Home/Accountancy, Boekhouden, Online Boekhouden, Software, Tips/Robotic Accounting in 4 stappen!

Robotic Accounting in 4 stappen!

InformerOnline heeft deze week een aantal nieuwe functies gelanceerd op het gebied van robotic accounting. In een eerdere blog bespraken we al kort de potentie van het volautomatisch boeken, zoals robotic accounting het best kan worden omschreven. Is met de nieuwe functies van InformerOnline automatisch boekhouden dan ook echt werkelijkheid geworden?

Vol-automatisch of niet?

Hoef je met InformerOnline nu nooit meer om te kijken naar je boekhouding? Nee, natuurlijk niet. De 100% volledig geautomatiseerde boekhouding is voorlopig nog toekomstmuziek. Toch zullen veel ondernemers door de nieuwe tools heel veel handelingen kunnen automatiseren. Deze automatisatieslag heeft twee belangrijke voordelen. Allereerst ben je als ondernemer flink minder tijd kwijt aan de boekhouding. Daarnaast is er het voordeel van de foutenmarge, deze zal door de nieuwe functies aanzienlijk dalen.

Informer ziet robotic accounting op dit moment als een proces van 4 stappen, te weten factureren verzamelen, informatie herkennen, boeken en een betaling registreren. Voor iedere stap zijn er nu functies die de facturenstroom automatiseren, waardoor een combinatie van de vier stappen uiteindelijk kan leiden tot een volledig automatisch geboekte factuur. En dus tot vol-automatisch boekhouden.

Stap 1: Automatisch facturen naar de boekhouding sturen

Er zijn tegenwoordig allerlei slimme manieren om facturen naar de boekhouding te sturen. Een van de voordelen van deze manier van werken is dat de facturen samen met de boekhouding worden opgeslagen in de cloud, waardoor zij overal beschikbaar zijn. Facturen konden al worden doorgestuurd via een scanner en via de mail, later werd dit uitgebreid met het aanleveren van facturen via Foto&Go™ met de smartphone. Aan deze moderne aanlever-technieken heeft InformerOnline nóg iets toegevoegd, iets wat een grote ergernis bij veel ondernemers weg kan nemen.

Veel ondernemers vinden het namelijk heel irritant om iedere maand te moeten inloggen bij allerlei leveranciers om de factuur van die maand te downloaden. Met Informer SmartCollect™ kun je nu iedere maand automatisch de facturen op laten halen bij meer dan 150 leveranciers. Je hoeft dus nooit meer in te loggen in allerlei portals en krijgt automatisch een elektronische UBL factuur in de boekhouding. Er zitten overigens wel kosten aan deze service, per factuur betaal je €0,35, maar dat scheelt wel weer een hoop tijd en ergernis.

Stap 2: Automatisch informatie laten herkennen

Nu de factuur in de boekhouding zit, moet hij natuurlijk nog worden verwerkt. Voorheen moesten facturen handmatig worden ingeboekt door de factuurinformatie over te typen. Dankzij de OCR-technologie konden tekens op de documenten worden herkend en ingevuld. Helaas had de OCR-techniek een gemiddelde herkenning van zo’n 60%, waardoor je als ondernemer altijd de laatste 40% voor je rekening moest nemen. Gelukkig is er nu ook een functie die wel de 100% herkenning kan garanderen.

Met Informer SmartDetect™ kun je van al je facturen een elektronische UBL factuur laten maken. Het grote voordeel hiervan is dat elektronische UBL facturen vele malen sneller verwerkt kunnen worden. Je kunt dus met je smartphone een foto maken van een factuur en deze automatisch als elektronische UBL factuur in de boekhouding laten verschijnen. Er zijn wel twee dingen waar je rekening mee moet houden. Allereerst duurt het maximaal 24 uur voordat de elektronische factuur in de boekhouding staat, dat komt mede doordat de factuurinformatie indien nodig tot 100% wordt aangevuld door mensen. Daarnaast is deze service ook niet gratis, per factuur betaal je €0,35, maar dan hoef je nooit meer een factuur over te typen.

Stap 3: Automatisch inkoopfacturen boeken

Tegenwoordig komen er steeds meer elektronische facturen. Zoals we net al hebben aangehaald is het grote voordeel van deze elektronische facturen dat deze veel sneller verwerkt kunnen worden. Met de Informer BoekRobot™ kun je deze elektronische UBL facturen zelfs automatisch laten boeken. Om spookfacturen te voorkomen doet de BoekRobot™ dat nog niet bij de eerste factuur. Sterker nog, je kunt zelf instellen hoeveel facturen er van een bepaalde crediteur moeten zijn geweest, vóórdat de robot de facturen automatisch mag gaan boeken. Het grote voordeel van deze functie is dat veel voorkomende facturen, zoals die van de telefoon- of internetprovider, vanaf nu iedere maand automatisch geboekt kunnen worden.

Stap 4: De Bank bijwerken

Nadat alle facturen netjes in de boekhouding verwerkt zijn is het wachten op de betaling. Vervolgens zullen de elektronische bankafschriften in het online programma komen en kunnen deze verwerkt worden. Eerder dit jaar heeft Informer de BankRobot™ geïntroduceerd, een tool die de bankmutaties automatisch aan facturen kan koppelen. Een andere interessante functie is dat je regels aan kunt maken, die de BankRobot™ voortaan automatisch uit zal voeren. Een voorbeeld hiervan is opnames naar de privè-rekening. Door dit eenmalig in te stellen kun je ervoor zorgen dat voortaan alle afschrijvingen naar de privé-rekening van de ondernemer automatisch als privé-opname worden geboekt.

Alle functies combineren: automatisch boekhouden!

Als je alle functies op het gebied van robotic accounting zou gebruiken, zou je in theorie een volledig automatische boekhouding kunnen creëren. Zo zou je Informer SmartCollect™ kunnen gebruiken om de telefoonrekening automatisch naar de boekhouding te sturen. De naar de boekhouding gestuurde UBL factuur wordt vervolgens door de BoekRobot™ automatisch geboekt onder telefoonkosten. Tot slot zal de BankRobot™ de betaling van de telefoonfactuur tegenkomen en automatisch koppelen aan de automatisch geboekte factuur. Op die manier hoef je dus nooit meer je telefoonrekening te verwerken in de boekhouding.

Een tweede voorbeeld is het maken van een foto van een factuur met de smartphone. De foto van de factuur kan automatisch worden verzonden naar Informer SmartDetect™. Deze functie zal binnen 24 uur automatisch een elektronische variant van de papieren factuur in de boekhouding zetten. Doordat de factuur nu elektronisch is geworden, kan de BoekRobot™ de factuur automatisch boeken. Uiteindelijk zal de BankRobot™ de betaling weer aan de factuur koppelen. Op deze manier heb je dus een foto van een papieren factuur gemaakt en vervolgens niets meer hoeven doen om de factuur en de betaling helemaal vanzelf te boeken.

Als je alles goed hebt ingesteld, doen alle robots het voortaan vanzelf! Zo kun je als ondernemer dus enorm veel tijd (en dus geld) besparen! Profiteer nu van deze enorme tijdbesparing en probeer InformerOnline 30 dagen gratis!

 

 

 

Door | 2017-03-22T10:52:28+00:00 10 juni 2016|Accountancy, Boekhouden, Online Boekhouden, Software, Tips|0 Reacties

About the Author:

In 1993 werkte ik als accountant in mijn eigen administratiekantoor. Ik werkte met een boekhoudprogramma in Microsoft DOS, terwijl ik zelf een voorliefde had voor Apple producten. Het DOS-programma was behoorlijk complex en ik dacht: “Dat moet toch makkelijker kunnen!?” Ik zocht een programmeur en een tijdje later was Informer geboren.