Uitgaven voor je bedrijf: wat is aftrekbaar?

Of je nu net komt kijken als ondernemer of al jaren een eigen bedrijf hebt, iedereen doet wel eens zakelijke uitgaven waarvan je denkt: “mag ik hier de btw nou wel of niet aftrekken?”. Dat hangt een beetje af van de uitgave en het doel ervan. In deze blog bespreken we vier voorbeelden en vertellen we jou of je hierover belasting kunt terugvragen (ook wel voorbelasting genoemd). 

1. Relatiegeschenken

Wil je de band met klanten of bedrijven waarmee je samenwerkt versterken? Dan kun je een relatiegeschenk geven, waardoor je als het ware je waardering over je samenwerking uitspreekt. Relatiegeschenken vallen onder bedrijfskosten, want ze hebben invloed op je winst en inkomstenbelasting. Maar is bij relatiegeschenken de btw aftrekbaar?

Het antwoord is ja én nee.
Dit komt omdat relatiegeschenken eigen regels hebben. Wil je het wel kunnen aftrekken, dan gelden de volgende regels:

  1. De gift moet gegeven worden aan een bestaande relatie. Je kunt de btw dus niet aftrekken als je nieuwe klanten werft door geschenken te sturen.
  2. Belangrijk is dat de relatie het geschenk kan gebruiken tijdens zijn werk. Stel dus jezelf de vraag: zou klant X door dit zelf aan te schaffen belasting kunnen aftrekken?
    Voorbeeld: je geeft een klant die een schoonmaakbedrijf heeft een golfclub cadeau. De klant zou dit, gezien zijn beroep, niet als zakelijke kosten kunnen rekenen aangezien hij dit niet zal gebruiken in zijn bedrijf.

Er is echter één uitzondering op deze regel: als de totale kosten per persoon per jaar lager is dan € 227,- exclusief btw, dan mag je wel de btw aftrekken. Dus wil je bijvoorbeeld die ene klant bedanken voor zijn jarenlange support? Dan kun je een keertje een bloemetje of een doos bonbons sturen en die kosten gewoon verrekenen, zolang het bedrag dus onder 227 euro blijft.

2. Zakelijke lunch

Iemand is jarig op kantoor, je hebt zojuist een grote klant binnengehaald of iemand gaat met pensioen. Een zakelijke lunch is dan natuurlijk een uitkomst, maar mag je daarvan de btw aftrekken?

Houd je vast, want dit wordt lastig. Er zijn verschillende situaties:

  • Je gaat zelf of met collega’s wat eten in een horecagelegenheid. In deze situatie kun je geen btw aftrekken.
  • Je haalt wat onderweg of doet boodschappen en eet dit dan op kantoor in een speciale ruimte ingericht om te lunchen. In deze situatie kun je gewoon de btw aftrekken. Let op: je kunt dit niet doen als je dagelijks hetzelfde ritje maakt voor dezelfde activiteiten.

Dat zijn eigenlijk een beetje de standaard regels, maar wil je een uitgebreidere uitleg? Die vind je bij de Belastingdienst.

3. Laptop of computer

In bepaalde vakgebieden kun je niet zonder een computer of laptop. De vraag is of deze ook aftrekbaar is:

Als je in een vakgebied opereert waar je echt een computer nodig hebt (zoals schrijver, grafisch vormgever of programmeur), dan kun je daar de btw wel van aftrekken. Ben je bijvoorbeeld schilder, loodgieter of werk je in een ander gebied waar je niet noodzakelijk een computer nodig hebt, dan gelden er andere regels. Heb je het echt niet nodig, dan kun je btw niet aftrekken.

Maar wat nou als je loodgieter bent en je hebt je laptop nodig voor boekhouding? Dan kun je ook delen van het bedrag aftrekken als kosten van de zaak. De loodgieter kan dan bijvoorbeeld 10% van zijn laptop aftrekken. Let dus goed op in hoeverre jij de laptop echt nodig hebt, maar vaak weet je accountant nog wel een trucje. 😉

4. Hotelovernachting

Als je langs een klant die aan de andere kant van het land woont of in het buitenland, of je bezoekt een vestiging van jouw bedrijf in het buitenland, kun je natuurlijk niet onder een brug slapen. Daarom boek je een hotel. Maar kan je deze kosten aftrekken bij de Belastingdienst?

Het antwoord is ja.
De kamer valt niet onder beperkte aftrekbare kosten zoals voedsel, geschenken en studiereizen en is dus volledig aftrekbaar. Let wel op, want zoals hierboven benoemd (zie zakelijke lunch) zijn voedsel en dranken maar beperkt aftrekbaar. Dus als je een drankje doet in het hotel, moet je de bon of factuur vragen waarop de kosten voor de hotelovernachting en het eten en/of drinken gesplitst zijn, zodat deze kosten makkelijk verwerkt kunnen worden.

Kosten en belasting netjes verwerken

In het online boekhoudprogramma InformerOnline kun je snel je kosten verwerken onder speciale categorieën of grootboekrekeningen. Zo bestaan er al handige categorieën zoals “eten & drinken” en “reizen”, maar natuurlijk kun je zoveel categorieën aanmaken als je wilt. Daardoor heb je straks een beter overzicht van de posten waar je veel geld aan uitgeeft, en weet je precies waar je wel of niet btw mag aftrekken!