Waar let je op als je online boekhoudprogramma's vergelijkt?
Je bent ondernemer en hebt bepaald dat een online boekhoudprogramma helemaal iets voor jou is. Stuk makkelijker dan aanpoten in Excel of duizenden euro's per jaar uitgeven aan een accountant... Maar je bent nog niet klaar, nu moet je nog kiezen welk boekhoudprogramma het beste bij jou past. Uiteraard is het wel handig om te weten op welke elementen je moet letten, dus dat vertellen we je in deze blog!
Wat is belangrijk bij een boekhoudprogramma?
Boekhoudsoftware ontwikkelen zich in een rap tempo. Je hebt de ene innovatie nog niet eens onder de knie en vervolgens word je alweer bestookt met mails over nieuwe tijdsbesparing. Natuurlijk alleen maar voordelig, want hoe verder we komen in de ontwikkeling, hoe gemakkelijker het zou moeten worden. Bepaalde functies en innovaties zijn dus zeker cruciaal om in gedachten te houden, maar dat is zeker niet alles. Ontdek alle elementen hieronder.
1. Automatisering van alledaagse taken
Een verzamelnaam die men vaak gebruikt voor automatisering in een boekhouding is Robotic accounting. Wát voor accounting? Robotic. Met robots dus. Hoe meer robots die zorgen voor automatisering, hoe minder jij zelf hoeft te doen. Denk hierbij vooral aan het inladen, herkennen en verwerken van facturen, maar ook aan het koppelen en verwerken van banktransacties. Allemaal van die kleine dingen die wél echt moeten gebeuren om een gedegen online boekhouding te voeren. Hoe beter dit in een boekhoudprogramma geregeld is, hoe meer tijd jij daadwerkelijk bespaart. Ontdek hier meer over robotic accounting →
2. Online facturatie
Misschien wel het belangrijkste onderdeel bij het runnen van een business: factureren! Stuur je geen facturen, ontvang je ook geen geld, uitzonderingen daargelaten uiteraard. Het is dus belangrijk de facturatie mogelijkheden in een boekhoudprogramma goed te evalueren bij vergelijken. Denk hierbij aan de volgende mogelijkheden:
- Online facturen direct kunnen versturen naar klanten;
- Betalingscondities kunnen wijzigen naar eigen voorkeur;
- Verschillende betalingsmogelijkheden kunnen toevoegen aan de factuur;
- Factureren via Peppol (de standaard bij facturatie naar de overheid);
- Een eigen huisstijl kunnen toevoegen aan een factuur;
- Of de facturen voldoen aan alle factuureisen.
3. Handige directe koppelingen
Om je business efficiënt te runnen maak je gebruik van verschillende oplossingen. Het is dan wel erg handig als je deze verschillende apps met elkaar kunt integreren. Veel boekhoudprogramma's maken het dan ook mogelijk om een koppeling te maken met andere software, zodat jij als ondernemer alles op één plek hebt en zoveel mogelijk automatiseert. Check daarom of jouw boekhoudprogramma een koppeling kan maken met partijen die voor jou belangrijk zijn, zoals:
- Banken;
- Webshopproviders;
- Betaalproviders;
- Incassobureaus;
- Salarisadministratie tools;
- Rittenregistratie tools;
- Kassasystemen;
- Rapportagesoftware;
- Urenregistratietools.
Bekijk alle mogelijkheden voor koppelingen →
4. Duidelijke financiële overzichten
Als je je eigen boekhouding doet wil je in één oogopslag inzicht hebben in de financiën van je onderneming. Door bovenop je cijfers te zitten heb je namelijk veel meer grip op je bedrijfsvoering en dat kan alleen als je beschikt over duidelijke overzichten. Nou kun je overzichten natuurlijk ook zelf maken in Excel, maar een foutje is snel gemaakt. Door een boekhoudprogramma met goede en automatisch bijgewerkte financiële overzichten te kiezen, kun je er zeker van zijn dat je geen onjuiste informatie te zien krijgt.
5. Openstaande facturen managen
Je hebt vast wel eens meegemaakt dat een klant van je een factuur niet betaalt, om wat voor reden dan ook. Op dit moment begint het debiteurenbeheer, of te wel, alles wat je moet doen om ervoor te zorgen dat jouw debiteur (een klant met openstaande factuur) alsnog betaalt. Om dit zo effectief mogelijk te doen is het ideaal als je boekhoudprogramma hiervoor een makkelijke oplossing heeft. Controleer daarom altijd hoe de verschillende boekhoudprogramma's het debiteurenbeheer gebruiken. Alles over debiteurenbeheer →
6. Samenwerken met je accountant
Waar het vroeger nog gebruikelijk als je als ZZP'er of MKB de boekhouding helemaal liet doen door een externe accountant, heerst er tegenwoordig een nieuwe manier van samenwerken met een financieel dienstverlener. Als ondernemer doe jij zelf de boekhouding en je accountant is er puur voor controle, begeleiding en fiscaal advies. Daarbij hoort dan ook een boekhoudprogramma waarin samenwerken comfortabel is, bijvoorbeeld doordat de boekhouder op afstand in kan loggen in jouw administratie. Lees hier over de moderne manier van samenwerken →
7. Instructievideo's & hulp
Niets is vervelender dan niet verder kunnen als je ergens vastloopt. Op dit moment kun je natuurlijk een helpdesk benaderen, maar hoe fijn is het als je gewoon meteen een video kunt bekijken die je uitlegt hoe je een probleem oplost. Juist omdat boekhouden voor sommige ondernemers nog best een grote kluif kan zijn, is het erg belangrijk dat jouw boekhoudprogramma instructievideo's klaar heeft staan. Natuurlijk is er dan nog altijd de kans dat je jouw antwoord niet kunt vinden. In dat geval is het handig om direct vanuit je boekhoudprogramma een chat te kunnen starten. Bekijk hier instructievideo's van Informer →
8. Keurmerken en partnerschappen
Om veiligheid en betrouwbaarheid van je gegevens te garanderen laten boekhoudprogramma's zich certificeren met keurmerken. In de boekhoudwereld is bijvoorbeeld Keurmerk Betrouwbaar Boekhouden, maar ook B Corp een indicatie van betrouwbaarheid. Zorg dus dat jouw programma zeker een dergelijk keurmerk heeft. Bovendien kun je ervan uitgaan dat een software te vertrouwen is dankzij partnerschappen met de Belastingdienst en de Kamer van Koophandel.
9. De prijs
Waarschijnlijk de meest logische. Er zijn inmiddels zoveel boekhoudprogramma's met verschillende prijzen en functionaliteiten dat je het af en toe helemaal kwijtraakt. Toch bieden de meeste pakketten vergelijkbare functies voor vergelijkbare prijzen. Check dus altijd even of je ergens anders niet goedkoper uit kunt zijn voor meer of dezelfde functies. Vergelijk prijzen & pakketten van Informer →
10. Geschiktheid voor jouw business
Iedere onderneming is anders. Qua naam, producten of diensten, way of working, maar ook in zaken die wat belangrijker zijn voor je boekhouding. Denk hierbij aan branche en grootte van jouw bedrijf. Als grote BV met duizenden facturen per maand kom je namelijk als snel in aanmerking voor een massaal boekhoudprogramma van een grote bekende partij, terwijl je al ZZP'er of MKB (en zeker als starter) al snel genoeg hebt aan een wat bescheidener programma.
11. Uitbreidingsmodules
Bij een groeiend bedrijf hoort een boekhoudprogramma dat groei ook toelaat. Het is dus belangrijk om ook te denken aan de toekomst door te kijken naar potentiële uitbreidingen van je programma. Wellicht dat je de urenregistratie nu nog zelf snel kan bijwerken, maar dat je later wel behoefte hebt aan een extra module in je online administratie. Hetzelfde geldt voor de mogelijkheid om automatisering uit te breiden, voor als het aantal facturen bijvoorbeeld begint te stijgen.
12. Duurzaam boekhouden
Je komt tegenwoordig niet meer onder duurzaamheid uit. Om onze planeet een beetje heel te houden is het toch wel hard nodig dat ondernemers een steentje bijdragen. Duurzamer ondernemen hoeft niet meteen te betekenen dat je nooit meer een papiertje mag gebruiken of de auto altijd maar moet laten staan; het zit 'm in de kleine dingetjes. Jouw boekhoudprogramma is wat betreft duurzaamheid één van die kleine dingetjes. Door duurzaam te boekhouden doe jij namelijk al flink je best! Lees meer over duurzaamheid in een boekhoudprogramma →
