De 5 voordelen van Robotic Accounting

Een van de termen die tegenwoordig vaak gebruikt wordt in de boekhoudwereld, is die van Robotic Accounting. Sommige ondernemers weten misschien niet eens wat de term inhoudt, laat staan dat het gebruikt wordt. Daarom leggen we in deze blog uit wat Robotic Accounting is en wat de 5 grote voordelen zijn!

Automatiseren van de boekhouding

Om de eerste aanname maar direct te behandelen leggen we even kort uit wat Robotic Accounting is. Robotic Accounting is het automatisch laten doen van de boekhouding zonder tussenkomst van mensen. Is dit nu al het geval? Nou, niet helemaal. Een volledig automatische boekhouding is vooralsnog toekomstmuziek en menselijke tussenkomst is voorlopig nog gewoon nodig. Gelukkig kan wel een steeds groter deel van de boekhouding automatisch uitgevoerd worden, waardoor je als gebruiker kunt genieten van een aantal voordelen. Daarom kunnen we robotic accounting op dit moment nog het best omschrijven als het steeds meer automatisch laten uitvoeren van stukjes administratie door slimme innovaties. Deze innovaties worden om de automatische aard en vooral het ontbreken van menselijk handelen ‘robotic’ genoemd, of te wel uitgevoerd door robots.

Robotic Accounting heeft grote voordelen

InformerOnline heeft onlangs vier slimme functies toegevoegd die allemaal een goede stap vooruit zijn op het gebied van robotic accounting. Twee van deze functies, de Informer BoekRobot™ en BankRobot™ zitten standaard in InformerOnline. Bij de twee andere, Informer SmartCollect™ en Informer SmartDetect™, betaal je per behandelde factuur €0,35. Ondanks het betalen per factuur kun je hier toch grote voordelen uit halen.

Een aantal voordelen van Robotic Accounting op een rijtje.

1 Nooit meer handmatig facturen downloaden

Vroeger stopte de postbode netjes alle facturen in jouw brievenbus en later werden steeds meer facturen netjes per e-mail naar je toe gezonden. De laatste jaren is er echter bij veel grote bedrijven een nieuwe trend ontstaan: de portals. Je moet als klant met een gebruikersnaam en wachtwoord inloggen om ergens op je persoonlijke pagina je factuur te vinden en downloaden. Diezelfde factuur kun je vervolgens uitprinten of elders opslaan zodat hij uiteindelijk in de boekhouding verschijnt. Nu is dit misschien voor één leverancier geen probleem, maar het lijstje leveranciers waarbij je de facturen moet ophalen is de laatste jaren aanzienlijk gegroeid. Dat betekent dus allemaal verschillende inloggegevens en een zoekplaatje op de steeds weer veranderende en bovenal heel verschillende klantportals. Dat kan vast makkelijker!

Met Informer SmartCollect™ log je eenmalig in met de gegevens van een leverancier en zie je vervolgens altijd de nieuwste factuur direct in de boekhouding verschijnen. Je hoeft dus niet meer zelf in te loggen, te zoeken en te downloaden, het wordt allemaal voor je gedaan. Per opgehaalde factuur wordt voor deze service €0,35 gerekend, wat er dan wel weer voor zorgt dat je veel tijd bespaart. Bovendien wordt de factuur in UBL-formaat aangeleverd, waardoor de factuur ook nog automatisch geboekt kan worden, zonder dat je iets hebt gedaan!

2 Nooit meer factuurinformatie overtypen

Tegenwoordig beginnen steeds meer ondernemers te profiteren van UBL. Van elektronische facturen die in de UBL-taal zijn geschreven, kan namelijk automatisch alle factuurinformatie worden herkend. Dat betekent dus dat je nooit meer handmatig factuurinformatie hoeft over te typen, scheelt dat even veel tijd! Maar wat gebeurt er als een factuur niet in UBL formaat is? Nou, dan maak je er gewoon een UBL factuur van! Je kunt namelijk al je facturen die niet UBL zijn naar Informer SmartDetect™ sturen om vervolgens binnen 24 uur een UBL-versie terug te krijgen. Stel je eens voor, je maakt een foto van een factuur en nog geen dag later staat diezelfde factuur met alle factuurinformatie ingevuld in je boekhouding, kan het nog makkelijker? Jazeker…

3 Laat de meeste facturen automatisch boeken

Natuurlijk is het handig dat al je facturen nu in UBL-formaat netjes in de boekhouding staan, maar je moet ze alsnog zelf aan een categorie koppelen. Gelukkig kun je ook hier hulp bij krijgen. Heb jij namelijk aangegeven dat de factuur van Bedrijf X bij een bepaalde kostencategorie hoort, dan zal de Informer BoekRobot™ deze facturen voortaan automatisch aan deze kostencategorie koppelen. Op die manier heb je dus geen omkijken meer naar terugkerende facturen.

Maar is het dan niet vervelend dat je facturen van nieuwe leveranciers zelf eerst moet boeken? Nee hoor, want op die manier houdt je inzicht en controle over wat er met de boekhouding gebeurt.

4 Je bank bijwerken ging nog nooit zo snel

De Informer BankRobot™ zal automatisch proberen of nieuwe bij- en afschrijvingen aan bestaande in- en verkoopfacturen kan worden gekoppeld. Als er een match is gevonden zal de BankRobot™ de boeking van de betaling automatisch uitvoeren. Als alle in- en verkoopfacturen dus netjes in de boekhouding staan, is je bankadministratie razendsnel uitgevoerd. Naast deze functie kun je de robot ook zelf opdrachten aanleren. Zo kun je bijvoorbeeld instellen dat overboekingen naar je privé rekening voortaan direct als privé mogen worden geboekt. Natuurlijk kun je alle automatische boekingen controleren, maar het scheelt natuurlijk al enorm veel tijd of je aan steekproefgewijs aan het controleren bent of zelf alles moet boeken.

5 Minder fouten en meer inzicht

Doordat steeds meer door de innovatieve robots wordt gedaan, hoef je in principe zelf minder te doen. Doordat je zelf een meer controlerende rol in je eigen boekhouding vervult, heb je op een andere manier inzicht. Je bent je beter bewust van bepaalde factuurstromen doordat je niet meer verzinkt in het overtypen van allerlei detailinformatie van facturen.

Bovendien zijn de robots in te stellen en lezen ze niet over een lettertje of cijfertje heen. Op die manier wordt de foutenmarge dus ook drastisch naar beneden gehaald. De boekhouding is dus niet alleen sneller, maar ook nog met minder fouten. Want waar mensen werken, worden wel eens foutjes gemaakt.

Conclusie: Go Robotic!

Iedereen die boekhoudingen en administraties voeren moeten eigenlijk maar één ding doen, zo snel mogelijk alle mooie moderne tools inzetten om alles nog beter in te richten. Misschien heb je in het begin een beetje vertrouwen in het systeem nodig, maar wij zijn er van overtuigd dat deze functies veel tijd kunnen besparen en de kwaliteit van de boekhouding kunnen verbeteren.

Doe jij nog niet zelf de boekhouding? Dan besef je na het lezen van deze blog misschien wel dat het helemaal niet zo moeilijk hoeft te zijn. Ontdek dan snel de mogelijkheden op informer.nl of vraag direct een gratis proefaccount aan.