/, Tips/Het grote ABC van een Online Boekhoudprogramma! (Deel 2/2)

Het grote ABC van een online Boekhoudprogramma! (Deel 2/2)

De eerste 13 letters van het online boekhouden ABC zijn inmiddels geweest, en dus is het tijd voor het laatste deel van ons alfabet. Dus ontdek snel welke letters wij voor je klaar hebben gezet.

De N is van… Notificaties

De smartphone heeft tegenwoordig ook zijn intrede gedaan in de boekhoudwereld. Niet alleen kun je met een app foto’s maken van bonnen en facturen, je kunt ook notificaties ontvangen vanuit je boekhouding. Zo krijg je met InformerOnline een berichtje als er een factuur naar je boekhouding is gemaild of als iemand een iDeal betaling doet. Superhandig!

De O is van… Offertes

Stuur jij offertes naar je potentiële klanten? Dan kun je dat met een online boekhoudprogramma vaak direct vanuit de boekhouding doen. Offertes krijgen dan automatisch een uniek volgnummer en je hebt ze altijd bij de hand. Daarnaast kun je met één klik een factuur maken van een offerte.

De P is van…Periodieke Facturen

Stuur jij iedere week, maand of ieder jaar nagenoeg dezelfde factuur naar je klanten? Dan kun je dat in je online boekhoudpakket automatiseren met een periodieke factuur. Iedere nieuwe factuur wordt dan automatisch aangemaakt en kun je zelfs vanzelf laten versturen.

De Q is van… QR-Code

Na het sturen van een verkoopfactuur wil je natuurlijk dat jouw klant een betaling doet. Hoe eenvoudiger jij het betalen voor je klanten maakt, hoe sneller zij het zullen doen. Door het toevoegen van een QR-code op de factuur kunnen klanten direct een betaling doen vanuit hun eigen bank app. Ze scannen de code en hoeven alleen nog maar te bevestigen. En er is nog een voordeel! Door het scannen van de QR-code worden er geen fouten gemaakt bij het factuurnummer of het factuurbedrag en kan onze BankRobot de factuur automatisch koppelen aan de betaling.

De R is van… Robots

In een modern boekhoudprogramma worden steeds meer boekingen en andere handelingen automatisch voor je gedaan. Er zijn als het ware robots voor je aan het werk. In InformerOnline noemen we ze ook zo! Zo is er een VerzamelRobot om automatisch je facturen te downloaden bij leveranciers, een HerkenRobot om factuurinformatie direct te herkennen, een BoekRobot om digitale facturen automatisch voor je te boeken en een BankRobot die je bankadministratie automatisch verwerkt. Kortom, zo bespaar je als ondernemer heel veel tijd!

De S is van… Suppletie aangifte

Als je zelf de boekhouding doet kom je soms wel eens termen tegen die lastig of ingewikkeld lijken. De suppletie aangifte kan zo’n term zijn. Toch is de betekenis best simpel, je gebruikt de suppletie aangifte namelijk om het hele jaar qua btw te corrigeren. Vind jij bijvoorbeeld nog een factuur van het vorige boekjaar, of heb je een foutje gemaakt, dan kun je dat allemaal corrigeren met een suppletieaangifte. Met InformerOnline kun je de suppletie aangifte, net als de reguliere btw aangifte, direct naar de Belastingdienst sturen met één klik.

De T is van… Toegang

Het grote voordeel van een online boekhoudprogramma is dat je aan een internetverbinding en een webbrowser genoeg hebt om bij je administratie te kunnen. Dat betekent dat je enorm flexibel bent en kunt inloggen waar en wanneer je wilt.

De U is van… Urenregistratie

Als ondernemer kan het belangrijk zijn om een goede urenregistratie bij te houden. Je vergeet dan geen uren te factureren en weet altijd precies hoe lang je aan iets gewerkt hebt. In sommige gevallen moet je als ZZP’er zelfs voldoen aan een bepaalde urennorm om in aanmerking te komen voor fiscale regelingen.  Het is handig dat je ook je urenregistratie direct bij je andere financiële zaken staat. Daarom hebben sommige online boekhoudprogramma’s ook een functie waar een (beperkte) urenregistratie mee kan worden bijgehouden.

De V is van… Verkoopfacturen

Een aantal van de eerder genoemde letters hadden al te maken met het versturen van een verkoopfactuur. Toch verdienen de Verkoopfacturen wel een eigen letter. De verkoopfactuur is namelijk een belangrijk visitekaartje van jouw business en het is belangrijk dat het goed bij je past. Tegenwoordig hoef je met een online boekhoudprogramma niet meer apart je mailprogramma in, de facturen worden direct vanuit het programma per mail naar je klanten verstuurd.

De W is van… Winst- & Verliesrekening

Het klinkt misschien als een ingewikkeld overzicht, de winst- en verliesrekening. Toch is ook dit overzicht relatief eenvoudig te begrijpen. In een online boekhoudprogramma zijn diverse overzichten te raadplegen die je als ondernemer een beeld geven van de voortgang van jouw bedrijf. Op de winst- en verliesrekening zie je een overzicht van alle door jou gegenereerde omzetten en van je gemaakte kosten. Deze twee groepen eindigen uiteindelijk in een winst of verlies, vandaar de naam ;-).

De X is van… XML

Om niet te ver in technische bestandsformaten te duiken doen we de afkorting .xml af als een elektronisch bestandsformaat van financiële documenten. Zo zijn er in een online boekhoudprogramma meestal twee belangrijke .xml varianten te vinden. De eerste variant wordt meegestuurd met iedere verkoopfactuur. Deze digitale versie van een factuur, ook wel UBL-factuur genoemd, kan door een ontvangend boekhoudprogramma weer snel worden ingelezen. Het overtypen van factuurinformatie is daarmee verleden tijd geworden.

De tweede variant waarbij een .xml bestand belangrijk kan zijn is bij het maken van een auditfile. Een auditfile is een verzameling van de hele boekhouding die je kunt exporteren uit je online boekhoudprogramma. Aan dit bestand heeft de Belastingdienst bijvoorbeeld genoeg om in eerste instantie een controle uit te voeren.

De Y is van… Yens

Mede dankzij het internet doe je als lokale Nederlandse ondernemer tegenwoordig al snel zaken met een buitenlands bedrijf. Zo staat op de factuur voor je online advertentiekosten tegenwoordig al snel de afzender van een land als Ierland. Handelen met andere landen betekent dat je ook in aanraking kunt komen met diverse vreemde valuta, oftewel andere munteenheden. Niet iedereen gebruikt immers de euro. Gelukkig kun je met de meeste online boekhoudprogramma’s, en zeker met InformerOnline, werken met vreemde munten. Op die manier kun je ook die lastige factuur in Yens gewoon verwerken in je administratie.

De Z is van… Zeker-OnLine

Een veel gehoord onderwerp bij online applicaties is de veiligheid. Met een online boekhoudprogramma heb je immers wel heel je boekhouding in de cloud staan. Toch is de veiligheid bij online applicaties vaak beter geregeld dan bij offline oplossingen. Maak jij bijvoorbeeld dagelijks een back-up en bewaar je de back-up altijd in een andere ruimte dan je systeem? Om er zeker van te zijn dat online boekhoudprogramma’s alle veiligheidsrichtlijnen goed hanteren, heeft de Belastingdienst meegewerkt aan een speciaal veiligheidskeurmerk. Het keurmerk Zeker-OnLine laat zien of online boekhoudprogramma’s veilig en betrouwbaar zijn en geschikt zijn om gegevens mee te bewaren waar de Belastingdienst om vraagt.

Heb jij nog geen online boekhouding? Neem dan een gratis proefaccount en gun ook een snelle en efficiënte online administratie.

Door | 2018-02-08T12:40:13+00:00 8 februari 2018|Online Boekhouden, Tips|0 Reacties

About the Author:

In 1993 werkte ik als accountant in mijn eigen administratiekantoor. Ik werkte met een boekhoudprogramma in Microsoft DOS, terwijl ik zelf een voorliefde had voor Apple producten. Het DOS-programma was behoorlijk complex en ik dacht: “Dat moet toch makkelijker kunnen!?” Ik zocht een programmeur en een tijdje later was Informer geboren.