, SoftwareWat is PEPPOL en waarom heb ik het nodig?

Wat is PEPPOL en waarom heb ik het nodig?

Vanaf nu is het voor alle administraties van InformerOnline mogelijk om te koppelen op het PEPPOL-netwerk. Daarmee zet Informer een belangrijke stap naar veiliger factuurverkeer in Nederland en de rest van de EU. Met het PEPPOL-netwerk kunnen ondernemers sneller, goedkoper en betrouwbaarder gebruik maken van volledige e-facturatie.

Wat is PEPPOL?

PEPPOL is de afkorting van ‘Pan-European Public Procurement On-Line’ en biedt overheden en bedrijven de kans om (internationaal) e-facturen uit te wisselen via een speciaal beveiligd netwerk. Als de administratie van zowel de verzender als de ontvanger geregistreerd is op het netwerk, wordt de elektronische factuur direct naar de boekhouding van de ontvanger gestuurd. Om toegang te krijgen tot het PEPPOL-netwerk moeten bedrijven eerst een validatieproces ondergaan om de legitimiteit te controleren. Bij InformerOnline kun je je als ondernemer kosteloos registeren op het PEPPOL-netwerk. Bekijk hiervoor ook de handleiding PEPPOL in InformerOnline.

De factuur die direct naar de boekhouding van de ontvangende partij wordt gestuurd is standaard een UBL-factuur. Dat is een bestandsformaat (.xml) dat wordt meegestuurd met een PDF en alle factuurinformatie bevat. Het voordeel van dit formaat is dat het door innovatieve boekhoudprogramma’s als InformerOnline kan worden herkend en ingelezen, zodat de verwerking van de factuur veel sneller (automatisch) kan verlopen. Het overtypen van factuurinformatie is hiermee voor goed verleden tijd.

Waarom PEPPOL?

Er zijn verschillende redenen om je als bedrijf, maar ook als ZZP’er te registreren op het PEPPOL-netwerk. De voordelen zijn met name op het gebied van zekerheid en veiligheid te vinden.

Zekerheid dat facturen aankomen

Als je als ondernemer je producten of diensten hebt geleverd, stuur je een verkoopfactuur naar je klant. Voorheen ging dit via de fysieke postservice, maar tegenwoordig versturen steeds meer bedrijven hun facturen digitaal. Dat is een stap vooruit, maar hoe weet je als ondernemer nu dat de factuur ook daadwerkelijk op de juiste plaats komt? Met PEPPOL wordt jouw factuur niet naar een fysieke postbus of een e-mailbox gestuurd, maar direct naar de boekhouding van de ontvangende partij. Op die manier weet jij als ondernemer zeker dat jouw factuur op de juiste plek bij jouw klant arriveert, namelijk direct in de boekhouding.

Bovendien is de kans met PEPPOL groter dat klanten jouw facturen door het gemak van UBL sneller verwerken en wellicht ook sneller betalen.

Wettelijke vereiste

PEPPOL is een internationaal initiatief dat mede dankzij Europese investeringen is opgezet. Sinds 1 januari 2017 is het voor bedrijven die factureren naar de (centrale) overheid verplicht om dit via een beveiligde verbinding te doen. Door je als ondernemer te registreren op het PEPPOL-netwerk voldoe je automatisch aan de regels die gelden voor factureren aan de overheid. Naast de wettelijke vereiste voor het factureren naar de overheid is de verwachting dat PEPPOL door steeds meer bedrijven en overheden, nationaal én internationaal, omarmd zal worden en hiermee een nieuwe standaard voor veilig factureren is.

Snellere factuurverwerking

Bij InformerOnline was het al mogelijk om facturen direct naar de boekhouding te sturen via de e-mail. Ook UBL-facturen werden al herkend en zorgden voor een enorme versnelling van het verwerken van facturen. Het enige probleem met deze oplossingen was dat je niet weet of ontvangende partijen in staat zijn om UBL facturen te herkennen en dat er vaak een handmatige actie (e-mail doorsturen) nodig was om de UBL-factuur in de boekhouding te krijgen. PEPPOL biedt een oplossing voor beide obstakels.

Allereerst wordt bij het versturen van een factuur gecheckt of de ontvangende partij geregistreerd is op het PEPPOL-netwerk. Het maakt hierbij niet uit welke boekhoudsoftware gebruikt wordt. Als de ontvangende partij ook geregistreerd is op het PEPPOL-netwerk, wordt PEPPOL direct als standaard verzendoptie geselecteerd. Op die manier wordt het sturen van een verkoopfactuur via PEPPOL indien mogelijk altijd gestimuleerd en weet je altijd dat jouw factuur direct in de administratie van een ontvangende partij komt.

Daarnaast kunnen andere bedrijven hun facturen ook direct naar jouw administratie sturen. Handmatige acties zijn dan niet meer nodig om de UBL-facturen in jouw administratie te krijgen. Vervolgens kun je de Informer BoekRobot gebruiken om de facturen die je via PEPPOL ontvangt ook daadwerkelijk automatisch te verwerken. Op die manier wordt jouw administratie vaak al bijgewerkt zonder dat jij iets hebt hoeven doen. Natuurlijk kun je met de speciale controlelijst in InformerOnline wel altijd controleren welke inkomende facturen automatisch zijn verwerkt.

Middel tegen Spookfacturen

Spookfacturen zijn een vervelend fenomeen in de zakelijke wereld. Bij deze zwendeltruc worden facturen gestuurd door bedrijven die vaak niet eens bestaan. Als je de factuur, vaak met een onopvallend (laag) bedrag, betaalt ben je dat geld mooi kwijt. Als je je wilt registreren op het PEPPOL-netwerk, vindt er eerst een kort validatieproces plaats. Pas nadat de gegevens van jouw bedrijf zijn gecontroleerd wordt je toegelaten op het PEPPOL-netwerk. Deze verplichte validatie en het beveiligde netwerk maken het versturen of ontvangen van spookfacturen een stuk lastiger.

Registreren op het PEPPOL-netwerk

Bij InformerOnline kun je je kosteloos registreren op het PEPPOL-netwerk. Wij geloven namelijk dat PEPPOL de snelheid, zekerheid en veiligheid van e-facturen enorm zal bevorderen. Volg de handleiding en registreer je vandaag nog!

Door |2018-05-17T11:02:30+00:004 april 2018|Online Boekhouden, Software|0 Reacties

About the Author:

In 1993 werkte ik als accountant in mijn eigen administratiekantoor. Ik werkte met een boekhoudprogramma in Microsoft DOS, terwijl ik zelf een voorliefde had voor Apple producten. Het DOS-programma was behoorlijk complex en ik dacht: “Dat moet toch makkelijker kunnen!?” Ik zocht een programmeur en een tijdje later was Informer geboren.
We gebruiken cookies om ervoor te zorgen dat onze website goed werkt. Als je doorgaat met het gebruiken van de website, ga je akkoord met deze cookies. OKE