Studiekosten aftrekbaar? Alles wat je er over moet weten als ZZP’er!

Je zou denken dat je als zelfstandig ondernemer net ongeluk hebt op het gebied van kosten voor het opdoen van nieuwe kennis. In loondienst worden kosten voor een opleiding immers (bijna) altijd vergoed door je werkgever, terwijl je het als ZZP’er uit eigen zak betaalt. Gelukkig zijn studiekosten in veel gevallen aftrekbaar, maar hoe werkt dat dan? En wanneer mag ik de kosten wel of niet aftrekken? Alles wat je over studiekosten moet weten ontdek je in deze blog!

Hoe werken aftrekbare kosten?

Net zoals dat mensen in loondienst belasting betalen over hun salaris, betaal jij als ZZP’er belasting over je fiscale winst. Om die te berekenen haal je de aftrekbare kosten van je brutowinstmarge af. Hoe hoger de aftrekbare kosten, hoe minder fiscale winst je overhoudt. Hoe minder fiscale winst je overhoudt, hoe minder belasting je betaalt over je winst.

Bepaalde kosten zijn aftrekbaar op het moment dat ze noodzakelijk zijn voor het runnen van jouw onderneming. Een goed voorbeeld hierin: een timmerman heeft een hamer nodig om zijn werk uit te kunnen voeren, dus mag hij de kosten hiervoor aftrekken. Stel dat deze timmerman een net maatpak – dat hij niet per se nodig heeft voor zijn werk – aanschaft, zijn de hiervoor kosten niet aftrekbaar. Ga dus altijd na of jij de aftrekbaarheid van de kosten voor jouw beroep hard kan maken.

Wanneer zijn studiekosten aftrekbaar?

Zoals hierboven uitgelegd zijn kosten alleen aftrekbaar als ze noodzakelijk zijn voor het bedrijf. Dit geldt ook in het geval van studiekosten. Hierin onderscheidt de Belastingdienst 3 verschillende soorten, namelijk:

  1. Studie voor je bedrijf;
  2. Studie voor persoonlijke ontwikkeling;
  3. Studie voor je hobby.

De regels bij de 3 verschillende soorten zijn als volgt.

1. Studiekosten voor je bedrijf

Hieronder vallen studies die nodig zijn om je vakkennis up-to-date te houden of deze uit te breiden. In dat geval heb je het namelijk nodig om een goede service te blijven verlenen aan klanten. Kosten voor inschrijven, boeken, reizen en ander verplicht materiaal kun je in dit geval zakelijke kosten noemen. Deze mag je dus in zijn volledigheid aftrekken van je belastbare winst.

Zorg wel dat je als ZZP’er altijd de facturen en bonnetjes bewaart, zodat jij je kunt verantwoorden als dat nodig is. Om grote stapels, volle dozen of het verliezen van documenten te voorkomen is het handig om een online boekhoudprogramma te gebruiken. Hierin staan jouw facturen en bonnen altijd online opgeslagen.

Let op: de btw die je betaalt neem je altijd mee in de btw-aangifte die je ieder kwartaal doet. In zo’n online boekhoudprogramma gaat dat automatisch. Ontdek hier hoe de btw-aangifte werkt.

2. Studiekosten voor persoonlijke ontwikkeling

Ben jij van plan jezelf te ontwikkelen op een ander gebied dan je huidige vakgebied, omdat je hier bijvoorbeeld later iets mee wilt doen? Goed idee natuurlijk, maar houd er wel rekening mee dat je dit niet als zakelijke kosten mag rekenen. In dit geval spreken we ook niet meer over studiekosten, maar over scholingskosten, wat gezien wordt als een privé-uitgave.

Sinds 1 januari 2022 zijn scholingskosten ook niet meer aftrekbaar in je persoonlijke belastingaangifte. Wel kun je sinds 1 maart 2022 het STAP-budget aanvragen bij het UVW. Dit is een subsidie van maximaal €1.000 per jaar, bedoeld voor persoonlijke ontwikkeling.

3. Studiekosten voor je hobby

Zodra je een cursus of studie gaat doen die niets te maken heeft met jouw onderneming of werk an sich, kun je de studiekosten niet aftrekken. Houd er dus rekening mee dat je de kosten volledig zelf moet dragen.

Twijfel je onder welke noemer jouw studie valt?

Dat kan natuurlijk. Er is namelijk nog een flink grijs gebied. In dat geval is het handig om even contact op te nemen met je boekhouder of de Belastingdienst.

Welke kosten mag je als ZZP’er nog meer aftrekken?

Welke kosten voor jouw onderneming aftrekbaar zijn hangt grotendeels af van je vakgebied. Alhoewel er ook zeker een aantal kosten is dat je als ZZP’er bijna altijd kunt aftrekken. Voorbeelden van algemene aftrekbare kosten naast studiekosten en beroepsspecifieke kosten zijn:

  • Zakelijke telefoonkosten;
  • Noodzakelijke werkkleding;
  • Zakelijke reiskosten;
  • Vakliteratuur;
  • Relatiegeschenken (tot op een zekere hoogte);
  • Laptop voor bijvoorbeeld een tekstschrijver of consultant;
  • Gereedschap voor bijvoorbeeld een timmerman of hovenier;
  • Kwasten voor een schilder;
  • Bestelbus voor een postbezorger.

Bekijk hier een gedetailleerd overzicht van de Belastingdienst.

Uitzondering bij uitgaven boven de €450

Kosten tot aan €45o mogen in één keer afgetrokken worden van de belastbare winst. Dat komt omdat je deze uitgaven ook in één keer verwerkt in de boekhouding. Bij investeringen boven de €450 moet je de aankoop boekhoudkundig afschrijven. In dat geval smeer je de kosten als het ware uit over het aantal gebruiksjaren. Hetzelfde geldt dan voor de aftrekbaarheid.

Voorbeeld

Stel dat je een laptop van €1.000 koopt en deze 5 jaar gaat gebruiken. Je schrijft dan ieder jaar €200 af (€1.000 / 5). In dat geval kun je in elk van die 5 jaren dus ook €200 aftrekken van je belastbare winst en niet in één keer €1.000.

Hoe verwerk je studiekosten en andere zakelijke kosten in de boekhouding?

Als ZZP’er ben je verplicht om al je kosten bij te houden in een financiële administratie. Zo moet je bijvoorbeeld iedere zakelijke factuur en ieder zakelijk bonnetje 7 jaar bewaren volgens de bewaarplicht van de Belastingdienst. Dat geldt dus ook voor studiekosten. Om deze en andere kosten correct te verwerken is het handig om een online boekhoudprogramma te gebruiken. Bovendien bespaart dat tijd!

Hierin upload je namelijk snel je bonnetje of factuur, bijvoorbeeld via een mobiele app of email. De factuurinformatie wordt vaak automatisch overgenomen, je hoeft zelf alleen maar een categorie te kiezen om de kost op te boeken; “Studiekosten” bijvoorbeeld! Vervolgens wordt het bonnetje of de factuur bewaard in de cloud. Veilig.

Meer weten over hoe eenvoudig het verwerken van uitgaven kan zijn? Ontdek het hier!

Of ben jij al overtuigd en wil je het meteen uitproberen? Start dan 30 dagen gratis met online boekhouden met Informer!