De 7 meest voorkomende fouten op facturen!

Fouten op facturen, ze zijn er in allerlei soorten en maten. Groot en klein, onschuldig en schrikbarend. Maar welke fouten kom je nou zoal tegen op facturen? Hieronder een overzicht van 7 veel voorkomende fouten.

1. Het vergeten van verplichte nummers

De Belastingdienst heeft het noemen op de factuur van zowel het KvK-nummer als het BTW-nummer verplicht gesteld. Ondanks dat iedere bron met informatie over facturen deze twee nummers zal noemen, worden deze toch nog vaak vergeten.

2. Verkeerde of incomplete adresgegevens

Een oud e-mailadres, afgesloten telefoonnummers en contactpersonen die niet meer bij het bedrijf werken. Allemaal voorbeelden van verkeerde adresgegevens die toch nog op de factuur verschijnen.

Een ander veel gemaakte fout is het adresseren van de factuur aan een postbusnummer. Volgens de Belastingdienst is het niet toegestaan om alleen een postbusnummer te noemen, ook het fysieke adres van de onderneming moet vermeld worden.

3. Geen IBAN-nummer op de factuur

Vanaf augustus 2014 is Nederland helemaal overgestapt op IBAN en is betalen met het oude vertrouwde banknummer in principe niet meer mogelijk. We zijn nu ruim een jaar verder en het is verbazingwekkend hoeveel bedrijven nog geen IBAN nummer op hun factuur hebben staan. Vaak komt dit doordat bedrijven nog oud briefpapier gebruiken waar alleen het oude banknummer opstaat.

4. Verkeerd factuurnummer

Ondanks de nodige alternatieven gebruiken veel ondernemers programma’s als Word en Excel om hun facturen mee te maken. Één van de valkuilen hiervan is dat factuurnummers vaak handmatig moeten worden aangepast. Op het moment dat dit vergeten wordt, kan het voorkomen dat er twee facturen met hetzelfde factuurnummer in de administratie staan.

5. Verkeerde omschrijving van de producten of diensten

Een verkeerde omschrijving van de producten of diensten of een verkeerde hoeveelheid. Vaak ziet de kopende partij op de factuur een omschrijving die niet 100% juist is. Sommige partijen zullen hier niet op letten en de factuur gewoon voldoen, maar in veel gevallen moet de factuur worden aangepast. Behalve dat fouten in de factuur tot ontevreden klanten kunnen leiden is het aanpassen van foute facturen een tijdrovende klus die alles behalve efficiënt te noemen is.

6. Het negeren van aangepaste regels

De Belastingdienst heeft voor bepaalde bedrijven en productcategorieën aangepaste regels. Veel bedrijven die tot een van deze segmenten behoren zijn niet of niet voldoende op de hoogte van deze aangepaste regels. Het is daarom iedere ondernemer aan te raden om goed te checken of er voor jouw bedrijf aangepaste regels gelden. Deze bepalingen zijn na te kijken bij de Belastingdienst en kunnen voor bedrijven verstrekkende gevolgen hebben.

7. Verkeerde BTW berekening

Facturen met verkeerde BTW bedragen komen vaker voor dan je denkt. Een fout met de BTW berekening is snel gemaakt, een aantal veelgemaakte fouten:

Allereerst zijn er vanuit de Belastingdienst duidelijke regels over het afronden van BTW bedragen. De regel is dat bij bedragen met méér dan twee cijfers achter de komma, het derde cijfer achter de komma wordt afgerond volgens het rekenkundige stelsel. Dit houdt in dat als het derde getal achter de komma een 5 of hoger is, het bedrag naar boven wordt afgerond. Indien het derde getal achter de komma lager is dan 5, het bedrag naar beneden wordt afgerond. Veel ondernemers kennen deze regels niet en berekenen verkeerde BTW bedragen. Ondanks dat het hier misschien om centenwerk, en een aantal mensen dit overdreven vindt, gaat het wel gewoon om regels die in de wet staan.

Bij facturen met producten of diensten die verschillende BTW-tarieven hebben, worden ook veel fouten gemaakt. Het is de bedoeling dat deze producten of diensten worden gesplitst naar het  tarief. Vervolgens wordt het BTW bedrag berekend voor zowel de producten en diensten met het hoge, als met het lage tarief.  Sommige producten of diensten zijn vrijgesteld van BTW, ook deze producten dienen apart op de factuur te worden vermeld. Als de subtotalen en alle BTW-bedragen bij elkaar worden opgeteld kom je uiteindelijk op het factuurbedrag.

Sinds 1 oktober 2012 hanteren Nederlandse bedrijven het verhoogde BTW percentage van 21% in plaats van het toen geldende percentage van 19%. Zeker in de beginperiode gingen veel ondernemers de fout in door steevast 19% BTW te factureren. Een duur grapje voor deze ondernemers, want uiteindelijk eist de fiscus gewoon dat de 21% BTW wordt afgedragen. Deze fout lijkt nu misschien niet meer zo actueel, maar mocht de overheid besluiten om één van de BTW percentages te veranderen, zal dit niet door iedere ondernemer even snel worden opgepikt. Belangrijke tip dus: houd ontwikkelingen vanuit de overheid goed in de gaten!

Conclusie

De belangrijkste conclusie is dat schrikbarend veel ondernemers minstens één van de factuureisen van de Belastingdienst niet in orde heeft op zijn of haar facturen. Fouten in facturen kunnen tot vragen leiden bij jouw klanten, of belangrijker, bij de Belastingdienst. Zorg er als ondernemer daarom voor dat jouw facturen aan alle eisen voldoen. Ben je gaan twijfelen? Check dan gewoon even of jouw factuur aan alle eisen voldoet.