, Ondernemen, Online BoekhoudenWanbetalingen; worden jouw facturen op tijd betaald?

Wanbetalingen; worden jouw facturen op tijd betaald?

Je hebt een leuke opdracht binnengesleept, je hebt er hard aan gewerkt, het was een fijne samenwerking en je hebt het met succes afgerond. Het geeft extra voldoening wanneer je aansluitend je factuur kan versturen en je welverdiende beloning in ontvangst mag nemen. Des te bitter is de nasmaak als je vervolgens achter de betaling aan moet zitten, omdat de factuur nog steeds niet is voldaan. Jij hebt immers je best gedaan en de opdracht naar tevredenheid uitgevoerd. Lees in deze blog hoe je als ondernemer om kunt gaan met wanbetalingen en wanbetalers.

Wanbetalingen grootste ondernemersrisico

Helaas gebeurt het té vaak dat de facturen niet op tijd worden betaald. Naar schatting wordt zeker 25% van de faillissementen van bedrijven veroorzaakt door wanbetalingen. Dit maakt wanbetalingen één van de grootste ondernemersrisico’s. Het is dus belangrijk om de betalingen altijd goed in de gaten te houden en er achteraan te gaan.

Uit onderzoeken van ZZP Barometer bleek jaren geleden al dat 62% van de ZZP’ers soms tot altijd te laat wordt betaald en 20% zelfs meestal tot altijd. In mijn ogen zijn dat toch schrikbarende cijfers. Dat betekent dat 1 op de 5 ZZP’ers er bijna bij voorbaat al vanuit kan gaan dat hij langer op z’n geld moet wachten.

Hoe kan je wanbetalingen voorkomen?

Het is al vervelend genoeg om achter een betaling aan te zitten. Je voelt je soms opgelaten, want de samenwerking verliep prima en het is natuurlijk weer een aardig persoon die je moet bellen. Echter, wanneer je verschillende excuses aanhoort, kan je niks anders doen dan jezelf afvragen of je het misschien had kunnen voorkomen. Helemaal voorkomen is waarschijnlijk onmogelijk, maar hieronder volgen een 5-tal tips waarmee je het risico tot wanbetalingen kan terugdringen of erger kan voorkomen.

1. Screen je (nieuwe) klanten

Het klinkt een beetje achterdochtig om je (nieuwe) klanten te screenen, maar in dit geval is voorkomen beter dan genezen. Via de KvK kan je de bedrijfsinformatie opvragen en zo de achtergrond leren kennen. Wie zijn de bestuurders? Wie is er gemachtigd? Is er informatie over deze personen op internet te vinden? Zijn cijfers in te zien? Wat is de kredietsituatie? Zeker bij nieuwe klanten is het verstandig om wat achtergrondinformatie in te winnen, maar ook bij bestaande klanten moet je dit af en toe weer nalopen. In de loop der tijd kan dit nu eenmaal veranderen.

2. Maak duidelijke afspraken

Duidelijkheid staat boven alles. Geef van tevoren aan welke betalingstermijn je hanteert en zorg dat schriftelijk of mondeling wordt bevestigd dat dit duidelijk is voor de andere partij. Zo heb ik ooit meegemaakt dat een klant achteraf zei “Ja, maar WIJ hanteren een betalingstermijn van 30 dagen, dus dat doen wij ook bij jou!”, terwijl ik een betalingstermijn van 14 dagen hanteerde. Dat was voor mij een leermoment m.b.t. het maken van duidelijke afspraken.

3. Verstuur je factuur zo snel mogelijk

Zodra je een dienst of product hebt afgeleverd, verstuur dan meteen je factuur. Bij beide partijen zit alles dan nog vers in het geheugen. Zo voorkom je onnodige vertragingen en zullen er minder vragen en onduidelijkheden zijn waardoor uitstel van betaling kan optreden.

4. Beloon goed gedrag

Niet alleen bij kinderen en huisdieren heeft het een positief effect, maar ook volwassenen (en dus ondernemers) kan je belonen bij goed gedrag. Soms wordt dit gedaan door het geven van extra korting bij een snelle betaling, maar het kan ook door het uitspreken van dankbaarheid naar een klant toe wanneer betalingen tijdig binnenkomen. Dit stimuleert (soms onbewust) tot het voortzetten van dit goede gedrag.

5. Wacht niet met het versturen van aanmaningen

Wanneer het onverhoopt dan toch aankomt op het versturen van een aanmaning, wacht er dan niet te lang mee. In principe zou je dit na 1 dag te laat al kunnen versturen, maar doe het anders zeker binnen een week na het verstrijken van de betalingstermijn.

Alarmbellen

Soms zijn er al een paar alarmbelletjes afgegaan voordat het bericht komt dat een bedrijf failliet is. Train jezelf alert te zijn op signalen, zoals klanten die smoesjes gaan verzinnen, ineens niet of lastig bereikbaar zijn, je niet terugbellen of steeds beloven te betalen en het uiteindelijk pas veel later doen. In plaats van een herinnering sturen, kun je de klant misschien eens bellen. Vraag gewoonweg hoe het komt dat de betalingen steeds later binnen komen of er steeds iets tussen komt waardoor de betaling wordt uitgesteld. Soms is het goed om wederzijds begrip te kweken. Dat komt je werkrelatie alleen maar ten goede. Maak duidelijke afspraken en zet ze op papier. Reageert een klant echter niet meer op jouw telefoontjes en verzoeken om terug te bellen, trek dan je conclusies en stuur een aanmaning.

Automatische aanmaningen

Hopelijk heb je wat aan de bovengenoemde tips en helpt het je om het aantal wanbetalingen of de ernst ervan terug te dringen. Met het InformerOnline online boekhoudpakket bieden wij de mogelijkheid om aanmaningen automatisch te versturen. Met de SnellerBetaald tool heb je altijd een duidelijk overzicht van je debiteurenbeheer en kun je direct actie ondernemer als het nodig is. Na het verstrijken van de betalingstermijn kan je zelf instellen na hoeveel dagen een aanmaning moet worden verzonden en na hoeveel dagen daarna een eventuele tweede aanmaning. Zo heb je er zelf geen omkijk meer naar en hoef je bovendien die vervelende confrontatie niet aan te gaan. Wij hebben gemerkt dat facturen naar het sturen van een herinnering daadwerkelijk sneller worden betaald. Bovendien vinden ondernemers het vaak fijn dat de herinnering via een automatisch systeem wordt gestuurd i.p.v. dat zij zelf contact moeten opnemen. Het nabellen van debiteuren wordt door ondernemers toch vaak als vervelend ervaren. Richt dus snel een online boekhouding in en krijg grip op wanbetalers en dubieuze debiteuren.

payt incassobureau

Lukt het je niet om de aanmaningen naar wens in te stellen of heb je nog vragen? Stuur dan een chat naar een van onze medewerkers of neem een kijkje in onze Kennisbank.

Door |2018-07-02T09:49:33+00:0011 januari 2018|Boekhouden, Ondernemen, Online Boekhouden|0 Reacties

About the Author:

In 1993 werkte ik als accountant in mijn eigen administratiekantoor. Ik werkte met een boekhoudprogramma in Microsoft DOS, terwijl ik zelf een voorliefde had voor Apple producten. Het DOS-programma was behoorlijk complex en ik dacht: “Dat moet toch makkelijker kunnen!?” Ik zocht een programmeur en een tijdje later was Informer geboren.