Helpdesk

  1. Home
  2. Helpdesk
  3. Robotic Accounting
  4. Informer BoekRobot

Informer BoekRobot

Binnen InformerOnline is het mogelijk om uw inkoopfacturen automatisch te laten verwerken. Dit zal het verwerken van uw administratie drastisch versnellen.

Informer BoekRobot™ instellen
Ga hiervoor links in het menu naar Instellingen en vervolgens BoekRobot™.

Hier zijn de volgende gegevens in te stellen:
Actief: Als dit vinkje aan staat, dan is de BoekRobot™ actief en zullen uw inkoopfacturen automatisch worden verwerkt.
In het tweede veld kunt u opgeven na hoeveel inkoopfacturen InformerOnline de inkoopfacturen van deze klant automatisch mag boeken. In het voorbeeld staat dit veld op 1. Dat betekend dat er 1 inkoopfactuur van een crediteur handmatig geboekt moet worden, voordat deze automatisch zullen worden geboekt.

Controle op gemiddelde waarde: Als dit vinkje aan staat, dan zal InformerOnline een controle uitvoeren op de inkoopfacturen. Hier kan bijvoorbeeld ingesteld worden dat een factuur niet meer dan 25% van het gemiddelde van de inkoopfacturen van crediteur mag afwijken.
In het vierde en laatste veld kunt u het percentage van de gemiddelde waarde opgeven. Staat hier 25, dan zal de controle op 25% van het gemiddelde worden uitgevoerd.
Kies Opslaan nadat alle gegevens naar wens zijn ingevuld.

Inkoopfacturen verwerken
Nu kan het automatisch verwerken van de inkoopfacturen gaan beginnen.
Door een factuur met UBL te sturen naar de boekhouding zal de factuur komen te staan bij de Uitgaven/Inkoopfacturen.
Zoals hierboven opgegeven dient er 1 inkoopfactuur handmatig geboekt te worden, wil InformerOnline de inkoopfacturen van de crediteur automatisch kunnen boeken. Hoe een inkoopfactuur handmatig verwerkt kan worden, wordt hier uitgelegd.

Als de inkoopfacturen automatisch worden geboekt, bestaan er verschillende icoontjes om iets duidelijk te maken aan de klant.
: Dit betekend dat de UBL inkoopfactuur niet is geboekt. Voornaamste reden zal zijn dat er nog niet genoeg inkoopfacturen zijn van deze crediteur om de inkoopfactuur automatisch te boeken. Na hoeveel inkoopfacturen de BoekRobot™ automatisch mag boeken, is opgegeven bij de BoekRobot™ instellingen.

: Dit betekend dat de UBL inkoopfactuur handmatig is geboekt. Dit is te herkennen aan het poppetje naast UBL in het blauwe icoontje.

: Dit betekend dat de UBL inkoopfactuur automatisch is geboekt. Dit is te herkennen aan het vinkje naast UBL in het blauwe icoontje.

: Dit betekend dat de UBL inkoopfactuur automatisch is geboekt, maar dat er een groter verschil is geconstateerd dan is opgegeven bij de BoekRobot™ instellingen. Dit is te herkennen aan het gele uitroep tekentje naast UBL in het blauwe icoontje.

: Dit betekend dat de UBL inkoopfactuur niet geboekt kon worden. Voornaamste reden zal zijn dat deze inkoopfactuur al is verwerkt in de boekhouding in het rode icoontje.Naast de UBL mogelijkheden, kan het zijn dat er gebruik wordt gemaakt van OCR. Ook daar zijn icoontjes voor.

: Dit betekend dat de OCR aan het scannen is naar informatie. Dit is te herkennen aan het loadertje naast OCR in het grijze icoontje.

: Dit betekend dat de OCR klaar is met scannen naar informatie. Nu kan de inkoopfactuur worden verwerkt. Dit is de herkennen aan het poppetje naast UBL in het grijze icoontje.

: Dit betekend dat de inkoopfactuur handmatig is verwerkt met hulp van de OCR. Dit is te herkennen aan het witte poppetje in het blauwe icoontje.

Leveranciers uitsluiten van de  BoekRobot

Het kan natuurlijk voorkomen dat u bepaalde leveranciers liever niet geboekt wil laten worden door de BoekRobot™. Deze leveranciers kunt u opgeven onder het kopje “De volgende leveranciers uitsluiten van de boekrobot”.
De leverancier die daar wordt opgegeven, zal niet de procedure van de BoekRobot™ doorlopen.

In bovenstaand voorbeeld is de leverancier Accountantskantoor FBS uitgesloten van de BoekRobot™.

Wilt u een leverancier die u heeft uitgesloten toch wel laten meenemen in de BoekRobot™, dan kiest u rechts in het scherm voor het prullenbakje. De leverancier zal dan worden verwijderd van de uitsluiting en zal voortaan worden meegenomen in de BoekRobot™ procedure.

Was this article helpful to you? Yes No