Acht tips voor productief thuiswerken

Heel de wereld is momenteel in de ban van het Coronavirus. Zo heeft de regering aangeraden om, als het mogelijk is voor jouw beroep, thuis te werken. Maar hoe pak je dat zo goed mogelijk aan? Daar helpen wij je graag mee! Hier geven we je namelijk acht tips om zo efficiënt mogelijk thuis te werken.

1. Maak afspraken met huisgenoten over thuiswerken

Als je huisgenoten hebt, kinderen hebt of samenwoont is het misschien wat lastiger om erg productief te kunnen werken. Maak daarom duidelijke afspraken met deze mensen. Het beste is als je in een ruimte kunt werken die je kunt afsluiten. Spreek dan af dat wanneer de deur dicht is, je geconcentreerd wil werken en niet gestoord wil worden.

Geen ruimte tot je beschikking die je kunt afsluiten? Een andere goede manier is om met een (noise-cancelling) koptelefoon op te werken. Zo kun je afspreken dat wanneer jij een koptelefoon op hebt, je niet gestoord wil worden.

Natuurlijk is thuiswerken met kinderen lastiger, maar probeer ook afspraken te maken met ze. Met een kind van tien is het wel makkelijker om afspraken te maken dan met een kind van twee, maar leg uit dat je wel moet werken.

2. Start je dag als een normale werkdag

Het is natuurlijk verleidelijk om lekker langer uit te slapen en vervolgens in je pyjama of huispak te gaan werken met je ontbijt ernaast. Maar zo begin je vast niet normaal aan je andere werkdagen. Stap daarom op tijd uit je bed en maak tijd om te douchen, je aan te kleden en te ontbijten voordat je de laptop openslaat. Je merkt vast dat je dan een stuk productiever bent met een goede start van je dag.

3. Richt je werkplek goed in

Zorg dat je makkelijk een hele werkdag goed kunt thuiswerken. Dus niet op je bank of bed met je laptopje op schoot en Netflix op de achtergrond, maar een plek waar je geconcentreerd kunt werken. Heb je al een werkkamer? Top, niks meer aan doen! Maar mocht je die niet hebben, dan kun je een aantal maatregelen nemen om een goede werkplek te creëren:

  • Ga aan een tafel of bureau zitten. Zorg dat deze ook wat opgeruimd is, want anders raak je toch afgeleid door die stapels papieren of de afwas die in je zicht staat. En dat helpt niet bepaald bij de productiviteit;
  • Heb je nog ergens een bureaustoel staan? Pak die er dan bij en zet hem aan de tafel of bureau;
  • Als je op een laptop werkt, zorg dan voor een laptopstandaard, een losse muis en een los toetsenbord. Je zult merken dat dit veel fijner werkt.

4. Werk veilig vanuit huis

Veiligheid staat natuurlijk voorop, je wil natuurlijk niet dat jouw werkgegevens worden gestolen. Zorg daarom voor:

  • Een gesloten wifi netwerk thuis. Als je een open wifi netwerk hebt, kan elk iemand met nare bedoelingen die langsloopt inbreken op jouw wifi netwerk en zo (gevoelige) bedrijfsinformatie stelen;
  • Dat de apparaten waar jij mee werkt (laptop, computer, mobiel) altijd zijn geüpdatet naar de laatste versie. In oudere versies kunnen namelijk beveiligingslekken zitten waardoor iemand ook makkelijk bij jouw informatie komen.
  • Extra beveiliging. Zo is tweestapsauthenticatie tegenwoordig een slimme oplossing. Nadat je een gebruikersnaam of wachtwoord in heb gevuld, moet je je nogmaals identificeren door middel van een sms-code of token. Google heeft bijvoorbeeld verschillende manieren om authenticatie in twee stappen te laten doen. Bij Informer kun je ook werken met authenticatie in twee stappen.

5. Plan je taken voor werk en privé

Een goede planning is het halve werk. Toch lonkt het thuis wat sneller om toch nog even een wasje te draaien, even te stofzuigen of een lamp te vervangen. Een handige manier is, om toch ook nog even je huishouden te doen, het in te plannen. Maak een to-do-lijst en plan daarop alles in, van dat project op werk tot Fikkie uitlaten. Zo blijf je productief omdat je overzicht houdt op al je taken.

Nu hoor ik je denken: maar dan ben ik niet bezig met werken, kan dat wel? Bedenk dat je op een kantoor misschien meer tijd kwijt bent aan dingen die je thuis niet hoeft te doen. Van de praatjes met je collega’s tot je reistijd of een taartje eten omdat iemand jarig is: dit is ook tijd die je verliest dat je niet aan het werk bent. Dus plan gewoon de huishoudelijke taken in, dan komt het helemaal goed.

6. Werk ook op afstand samen met collega’s

Misschien mis je nu je collega’s of mede zzp’ers waar je altijd mee samenwerkt. Maar dat hoeft niet, want ook op afstand kun je goed samenwerken met collega’s. Met videocalls kom je al een heel eind, maar je kunt ook iemand in het zonnetje zetten door hem of haar een mail met complimenten te sturen. Of plan een online meewerksessie. Dit is eigenlijk een lange videocall, maar dat je elkaar als het ware hoort werken. Ook kun je met onder andere Google Drive realtime samenwerken in een document. Superhandig!

7. Neem pauzes & stop op tijd met thuiswerken

Dit klinkt misschien logisch, maar het is wel verleidelijker om nog even die opdracht af te maken in de avond als je aan het thuiswerken bent. Of je bent productief bezig, zit in een flow en pauze? Dat komt later wel. Maar pauze heb je zeker ook nodig. Door pauze te nemen wordt je weer productiever en creatiever. Beweging heeft ook dat effect, dus wandel even een ommetje buiten (wel uit de buurt van andere mensen blijven) en reset je mind.

Ook is het een goed plan om te stoppen op je normale tijd. Zo kun je je tijd besteden aan andere dingen waar je blij van wordt, zoals hobby’s of een avondje voor de bank hangen.

8. Installeer alle tools die je nodig hebt voor thuiswerken

Waarschijnlijk werk je al met verschillende apps en middelen om te werken. Maar welke zijn nou handig om thuis mee aan de slag te gaan? Hieronder volgen een paar voorbeelden:

  • To-do-lijsten online maken: Trello
    Met Trello kun je een team maken, en elk lid kan borden maken met bijvoorbeeld to-do’s. Superhandig om je to-do’s online in te zien, en je kunt de borden zien van je collega’s/opdrachtgevers/werknemers en ga zo maar door.
  • Online Chatten: Slack
    Een hele bekende online tool: Slack. De business chat-app die je online hebt in je browser en als app op je computer of mobiel. Voeg heel je team toe, praat met zijn allen, 1 op 1 of per groep.
  • Video conference: Google Hangouts
    Ook een bekende: met Google Hangouts kun je heel makkelijk videovergaderingen starten, met je team maar ook met allemaal externe partijen. Een handige feature is dat je makkelijk je scherm kunt delen en presenteren aan de rest die meedoet aan de videovergadering
  • Administratie: Informer
    Als zzp’er of mkb’er is het handig om inzicht te hebben in je boekhouding. Met Informer wordt het gelukkig kinderwerk. Zo kun je altijd bij je administratie, waar je ook bent. Het enige wat je nodig hebt is een internetverbinding. Heb jij een mkb-bedrijf? Dan kun je zelfs met meerdere gebruikers werken in het systeem. Ideaal als je thuis moet werken. Bekijk de prijzen hier.

Natuurlijk is dit een selectie van tools die je kunt gebruiken. Heb jij nog een suggestie wat we missen in deze lijst? Laat het dan weten via [email protected] of laat het hieronder weten!