Eenvoudig overstappen naar InformerOnline

Overstappen in 5 stappen

Om de overstap naar InformerOnline goed te regelen kun je onderstaande stappen volgen. Als je toch nog vragen hebt kun je altijd een chat openen met een van onze medewerkers.

1. Rekeningschema

In een rekeningschema staan alle omzet- en kostencategorieën van jouw administratie. In InformerOnline vind je standaard het rekeningschema voor een eenmanszaak, VOF en een BV. Als je gewend bent aan jouw huidige categorieën, kun je dit schema ook in InformerOnline gebruiken.

Via Instellingen – Categorieën kun je namelijk gewoon rekeningen toevoegen, verwijderen of wijzigen. Let wel op dat je alle instellingen goed instelt door bij de bestaande categorieën te kijken.

2. Relaties en contacten

Het is niet nodig om de contactgegevens van al je leveranciers en klanten over te typen. Je kunt ze namelijk ook importeren in InformerOnline.

Volg hiervoor de volgende stappen:

1. Exporteer in je huidige programma alle contactgegevens naar een kommagescheiden .csv bestand.
2. Login bij InformerOnline en ga naar secure.informer.eu/import/
3. Kies voor Relaties en volg de stappen in de wizard.

Voor meer informatie kun je ook de handleiding bekijken.

3. Producten en diensten

Gebruik je vaak dezelfde producten of diensten op je verkoopfacturen? Dan kun je die eenvoudig importeren in InformerOnline. Daarna kun je ze aan de hand van een artikelcode of omschrijving snel selecteren bij het maken van een nieuwe factuur.

Volg hiervoor de volgende stappen:

1. Exporteer alle producten en diensten naar een kommagescheiden .csv bestand.
2. Login bij InformerOnline en ga naar secure.informer.eu/import/
3. Kies voor Producten en volg de stappen in de wizard.

Voor meer informatie kun je ook de handleiding bekijken.

4. Balansgegevens en cijfers

Een belangrijke stap in het overstappen naar een ander boekhoudpakket is het overnemen van de financiële gegevens. Omdat we die niet met één klik over kunnen nemen uit een andere boekhoudoplossing gebruiken we hiervoor de beginbalans. Dit is een overzicht van alle categorieën in de administratie. Vervolgens geven we voor iedere categorie het beginsaldo voor de boekhouding in InformerOnline aan. Meestal is dit saldo het bedrag van de eindbalans van je oude boekhoudoplossing.

Voorbeeld:

Je wilt per 1 januari 2019 gaan starten met InformerOnline. Als je alle administratie van 2018 hebt verwerkt geeft je huidige boekhoudoplossing een balans. Hierop staan alle categorieën met het bijbehorende bedrag. Deze bedragen vul je vervolgens in als beginbalans in InformerOnline. Hierna gaat de boekhouding verder in InformerOnline en is de overgang van je cijfers goed geregeld.

Heb je facturen uit 2018 die in 2019 betaald zijn of worden? Dan kun je deze ook invullen in de beginbalans bij debiteuren en crediteuren. De factuur zelf hoort namelijk in de administratie van 2018, maar de betaling in 2019. Via de beginbalans kun je netjes alle openstaande facturen per 1 januari 2019 invoeren, waardoor je later netjes alle betalingen kunt verwerken.

Bekijk ook de handleiding van de beginbalans (+video) →

5. Oude facturen, balansen en overzichten

Als je gaat overstappen naar InformerOnline moet je goed opletten dat je aan de bewaarplicht van de Belastingdienst blijft voldoen. Je moet namelijk niet de gegevens van je oude boekhoudoplossing vergeten. Je bent nog steeds verplicht om deze oude administratie minimaal 7 jaar te bewaren. Zo is het aan te raden om toegang te blijven houden tot je oude boekhoudprogramma of de Excel bestanden. Natuurlijk sla je alles ergens veilig op. Bij sommige boekhoudpakketten kun je een gratis account aanhouden om in ieder geval je oude administratie te kunnen raadplegen.