent, merk je al snel dat de meeste tijd in het overnemen van de factuurinformatie gaat zitten. Ook dat is tegenwoordig voorbij! Er wordt namelijk steeds meer gebruik gemaakt van elektronische UBL-facturen, die herkend kunnen worden door moderne boekhoudprogramma’s als InformerOnline. Als zo’n elektronische factuur de boekhouding in komt, wordt alle factuurinformatie al direct in de boekhouding ingevoerd. Het enige dat je als ondernemer zelf nog moet doen is bepalen bij welke kostencategorie deze hoort.

Is dat de enige tijdsbesparing? Nee hoor, de eerder genoemde BoekRobot™ kan de UBL-factuur namelijk ook automatisch boeken als jij hem eerder aan een bepaalde kostencategorie hebt gekoppeld. Maar wat als je geen elektronische facturen hebt? De BoekRobot™ werkt immers alleen met UBL facturen… Simpel, dan maak je toch van al je facturen een UBL factuur! Met Informer SmartDetect™ kun je namelijk al je ‘gewone’ facturen veranderen in een UBL factuur die vervolgens direct geboekt kan worden. Let wel op, de kosten per factuur zijn ook nu weer €0,35. Vind je dat veel? Maak dan eens het volgende sommetje: aantal facturen dat ik zelf boek per uur x €0,35 vs. mijn uurtarief. Is het nu nog steeds duur?

4. Laat je bank automatisch bijwerken

Nadat alle in- en verkoopfacturen in de boekhouding staan, zal de bankadministratie moeten worden bijgewerkt. Gelukkig kan ook dat grotendeels automatisch tegenwoordig! De Informer BankRobot™ zoekt tussen alle bankmutaties namelijk zelf naar matches met in- of verkoopfacturen. Maar de robot kan meer, zo kun je als ondernemer zelf regels opstellen die de robot voortaan automatisch zal uitvoeren. Zo kun je bijvoorbeeld instellen dat overschrijvingen naar de privé-rekening voortaan automatisch als privé-opname mogen worden geboekt. Als je de Informer BankRobot™ slim instelt, kun je de meeste mutaties dus automatisch laten boeken.

5. Verzend je BTW aangifte met één druk op de knop

Als je de hele administratie hebt bijgewerkt en de BTW deadline komt dichterbij, is het tijd om de aangifte omzetbelasting in te sturen. Voorheen had je hier speciale programma’s voor nodig, of was je zelfs verplicht om naar een boekhouder of accountant te stappen. Tegenwoordig log je in bij de online boekhoudsoftware en verzend je de BTW aangifte met één druk op de knop direct naar de Belastingdienst.

Conclusie: Snelheid en gemak

Als je bovenstaande vijf elementen goed instelt voor jouw boekhouding, zul je zien hoeveel tijd je kunt besparen. Naast de enorme tijdsbesparing zorgen de automatische activiteiten er ook nog eens voor dat het bijhouden van de boekhouding een stuk makkelijker is. Houd daarnaast de ontwikkelingen in de boekhoudwereld goed in de gaten, want de innovaties op het gebied van robotic accounting zullen alleen maar toe blijven nemen. Goed nieuws! Want hoe beter de software, hoe sneller en makkelijker het boekhouden wordt!

Gebruik jij nog steeds een offline boekhoudprogramma, of een online boekhoudprogramma dat niet heel snel innoveert? Probeer dan geheel vrijblijvend InformerOnline voor 30 dagen en ontdek hoe snel en makkelijk boekhouden kan zijn!

probeer het online boekhoudprogramma gratis

 

Door | 2017-03-22T12:43:37+00:00 28 juli 2016|Boekhouden, Ondernemen, Online Boekhouden, Tips|0 Reacties

About the Author:

In 1993 werkte ik als accountant in mijn eigen administratiekantoor. Ik werkte met een boekhoudprogramma in Microsoft DOS, terwijl ik zelf een voorliefde had voor Apple producten. Het DOS-programma was behoorlijk complex en ik dacht: “Dat moet toch makkelijker kunnen!?” Ik zocht een programmeur en een tijdje later was Informer geboren.