Helpdesk

  1. Home
  2. Helpdesk
  3. Robotic Accounting
  4. Informer BankRobot

Informer BankRobot

Binnen InformerOnline is het mogelijk om de bankmutaties automatisch te laten afboeken. Dit zal het proces van het verwerken van de bankmutaties versnellen.

BankRobot™ facturatie match

De af- en bijschriften van in- en verkoopfacturen zullen automatisch worden afgeboekt als er door InformerOnline een match kan worden gemaakt.
De BankRobot™maakt een match op het factuurnummer en bedrag. Als deze 2 gegevens op het afschrift staan, dan zal BankRobot™ deze automatisch afboeken.
Zo krijgen de matchende facturen direct na het inlezen van de bankmutaties de status Betaald.
Je kunt een match van de BankRobot™ herkennen doordat de mutatie gelabeld is als onderstaand voorbeeld.

Binnen InformerOnline is factuur 2016-1090 met een bedrag van €47,- aanwezig. Doordat op het bijschrift deze gegevens ook staan ingevuld, kan de BankRobot™ de match maken en zal dit bijschrift automatisch zijn verwerkt.

De factuur zelf heeft door deze automatische match direct de status ‘Betaald’.

BankRobot™ voorkeursboeking aanmaken

Met de BankRobot™ kunt u ook mutaties automatisch laten boeken op categorieën (grootboekrekeningen).
Hiervoor dien je wel eerst bepaalde gegevens in te stellen.
Kies links in het menu voor Instellingen, daarnaBankRobot™ en vervolgens ‘Nieuw’. Het onderstaand venster zal worden geopend.

1. Geef een omschrijving op voor deze conditie:
Hier vul je een korte omschrijving in van de boeking in. De boeking wordt ingesteld voor KPN dus is er KPN ingevuld.

2. Geef aan om welke bankrekening het gaat:
Hier kun je een keuze maken tussen je aangemaakte bankrekeningen. Je kunt een automatische boeking instellen voor alle rekeningen of voor één bepaalde rekening.

3. Als de bijschrijving/afschrijving aan alle/een van de onderstaande condities voldoet:
Hier selecteer je als eerst of het om een afschrijving of een bijschrijving gaat. Daarna vul je in of de af of bijschrijving moet voldoen aan alle of een van de onderstaande condities moet voldoen voor automatische herkenning.

Je kunt kiezen uit de volgende condities;

  • Omschrijving: Dit is de omschrijving die op het af of bijschrift staat. Dit is alleen aan te raden als de omschrijving altijd hetzelfde is.
  • Tegenrekening: Hier kun je een IBAN nummer of naam van de houder opgeven. Voorbeeld: NL75INGB0000012345 of KPN – MOBIEL.
  • Bedrag: Hier kun je een bedrag van het af of bijschrift invullen. Dit is alleen aan te raden als het bedrag altijd hetzelfde is.

Bij ‘Selecteer een vergelijking’ kun je bij ‘Omschrijving’ en ‘Tegenrekening’ kiezen uit;

  • Gelijk aan: Weet je  de precieze omschrijving of tegenrekening, dan kun je deze mogelijkheid kiezen.
  • Bevat: Weet je niet de hele omschrijving of tegenrekening, dan kunt u deze mogelijkheid kiezen om een deel van de omschrijving of tegenrekening invullen.
  • Bevat niet: Weet je niet de hele omschrijving of tegenrekening, dan kun je deze mogelijkheid kiezen om een deel van de omschrijving of tegenrekening invullen.

Voor de conditie Bedrag kunt u kiezen uit;

  • Gelijk aan: Ben je er zeker van dat u het precieze bedrag weet, kies je voor deze.
  • Groter dan: Ben je niet helemaal zeker van het bedrag maar weet je wel zeker dat het een groter bedrag is dan je invult, kiest je voor deze.
  • Groter dan of gelijk aan: Ben je niet helemaal zeker van het bedrag maar weet je wel zeker dat het minimaal het ingevulde bedrag is, kiest je voor deze.
  • Kleiner dan: Ben je niet helemaal zeker van het bedrag maar weet u wel zeker dat het een kleiner bedrag is dan je invult, kiest je voor deze.
  • Kleiner dan of gelijk aan: Ben je niet helemaal zeker van het bedrag maar weet je wel zeker dat het maximaal het ingevulde bedrag is, kiest je voor deze.

In het veld ‘Waarde’ vul je de waarde in die je wilt gebruiken. Dus een deel van de omschrijving, het bedrag of het IBAN nummer of rekeninghouder.

Uiteraard kun je meerdere condities aanmaken.

4. Selecteer een relatie waarop de mutaties geboekt moeten worden:

Dit is geen verplicht veld. Wil je de boeking koppelen aan een bepaalde relatie, kun je deze hier selecteren. In het voorbeeld wordt de boeking niet gekoppeld aan een relatie.

5. Geef de waardes op waarmee de boeking moet worden opgebouwd.

Standaard zal hier worden uitgegaan van een uitgangsbedrag. Is het bedrag niet altijd gelijk, dan kun je het best kiezen voor uitgangspercentage.

Het voorbeeld gaat uit van een uitgangspercentage, omdat het bedrag niet elke keer gelijk is.

  • De betaling van KPN willen wij geboekt hebben op grootboekrekening 4940 – Contributies en abonnementen.
  • Wordt er in het veld ‘Omschrijving’ niks ingevuld, dan zal hier de omschrijving van het afschrift worden ingevuld. 
  • Ga je uit van een uitgangspercentage dan vul je bij ‘Percentage’ het percentage in wat op dit grootboekrekening wordt geboekt. In dit geval wordt het hele bedrag geboekt op 4940, dus wordt er 100 ingevuld.
  • BTW type wordt ingevuld als 0%, 6% of 21%. De BankRobot™ zal dan automatisch het BTW bedrag berekenen en invullen.

Ga je uit van een uitgangsbedrag dan vult u het bedrag en het BTW type in. De BankRobot™ zal dan automatisch het BTW bedrag berekenen en invullen.

Ga je wel uit van een uitgangspercentage, maar verdeel je het bedrag over meerdere grootboeken, zorg er dan voor dat het totaal percentage 100% is.

In onderstaand voorbeeld is een boeking ingevuld n.a.v. het help-item.

BankRobot™ controle

Nadat de bankmutaties zijn ingelezen heeft de BankRobot™, door de zojuist aangemaakte boeking, een match kunnen maken met een afschrift van de KPN.

De afschriften die door de BankRobot™ worden gematcht krijgen een blauw label genaamd ‘BankRobot™’.

Na openen van het afschrift voor controle, is het afschrift inderdaad geboekt op grootboekrekening 4940 – Contributies en abonnementen.

Nadat de mutatie door jezelf is opgeslagen, heeft het afschrift geen blauw label meer, maar de normale groene die het afschrift krijgt als je zelf de mutatie verwerkt.

Was this article helpful to you? Yes 1 No