Home/Boekhouden, Online Boekhouden, Software, Tips/6 Tips voor online boekhouden in 2016!

6 Tips voor online boekhouden in 2016!

Met het begin van het kalenderjaar 2016 starten we natuurlijk ook met een een nieuw financieel boekjaar. Daarom is dit het uitgewezen moment om te profiteren van allerlei slimmigheidjes in de online boekhoudsoftware van tegenwoordig. We beginnen 2016 dan ook met een aantal handige tips waarmee jij je boekhouding sneller en beter kunt inrichten. Vandaar XX tips voor beter online boekhouden met InformerOnline.

1. Houd overal inzicht in je administratie

Met online boekhouden heb je aan een internetverbinding vaak genoeg om te kijken hoe de administratie eruit ziet. InformerOnline heeft tegenwoordig echter ook een app voor de smartphone, reuzehandig! Met de app heb je namelijk ècht overal toegang tot je administratie. Of je nou zelf je administratie boekt, of het uitbesteed, je hebt de ontwikkeling van je cijfers altijd in je broekzak. En hebben jij of je klanten vragen over bepaalde facturen? Geen probleem, via de app kun je namelijk overal je inkoopfacturen, verkoopfacturen en je offertes inzien. Bovendien raak je nooit meer een bonnetje kwijt, doordat je via de app met Foto&Go™ je bonnetjes direct naar je boekhouding stuurt. Kortom, neem je administratie letterlijk in de hand in 2016!

2. Zit kort op je debiteuren

Veel ondernemers blijven het lastig vinden om het gesprek aan te gaan met debiteuren over openstaande facturen. Toch is het belangrijk om hier kort op te zitten, het gaat immers om jouw geld. Met Informer SnellerBetaald™ kun je na het verstrijken van de betalingstermijn eenvoudig herinneringen en aanmaningen sturen. Niet op agressieve wijze, maar gewoon met jouw eigen teksten in jouw eigen taal. Zo kun je de debiteuren in eigen stijl managen en ontvang jij hopelijk sneller je geld.

3. Koppel categorieën aan je leveranciers

Een telefoonrekening valt vaak onder de categorie ‘Telecommunicatie’ en een nota van de energiemaatschappij gaat naar de categorie ‘Energiekosten’. Meestal worden facturen van een bepaalde leverancier op dezelfde categorie (grootboekrekening) geboekt. Door deze grootboekrekening standaard te koppelen aan een leverancier, hoef je niet bij iedere boeking de goede grootboekrekening op te zoeken. InformerOnline onthoudt namelijk welke categorie jij voor die leverancier hebt geselecteerd, en zodra er een factuur van deze leverancier voorbij komt vult het programma alvast de juiste grootboekrekening in. Zo kun je dus heel simpel al veel tijd besparen bij het boekhouden.

4. Gebruik UBL!

Ondanks dat UBL naast de overheid door steeds meer bedrijven wordt omarmd, is het toch voor veel ondernemers nog een grote onbekende. UBL (Universal Business Language) is eigenlijk een standaardformaat of standaardtaal voor elektronische facturen. Tegenwoordig halen steeds meer ondernemers braaf de PDFjes van facturen uit de e-mail. Wat zij niet weten is dat er naast het PDF bestand vaak nog een bestandje wordt meegestuurd. Dit .xml bestandje is de zogenaamde elektronische (UBL) versie van de factuur en juist dit bestandje is reuzehandig met online boekhouden. Op het moment dat je zowel het PDFje als het xml-bestandje naar de boekhouding stuurt herkent InformerOnline de elektronische factuur en vult hij alle informatie voor je in. Als je dan ook nog een categorie aan je leverancier hebt gekoppeld, hoef je eigenlijk de boeking eigenlijk alleen nog maar te controleren, alles is immers al automatisch ingevuld!

Informeer daarom bij leveranciers of zij de facturen kunnen mailen en of zij UBL facturen ondersteunen, hoe meer UBL facturen je ontvangt, hoe sneller het boeken gaat. En nog een handig weetje, als je zelf je verkoopfacturen stuurt met InformerOnline krijgen jouw klanten standaard ook een UBL factuur…

5. Stuur je facturen sneller naar de boekhouding

Waar je vroeger al je facturen netjes in een map of wat chaotischer in een stapel bewaarde, weten veel ondernemers al dat je met online boekhouden je facturen kunt uploaden. De meeste ondernemers zullen ook weten hoe de scanner werkt en hoe zij vervolgens op de pc de PDF bestanden in een map moeten zetten om uiteindelijk te uploaden in het online boekhoudprogramma. Wat veel ondernemers niet weten is dat er ook een aantal snellere manieren zijn om de financiële documenten naar de boekhouding te sturen.

Allereerst via de smartphone app. Je maakt een foto van een bon of factuur en het document wordt vervolgens automatisch naar de boekhouding verstuurd. Een tweede manier is om het FTP adres van de boekhouding in jouw scanner te programmeren. Moderne scanners hebben steeds vaker een FTP functie en daarmee kun je zonder tussenkomst van een pc de documenten direct naar de boekhouding scannen. De laatste handige manier om je documenten aan te leveren levert misschien wel de meeste tijdswinst op. Als je een e-mail met een factuur ontvangt kun je deze direct doorsturen naar een speciaal aan de boekhouding gekoppeld e-mailadres. Waarom dit de meeste tijdswinst oplevert? Als je de mail naar je boekhouding stuurt worden UBL bestanden (als deze zijn meegestuurd) automatisch herkent in InformerOnline. Je factuur staat dus niet alleen sneller in de boekhouding, ook het boeken gaat veel sneller.

6. Verstuur zelf je BTW aangifte!

Met InformerOnline boekhouden is het nu ook mogelijk om direct vanuit het programma je BTW aangifte in te dienen bij de Belastingdienst. Vanzelfsprekend voldoet InformerOnline aan alle eisen van de Belastingdienst. Dit zal veel ondernemers veel tijd en misschien wel geld kunnen besparen. Spreek daarom goed af met je boekhouder of accountant welke delen van de administratie je zelf doet.

Verdere vragen over online boekhouden?

Ik denk dat veel ondernemers met bovenstaande tips zowel tijd als geld zouden kunnen besparen. Mocht je meer informatie willen hebben over InformerOnline of het inrichten van een slimme online administratie, dan kun je natuurlijk altijd contact met ons opnemen. Je zou ook een webinar kunnen volgen met een rondleiding door InformerOnline of ons ebook kunnen downloaden over ‘Zelf Boekhouden’.

Door | 2017-03-22T11:01:26+00:00 7 januari 2016|Boekhouden, Online Boekhouden, Software, Tips|0 Reacties

About the Author:

In 1993 werkte ik als accountant in mijn eigen administratiekantoor. Ik werkte met een boekhoudprogramma in Microsoft DOS, terwijl ik zelf een voorliefde had voor Apple producten. Het DOS-programma was behoorlijk complex en ik dacht: “Dat moet toch makkelijker kunnen!?” Ik zocht een programmeur en een tijdje later was Informer geboren.