6 tips om je boekhouding leuker en eenvoudiger te maken

Ik begrijp het wel als mensen me raar aankijken wanneer ik zeg dat ik het leuk vind om mijn boekhouding te doen. De meesten zullen het niet meteen met me eens zijn, maar toch heb ik de overtuiging dat iedereen het boekhouden voor zichzelf stukken leuker kan maken. Voor mezelf heb ik er een soort sport van gemaakt. Ik duik in de cijfers en stel elke keer weer nieuwe doelen samen. Het behalen van die doelen geeft veel voldoening en ik ervaar het elke keer weer als een overwinning. Door telkens nieuwe doelen te kiezen, houd ik mezelf gedreven en nieuwsgierig. Daarmee maak ik het aantrekkelijk om mijn boekhouding te doen en de cijfers up-to-date te houden. Het geeft mij de hulpmiddelen om mijn ‘sport’ te beoefenen en nog belangrijker, het geeft mij het inzicht om op de juiste wijze mijn bedrijf te runnen.

Natuurlijk begrijp ik dat niet iedereen op dezelfde manier is te motiveren, maar toch ga ik proberen om met deze 6 tips het boekhouden voor jou leuker te maken.

1. Gebruik boekhoudsoftware en geen Excel

Je zult misschien wel denken, “Jullie ontwikkelen boekhoudsoftware, dus waarom zou je het niet aanbevelen?”. Dat is waar, dat doen wij ook. De reden waarom wij dat doen, is omdat wij volledig achter het doel van ons product staan. Het is gemaakt om de administratie voor jou als ondernemer zo eenvoudig mogelijk te maken. Het vormt de basis om het boekhouden leuker te maken. Zonder de daarvoor bedoelde software zal je bij je boekhouding altijd tegen beperkingen aanlopen die een maximaal overzicht en een maximale tijdbesparing in de weg staan. Dat maakt het boekhouden uiteindelijk niet aantrekkelijker, maar roept op den duur weerstand op. In mijn blogpost “Excel vs boekhoudprogramma” heb ik al eens 5 goede redenen onderbouwd waarom je juist moet kiezen voor boekhoudsoftware.

2. Factureer digitaal

Papieren zorgen altijd voor extra werk. Mijn tip is dan ook; zorg dat je zoveel mogelijk digitaal doet. Niet alleen het zelf digitaal versturen van je facturen scheelt tijd (en geld), maar ook het digitaal ontvangen van inkoopfacturen zorgt voor veel gemak bij het verwerken in je boekhouding. Geen geprint, geen postzegels halen en plakken, geen wegbrengen van de post, geen opbergen in mappen en ook geen gescan van documenten. Dat zijn heel wat vervelende handelingen die opeens wegvallen. Ook wanneer je zelf je inkoopfacturen niet verwerkt, kun je ze snel doorsturen naar je accountant. Bovendien bieden boekhoudprogramma’s veelal functies om digitale facturen te kunnen inlezen. Het enige wat je dan nog hoeft te doen is controleren en opslaan.

3. Splits je inkomsten en kosten op in categorieën

Een persoonlijke favoriet van mij is het opsplitsen van de inkomsten en kosten in verschillende categorieën (‘grootboekrekeningen’ met een eng woord). Zo zie je vanuit het overzicht direct via welke kanalen je inkomsten binnenkomen en ook meteen waaraan het weer wordt uitgegeven. Dit zijn voor mij de cijfers die het mogelijk maken om van boekhouden een sport te maken. Overdrijf niet en maak niet in al je enthousiasme meteen 20 categorieën aan. Blijf realistisch en kies maximaal 5 tot 10 categorieën. Zo hou je het overzicht zonder in een bos van cijfers te verdwalen. Misschien levert dit verrassende resultaten op of bevestigt het je vermoedens. Het geeft in ieder geval de realiteit weer. De kosten bij een bepaalde categorie liggen wel erg hoog. Is daar iets aan te doen? Of ga je de komende maanden wat meer aandacht besteden aan een bepaalde dienst of product (categorie) waardoor je meer omzet via dat kanaal kan binnenhalen? Heldere cijfers geven je inzicht en verleiden je ondernemersgeest. Stimuleer dat!

4. Vergelijk periodes met elkaar

Net zo stimulerend als het categoriseren van je inkomsten en uitgaven, is het regelmatig vergelijken van periodes met elkaar. Zeker als je ze in je boekhouding al in categorieën hebt onderverdeeld, biedt het leuke vergelijkingen. Heb jij in de vorige periode jezelf een doel gesteld? Dan is nu het moment aangebroken om te kijken of het doel al behaald is. Zie je verrassende verschuivingen? Wat is de oorzaak? Heb je de afgelopen periode een actie deal aangeboden? Wat heeft het je opgeleverd? Allemaal mooie boekhoudkundige cijfers die hopelijk een glimlach op je gezicht toveren en je stimuleren om na te denken over je (volgende) strategie.

5. Koppel met de bank

Nog een bijkomend voordeel wanneer je gebruikmaakt van boekhoudsoftware, is dat je de software kunt koppelen met je bank. Dat is het ideale middel om de liquiditeit van je bedrijf te bevorderen. Bankafschriften en bijschrijvingen (bankmutaties) kunnen zo aan de facturen in je boekhouding gekoppeld worden. Jij weet nu precies wat de openstaande facturen zijn en welke klanten te laat zijn met betalen. Hiermee kan je voorkomen dat betalingen te lang op zich laten wachten of zelfs helemaal niet betaald worden. Jij kan tijdig je herinneringen versturen, zodat ook de klant – die het even vergeten is – weer een reminder heeft ontvangen.

6. Houd je boekhouding up-to-date!

Hopelijk werkt het wat meer plezier krijgen in je boekhouding als een katalysator om de boekhouding up-to-date te houden. Door het wekelijks bijhouden van je boekhouding heb je alles nog vers in je geheugen zitten. Dat zorgt ervoor dat je sneller klaar bent met je administratie en dat je ook geen grote bergen werk hebt om tegenop te zien. Bovendien zorgt een up-to-date boekhouding voor een real time overzicht van je huidige situatie. Wanneer je eenmaal verslaafd bent aan de sport en je wilt storten op de cijfers, dan wil je natuurlijk wel dat alles ook helemaal klopt!

Deel je tips

Het zijn misschien maar een handvol tips om je boekhouding leuker te maken, maar toch kunnen kleine beetjes al snel een groot verschil maken. Heb jij nog goede tips om de boekhouding voor je mede-ondernemer leuker en eenvoudiger te maken? Deel ze dan in deze blogpost.